В современных условиях ведения бизнеса арендаторы розничных точек нередко сталкиваются с жесткими условиями договоров аренды. В этом контексте важно не только соблюдать договоренности, но и искать возможности для оптимизации затрат. Один из наших клиентов из Сургута, владелец розничной точки в крупном торговом центре, столкнулся с непростой ситуацией, когда его ежемесячные расходы на аренду значительно возросли из-за установленного порога выручки. Мы предложили нестандартное, но полностью легальное решение, которое позволило клиенту существенно сэкономить.
Проблема: Высокие комиссии за превышение порога выручки
В условиях договора аренды была предусмотрена комиссия, которая начислялась на сумму выручки, превышающей 800 000 рублей в месяц. Например, если месячная выручка составила 2 миллиона рублей, то 1,2 миллиона попадали под действие комиссии. Для нашего клиента это обернулось дополнительными расходами в размере 300 000 рублей, что было для него крайне невыгодно.
У нас была задача: Найти легальный способ оптимизации расходов
Клиент обратился к нам с просьбой найти способ сократить эти расходы. Однако он выдвинул важные условия: все чеки должны пробиваться по кассе, данные передаваться в налоговую, и все должно происходить в рамках закона. Мы начали с тщательного анализа договора аренды, изучили особенности работы налоговой инспекции и опыт других арендаторов в этом торговом центре.
Изучение условий и возможных решений
Выяснилось, что многие арендаторы просто не пробивают чеки на часть выручки, особенно при оплате наличными, тем самым избегая дополнительных комиссий. Однако это решение не подходило нашему клиенту, который хотел действовать в рамках закона. Мы также обнаружили, что торговый центр использует специальные модули в кассовом оборудовании для мониторинга выручки в реальном времени, что усложняло задачу.
Нашли решение: Внедрение облачной кассы
Наше решение заключалось в использовании онлайн-кассы, работающей в облаке. Мы зарегистрировали такую кассу в налоговой и подключили её к облаку, что позволило фиксировать все продажи легально, но без привязки к физическому кассовому оборудованию в магазине.
Также, предложили клиенту создать алгоритм который бы автоматически распределял где провести оплату - на онлайн- или оффлайн-кассе.
Но заказчик постановил, что пока принимать решение, где пробивать чек будет сам продавец.
В итоге в октябре расходы на аренду стали чуть меньше, но не значительно.
Причину видим на графике ниже, где жёлтая линия - это оплаты по онлайн кассе, красная - оплаты по кассе в зале и синяя - это спланированная нашей системой планка выше которой нужно пробивать только по онлайн-кассе, чтобы выйти на желаемую сумму аренды, это примерно в диапазоне от 130 000 до 200 000 руб. А по факту за этот месяц за аренду заплатили 450 000 руб.
Очевидно, что человек с задачей распределения оплат не справляется.
«Умное» рабочее место кассира
Чтобы все-таки решением, на какой пробивать чек занимался не человек, а компьютер, мы доработали,чтобы система сама определяла через какую кассу ей проводить операцию, так, чтобы за день, продажи по оффлайн кассе не превышали определенного уровня.
Наш алгоритм анализирует и прогнозирует количество чеков, которые нужно пробивать в разное время дня. Рассчитывает оптимальное количество чеков на основе предыдущих данных и корректирует свои расчёты, учитывая погрешности. Система автоматически планирует и перестраивает ежедневные графики продаж, учитывая посещаемость в разные дни недели.
Таким образом, система не только пробивает товар самостоятельно, но и решает, на какой кассе это сделать, обеспечивая эффективную и незаметную работу.
Теперь на графике, мы можем увидеть, что оплаты через оффлайн-кассу (красная линия) не пересекают допустимой планки и выручка выглядит максимально естественно. В ноябре было всего два исключения, когда выручка по оффлайн-кассе за день превышала допустимый порог, это покупки в кредит, потому что мы пока не включили их в алгоритм.
В этом месяце расходы на аренду прогнозируются в районе 150 000 руб.
Особенности реализации
- Оплата наличными: Для случаев оплаты наличными мы настроили систему таким образом, чтобы при пробитии чека в облачной кассе денежные средства автоматически переносились на основной счет магазина. Это позволило сохранить корректный остаток в денежном ящике.
- Оплата по ссылке: Мы также внедрили возможность оплаты через ссылку, отправляемую клиенту по WhatsApp. Кассир выбирал товар, вводил номер телефона клиента, и тот получал ссылку для оплаты. После подтверждения оплаты чек пробивался в облаке.
Как результат: Значительная экономия и полная законность
Наше решение позволило клиенту сэкономить 300 000 рублей в месяц, не нарушая условий договора и законодательства. Клиент остался доволен результатом, так как мы смогли учесть все его пожелания, обеспечив прозрачность и надежность всех процессов.