Маленькая хозяйка большого офиса
Ответим сразу: нет, они жестоко ошибаются. Секретарь и офис-менеджер - это разные вещи. Правда, одна общая черта в этих должностях явно прослеживается, и нагляднее всего она была озвучена еще в фильме Э.Рязанова "Служебный роман":
- Верочка, будет вам пятьдесят лет - вам тоже соберём!
- Я не доживу, я на вредной работе...
Улавливаете суть? Давайте разберем все по полочкам, чтобы не осталось никаких сомнений и неясностей.
Итак, секретарь (и секретарь-референт) - это первый помощник руководителя, который выполняет различные "технические" задания: отвечает на телефонные звонки, ведет переписку и делопроизводство, назначает встречи с клиентами и внутренние совещания в соответствии с расписанием дня шефа, сопровождает его на всевозможных конференциях и др., обеспечивая необходимой информацией (распечатка документов, ксерокопирование, заказ билетов и пр.) и т.п. Но при этом секретарь лишен каких-либо руководящих полномочий, у него только исполнительские функции.
А офис-менеджер, как можно догадаться уже по самому названию (от англ. manager - "управляющий") - это сотрудник, который обеспечивает работу офиса, организуя взаимодействие между его разными подразделениями. Таким образом, он совмещает в себе управленческие и исполнительские функции, подчиняясь непосредственно руководителю (директору) и сам имеет в подчинении ряд сотрудников (курьеры, уборщицы, секретари на ресепшн и др.)
Главная задача любого уважающего себя офис-менеджера проста: чтобы вверенный ему офис работал как часы. При этом круг обязанностей, в зависимости от размера фирмы, может быть крайне широким. В большинстве случаев в него обязательно входит материально-техническое обеспечение работы офиса (от заказа и распределения канцелярских принадлежностей до обеспечения своевременного ремонта компьютерной техники и телефонии).
Второй пункт - это обеспечение сотрудников питьевой водой в кулере (своевременный заказ ее, выбор правильного поставщика), кофе, чаем, печеньем, а также организация доставки горячих обедов (если на территории офиса нет своей столовой, кафе и т.п.)
Третий пункт - любые "другие оргвопросы", как то: доведение до сотрудников свежих новостей компании, организация корпоративов (дни рождения сотрудников и др.). Справедливости ради, стоит отметить, что чаще всего путаница в понимании функционала "офис-менеджера" и "секретаря" происходит оттого, что большинство руководителей попросту экономят на штатном расписании, "награждая" дополнительной нагрузкой одного человека (например, когда секретарь - он же и офис-менеджер за одну зарплату).
Работа офис-менеджером: перспективы сомнительны?
Но если вам посчастливилось найти место, где существуют и секретарь, и офис-менеджер, на чью должность вы претендуете, стоит трезво оценить свои возможности. А по Сеньке ли шапка?
В первую очередь, вы должны быть прирожденным организатором. Правило Ж.Кеннеди "Хочешь, чтобы что-то было сделано хорошо, сделай это сама" здесь не работает, иначе вы очень быстро "выгорите на работе". Также офис-менеджер обязан быть уверенным пользователем ПК, причем не только в плане набора текста на скорость. Поскольку на нем лежат и отчетные функции, то все эти отчеты будет необходимо создавать в электронном виде, для чего как минимум понадобится знание программы Excel.
И еще одно качество, которым вы должны непременно обладать в полной мере, называется "стрессоустойчивость". Ведь именно вам придется ежедневно "разруливать" мелкие конфликты и спорные ситуации, от которых не застрахован ни один офис в мире (Иван Иванович не хочет сидеть рядом с Иваном Никифоровичем; Петровой душно без кондиционера, а Сидоровой от него холодно и т.п.)
Наконец, вы должны отдавать себе отчет в том, что карьерный рост в вашем случае - явление весьма редкое. Почему? Да потому что расти некуда, вы и так на "руководящей должности", а директора, конечно, на его посту никак не смените. (К тому же умные руководители очень не любят отпускать хороших офис-менеджеров, зная, как тяжело найти им равноценную замену!) Единственный вероятный вариант - это обучение за счет компании с последующим переходом на другую позицию в ней (к примеру, если руководству покажется, что с вашей коммуникабельностью вы принесете компании больше денег в отделе продаж).
Поэтому, прежде чем откликнуться на заманчивую, на первый взгляд, вакансию, стоит серьезно подумать. Впрочем, нельзя забывать и о таких ситуациях, когда для женщины крайне важна вообще как таковая работа: офис-менеджером ли, менеджером по клинингу ли и т.д. - все равно. Что ж, в таком случае вам уже известны все "подводные камни" этой вам не грозит!
