Автоматизация учёта и бизнес-процессов транспортно-логистических компаний, а в частности, автоматизация путевых листов помогает:
- контролировать работников;
- исключить хищения ГСМ,
- снизить подмену агрегатов,
- навести порядок в документах и многое другое.
👋 Привет! Меня зовут Алексей! Я руковожу Интерлогикой, и мы занимаемся автоматизацией управленческого учёта и бизнес-процессов, в этой статье рассказываю о выгодах автоматизации путевых листов.
Польза от автоматизации путевых листов
Вот примерный список проблемы, которые решает автоматизация учёта путевых листов:
- Учёт пробега каждого автомобиля.
- Удалённый контроль маршрутов.
- Учёт различных параметров движения: стиль вождения, незапланированные остановки.
- Контроль расхода ГСМ.
- Растёт скорость бизнес-процессов на ключевых этапах: заправка, разгрузка и тому подобное, так как уменьшается бумажная волокита.
- Уменьшается простой транспорта.
- Появляется прозрачный KPI сотрудников, можно увидеть топ-сотрудников, и наоборот видно неэффективных.
- Сокращение воровства.
- Появляются прозрачные отчёты и панели индикаторов: от «панели износа шин» до «шофёра с самой низкой ценой на километр».
Самые жирную пользу можно отметить для сотрудников офиса и руководителей. Так как автоматизация путевых листов в разы сокращает время на ручной труд. В результате можно или уменьшить штат сотрудников, либо увеличить производственные мощности, либо направить освободившиеся ресурсы на более важные задачи.
Кейс: в разы ускорили заполнение путевых листов
Суть: доработали 1С — бухгалтерию и теперь работники заполняют листы быстрее, так как программа «подсказывает» значения из базы данных и ранее введённых значений. В общем, сделали автозаполнение документов теми данными, которые были нужны.
Как делали:
- Сначала построили бизнес-процессы «как есть». И сравнили с «идеальным пониманием от клиента», так вычленили ошибки, из-за которых работникам приходило переделывать листы.
- Замеряли время на бизнес-процессах, буквально стояли с секундомером и измерили около сотни операций.
Без доработки на заполнение листов уходило до 12 часов в месяц. На заполнение одного листа уходило до 5 минут. Время тратилось на «поднимание старых документов», уточнения и ручной расчёт некоторых данных, вроде «посмотреть сколько км по дорогам из города А в город Б». Время на потерях, то есть, сколько приходилось переделывать листы — решили не учитывать.
С доработкой на заполнение листа уходит до 20 секунд! Соответственно, вы можете сами выяснить, насколько это выгодно только за счет освобождения времени сотрудника.
Кейс: избавились от ручного заполнения листов и интегрировали листы и данные маршрутов из «Автографа» в 1С
Суть: сделали нормальную интеграцию датчиков, Автографа и 1С, которое практически полностью избавило компанию от ручного ввода данных.
Как делали:
- Собрали бизнес-процессы, которые уже существовали на предприятии. Вроде «автомобиль приезжал на АЗС → сотрудник АЗС переносил данные из датчиков в 1С-предприятие → печатал путевой лист в 2 экземплярах → 1 отдавал водителю → по 2-му отдавал данные в бухгалтерию.
- Разобрались в тонкостях работы автотранспортных предприятий. Научили программу создавать путевой лист автоматически, по событию «запуск двигателя», при этом научили различать «заглох, запустил, продолжил рейс» от «выключил, закончил рейс». Каждый путевой лист автоматически обменивался с 1С компании и передавал всю информацию, что позволило считать от расхода ГСМ до износа шин.
Кейс: автоматическое заполнение путевых листов в 1С из Глонасса или GPS
Суть: подсоединили трекеры к автомобилям предприятия и организовали обмен данными между трекерами и 1С. В итоге получили автоматическое заполнение путевых листов фактическими данными, а руководитель смог оценивать стиль вождения, фактический расход топлива, информацию о рабочем времени водителя и прочее.
Как делали:
- Подключили все автомобили к системе Глонасс. Использовали CAN-шины.
- Начали собирать все данные по автомобили.
- Научили программу разбивать данные по водителям и рейсам.
Рекомендуем прочитать:
— Учёт и нормы списания ГСМ
— Кейс «Ускорили работу транспортно-логистической компании»
— Нормочасы ремонта автомобилей
— Автоматизируем учёт в автосервисе
— Управленческий учёт для шин
За статью «автоматизация путевых листов», спасибо специалистам Интерлогики