Работа с самозанятыми - это, безусловно, выгодная форма взаимоотношений бизнеса с исполнителем. Но есть и риски. Расскажем на примере нашего клиента – логистической компании, почему важно грамотно выстроить систему работы с самозанятыми исполнителями и как это сделать.
Проблема клиента
В Qugo обратилась логистическая компания из Екатеринбурга. У нее возникли сложности в процессе сотрудничества с самозанятыми, и нужно было наладить систему взаимодействия, чтобы она полностью удовлетворяла требованиям № 422-ФЗ (о введении НПД).
На тот момент компания уже начала привлекать самозанятых, но возникли трудности со сбором закрывающих документов от исполнителей. Мы неоднократно рассказывали, что для организации безопасной работы с исполнителями на НПД необходимо наладить постоянный оборот следующих документов:
- договор оказания услуг (или выполненных работ);
- акт оказанных услуг (или выполненных работ);
- чек.
Помимо этого, необходимо, чтобы документы были составлены правильно. Чтобы обезопасить себя от претензий ИФНС нужно корректно сформулировать договор с плательщиком НПД.
Ни в коем случае нельзя использовать элементы трудового договора для оформления договора ГПХ с самозанятым.
Более подробно мы рассказывали об этом в статье.
Чек - это первичный документ исполнителя на НПД. Поэтому он должен включать все обязательные реквизиты.
Подробности можно узнать в материале, опубликованном ранее.
Отношения заказчика и исполнителяподтверждаются актом. Организации акт нужен с целью подтвердить расходы. Самозанятому акт пригодится в суде при решении спорных вопросов для подтверждения факта оказанных услуг.
Про все нюансы составления акта рассказали в статье.
Также у компании возникла проблема с обслуживающим банком, так как начали приходить запросы по транзакциям в адрес физических лиц в рамках исполнения норм № 115-ФЗ. Возник риск блокировки расчетного счета.
На основании представленного запроса Qugo была поставлена задача - нивелировать риск блокировки расчетного счета и автоматизировать процесс сбора закрывающих документов с интеграцией в приложение заказчика.
Решение поставленной задачи
Команда Qugo совершила следующие действия, направленные на устранение проблемных вопросов:
- Провели подробный HR-аудит, с вычиткой действующих договоров, по которым работает заказчик с самозанятыми исполнителями.
- Провели анализ возможностей приложения заказчика. Определили, какой функционал заложен в логику работы приложения и на каком этапе можно провести интеграцию по open API с Qugo, автоматизируя процесс сбора закрывающих документов, проведения регистрации исполнителей и проведения транзакции/выплат.
Результат проведенной работы
Какой был результат и каие подведут итоги — читайте на «Клерке».
