GTD (Getting Things Done) — система управления задачами, разработанная бизнес-тренером Дэвидом Алленом. Главная идея: чем меньше информации в голове, тем больше дел ты успеваешь. Метод помогает снизить стресс, повысить продуктивность и сохранить баланс между работой и жизнью
💡 Суть GTD — фиксировать все задачи вне головы, регулярно их пересматривать и держать под контролем
Главные принципы GTD
Записывай всё
Любую мысль или задачу нужно фиксировать. Не важно, что это: список покупок, рабочие дела, идеи или планы на будущее
Веди списки и пересматривай их
Один список задач — хорошо, а очищенный от ненужного — ещё лучше. Разделяй дела по приоритетности
Делай одно за другим
Не распыляйся и доводи дела до конца. Делать кучу задач разом — верный способ сделать всё, но плохо
Храни всё в одном месте
Задачи, планы, ссылки, важные файлы должны быть в одном пространстве. Иначе придётся тратить время на поиск, а не на работу
Как работать по методике GTD — 5 шагов
1. Сбор информации
Нужно купить молоко? Запиши. Хочешь попробовать себя в танцах? Запиши. Планируешь обновить гардероб? Запиши! Нет неважных и слишком крупных задач. При работе по GTD эти идеи отсеются или пойдут в реализацию
2. Обработка и сортировка
Возьми список со входящими задачами и прогони через схему:
А для упрощения попробуй такой вариант схемы:
Используй теги или специальные пометки на задачах. К примеру, тег «проект» для сложносоставной задачи, «срочное» для срочной задачи
3. Организация
- Выполни простые задачи сразу
Если задачу можно выполнить за 2 минуты — сделай её сразу - Распредели задачи с датами
Задачи с датами (встречи, платежи) отметь в календаре или таск-менеджере. А если задача требует дополнительной подготовки — добавь подзадачу, иначе забудешь - Крупные задачи в отдельный список
Слишком большие задачи лучше разбирать на части. Например, при подготовке презентации нужно собрать инфу, сделать слайды, отрепетировать речь. Определи первый шаг и действуй, а остальное можно менять по ходу - Делегируй задачи
Если не можешь сделать что-то сам — передай это. Укажи ответственного и срок. Собирай такие задачи в список «Порученные мной» - Уточни контекст или ожидание
Отдельно разметь задачи, для выполнения которых требуется определённый контекст
К примеру: запросить цифры для презентации в отделе продаж. Это задача требует ожидания — когда бухгалтер ответит и пришлёт
- Отложи на потом
Создай отдельный список для несрочных дел. Например, купить книгу, съездить в отпуск, посмотреть фильм. Это место для идей, которые можно реализовать позже
- Собери справочные материалы
Собери все ссылки, файлы и заметки в облаке или таск-менеджере. Идеи, не связанные с задачами, тоже нужно хранить отдельно и помечать тэгами для удобства поиска
4. Действия
Задачи разобраны, план готов. Если всё настроено по GTD, вопрос «Что делать?» не возникнет. Просто открываешь списки и выбираешь задачу. Для удобства используй поиск и фильтры, чтобы быстро найти нужные дела
5. Обзор
Пересматривай списки раз в неделю, лучше в воскресенье. Для ненужных задач можно создать отдельный список — «Корзина» или «Архив». Не удаляй их, вдруг ещё пригодятся
Автор GTD Девид Аллен считает, что такой обзор — критический фактор успеха. Он помогает не застревать в делах и сохранять мотивацию
Какие сервисы подходят для работы по GTD
Для метода GTD отлично подойдет сервис WEEEK. В нём доступны разные режимы: Канбан, календарь, диаграмма Ганта, можно устанавливать дедлайны, приоритеты и оценивать время
Сервис поддерживает декомпозицию задач, кастомизацию карточек и интеграции с календарями и другими приложениями, доступна База знаний для структурирования информации и идей
Также удобны:
- TickTick. Имеет стандартные функции для планирования задач, отслеживания дедлайнов и настройка уведомлений. Подходит для личных дел, но имеет ограничения по декомпозиции задач
- Todoist. Удобен для работы с задачами в списках и в Канбан-досках, есть продвинутая система тегов и фильтров. Многие функции доступны только в платной версии
- Notion. Подойдёт для создания базы знаний и работы с Канбан-досками. Имеет гибкие возможности для структурирования задач, но интерфейс доступен только на иностранных языках