Одной из типичных ошибок является отсутствие рабочей группы при внедрении системы планирования и учета. Поэтому одновременно с назначением ответственных формируем команду, которая будет отвечать за разработку и внедрение методологии, форм планирования и отчетности.
Проектный офис
Создание проектного офиса для разработки и внедрения системы планирования и учета позволяет решить сразу несколько важных задач:
- объединить и определить сотрудников, которые непосредственно участвуют в процессе разработки и внедрения системы планирования и контроля, закрепив состав и зоны ответственности приказом. Такой подход позволяет определить правила взаимодействия внутри Проектного офиса.
- на этапе разработки и внедрения системы планирования и учета происходит смещение приоритетов от текущей деятельности к стратегической. Поэтому потребуется сделать перераспределение функционала, так как операционная деятельность всегда будет тянуть одеяло на себя, и процесс разработки и внедрения затянется, а значит может быть признан ненужным и неэффективным.
Кого взять в команду Проектного офиса?
В команду Проектного офиса должны входить не только офисные сотрудники, но также производственный персонал; специалисты, которые задействованы на строительных площадках, т.е. те, кто будет непосредственно участвовать и отвечать за достижение плановых показателей. Это позволит повысить качество планирования, так как получая обратную связь об имеющихся ограничениях, можно сразу вносить необходимые корректировки.
Чем занимается Проектный офис?
Проектные офисы (группы) занимаются на первых этапах только разработкой и внедрением методологий, форм, отчетов с последующей доработкой и обучением персонала.
После перехода в стадию "Эксплуатации" осуществляют функцию аудиторов, иногда забирают часть текущей нагрузки с профильных сотрудников.
Что не надо делать при создании Проектного офиса?
1. Назначать ответственным за внедрение управленческого учета бухгалтерию.
Дело не в том, что главный бухгалтер может или нет. Управленческий учет отличается от бухгалтерского и по форме, и по логике построения. Безусловно, управленческий учет и бухгалтерский учет должны давать одинаковые результаты, однако используемые формы, периодичность обновления и детализация отличаются.
Бухгалтерия - один из немногих отделов, где не получится снять часть функционала на период внедрения.
2. Превращать Проектный офис в Инициативного сотрудника. Например, требуется внедрить систему календарно-сетевого планирования (КСП), и инициативным сотрудником назначается специалист КСП. Если деятельность Проектного офиса или Инициативного сотрудника не легализована приказом получить оперативно информацию становится затруднительно, запросы игнорируются, доступа к информации нет или она предоставляется с ошибками.
С таким подходом, вы не сможете получить инструмент контроля за: площадкой, подрядчиками, динамикой контрактации, обслуживающими подразделениями и сформировать базу для подготовки бюджета, основанного не на догадках, а на графике реализации проекта.
Мораль: Внедрение системы планирования и учета - коллективная работа.
Авторы: Анастасия Палагушкина/ Вера Питинова