Выиграть тендер — это лишь половина дела. После публикации протокола победителя наступает новый важный этап — переговоры и согласование условий с заказчиком. От того, как вы выстроите диалог, зависят дальнейшие отношения, исполнение контракта и ваша репутация.
Разберем, как вести переговоры с заказчиком после победы в тендере и избежать типичных ошибок.
Почему важны переговоры после тендера?
Формально контракт заключается по условиям тендерной документации, но на практике в процессе могут возникнуть:
- уточнения по срокам исполнения;
- согласование графика поставок или выполнения работ;
- корректировка мелких технических вопросов;
- обсуждение дополнительных условий (например, по согласованию актов и документации).
Компетентные переговоры помогут избежать конфликтов и выстроить долгосрочные отношения с заказчиком.
Подготовка к переговорам: что нужно сделать до встречи
- Изучите тендерную документацию "под микроскопом"
Будьте готовы к вопросам по ТЗ, условиям контракта и процедуре исполнения. - Анализируйте специфику заказчика
Изучите, как заказчик работал с предыдущими поставщиками, были ли конфликты или нестандартные требования. - Соберите команду
Если необходимо, подключите на переговоры юриста, логиста или специалиста по тендерному сопровождению.
Правила эффективных переговоров с заказчиком
1. Сохраняйте деловой тон и спокойствие
Даже если заказчик выдвигает спорные или жесткие требования, важно:
- оставаться профессионалом;
- избегать конфронтации;
- обсуждать только конструктив.
2. Зафиксируйте ключевые договоренности письменно
Все важные договоренности оформляйте протоколом переговоров или включайте в дополнительное соглашение к контракту.
Например:
- график поставок;
- этапы и сроки приемки;
- требования к отчетности и документам.
3. Проявляйте гибкость без ущерба для своих интересов
Где можно пойти навстречу заказчику:
- уточнить сроки исполнения;
- предложить альтернативные решения по логистике;
- предложить помощь в подготовке сопроводительных документов.
Где нужно отстаивать свою позицию:
- по вопросам цены (она уже зафиксирована тендером);
- по объемам поставки и качеству товара;
- по вопросам, которые противоречат закупочной документации.
4. Готовьте решение для возможных спорных моментов
Если видите, что заказчик «дотошно» подходит к деталям, заранее подготовьте:
- готовые образцы актов и других документов;
- проект плана-графика исполнения;
- обоснование сроков и этапов работ.
5. Не бойтесь задавать вопросы
Если в процессе обсуждения есть неясности — уточняйте сразу:
- «Какой порядок приемки вас устроит?»
- «Будем ли согласовывать промежуточные этапы?»
- «Есть ли внутренние требования к поставкам/работам, которых нет в документации?»
Это покажет вашу заинтересованность в корректном исполнении контракта.
Что делать после переговоров?
- Подтвердите все договоренности письмом или протоколом.
- При необходимости зафиксируйте изменения в проекте контракта.
- Настройте контроль сроков — договоренности в переговорах должны соблюдаться обеими сторонами.
Эффективные переговоры с заказчиком помогают:
- избежать дополнительных рисков при исполнении контракта;
- выстроить долгосрочные и доверительные отношения;
- минимизировать вероятность штрафов и конфликтов.
Хотите получать больше полезных материалов по госзакупкам? Подписывайтесь на Telegram-канал