В процессе деятельности на каждом предприятии формируется солидный объем документации. В соответствии с законодательством она должна храниться определенное время (в зависимости от вида до 75 лет). По этой причине перед каждой организацией встает такая задача, как оформление документов для архива.
С этого момента у руководителя возникает ряд вопросов, начиная с такого как порядок организации самого архива и заканчивая проблемой уничтожения документации. Мало того, некоторые не совсем четко понимают, что такое архивное хранение документов и представляют процесс в виде склада пыльных бумаг в какой-то кладовой.
На самом же деле все выглядит совсем иначе. Любая организация, даже самая маленькая, имеет собственную историю. Узнать ее можно, изучив приказы, отчеты, справки и так далее. Кроме того, работавшие ранее сотрудники обращаются за сведениями по стажу и заработной плате. Поэтому любой руководитель должен четко знать правила хранения архива организации и соблюдать их, так как на него возлагается ответственность за сохранность документов.
Необходимость внутреннего архива
Архив - необходимое для организации структурное подразделение. Тут не только производится централизованное хранение, но и соблюдается правильная организация учета документов. Что важно - всегда легко найти необходимый. Срок хранения регламентируется Российским законодательством – Закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в РФ», статья № 22.
Архив может быть, как самостоятельным структурным подразделением, так и входить в состав другого, занимающегося делопроизводством – это зависит от объема документации.
Правила хранения документов архива в организации можно найти в соответствующей нормативно-методической документации, утвержденной Росархивом. К ней относятся основные положения, типовые документы архивов, сроки их хранения и другое.
Организация учета документов в созданном архиве и ведение всей работы по их сохранности возлагается на конкретного сотрудника. Кроме того, разрабатывается положение о структуре.
Согласно архивному законодательству должен соблюдаться порядок организации архива. Это означает выделение соответствующего нормативным требованиям помещения, где будут соблюдаться все условия для безопасного хранения документов.
Помещение архива и требования к нему
Архив должен располагаться в изолированном, соответствующем санитарно-гигиеническим нормам помещении. Рядом не должны находиться помещения общественного питания, склады со взрывчатыми и пожароопасными веществами.
При оборудовании помещения необходимо соблюдение ряда требований. К ним относятся:
- Отсутствие угрозы пожара и затопления.
- Наличие запасного выхода.
- Отсутствие газовых, водопроводных, канализационных трубопроводов.
- Проведение скрытой электропроводки с расположение выключателей и розеток на наружной стене.
- Отсутствие бытовой техники.
В хранилище запрещено использовать открытый огонь, нагревательные приборы, хранить продукты питания.
Важная составляющая – стеллажи, которые могут быть как стационарными, так и передвижными. Их устанавливают перпендикулярно к стене, на которой есть оконный проем на расстоянии 75 см друг от друга. Высота от пола до нижней полки должна быть 15 см и более.
Оформление документов для архива
Как вести архив документов, чтобы легко и быстро найти нужный? Ответ на такой вопрос один: заранее продумать, каким должен быть архивный переплет. Облаченные в соответствующую «одежду» бумаги приобретают тот статус, который обеспечивает их сохранность, защищает от повреждений, помогает систематизировать и легко определить, что и где конкретно находится.
Существует множество вариантов переплета, каждый из которых имеет свои особенности. Скрепление на пластиковую или металлическую пружину подходит для документации небольшого объема, типа диплома, курсовой или презентации. Скреплять же таким образом 500 и более листов долго и дорого.
Популярные папки типа «Корона» также не всегда оправданы. Дешевые выглядят весьма непрезентабельно, а дорогие для такого объема бумаг покупать невыгодно. Кроме того, эта продукция выпускается в небольшой цветовой палитре, что неудобно для систематизации. Еще необходимо помнить о таком моменте, как возможное случайное падение такой папки при выемке нужного документа. В этой ситуации придется потратить не 10 минут, чтобы собрать все, что выпало, а затем разложить в нужном порядке. Не слишком надежны и зажимы – практика показала, что они часто выходят из строя, а это реальная угроза потери документа, который может случайно выскользнуть. И, наконец, если давать просмотреть содержимое, то нет гарантии, что что-то не будет изъято, так как пересчитывать такое количество бумаг сложно.
А вот термопереплет – это современный способ, который позволяет не только скрепить документы, но и придать им презентабельный внешний вид. У такой обложки существует целый ряд преимуществ. Жесткий металлический корешок защищает переплет от повреждений при перелистывании страниц. Наложенный тонким слоем термоклей надежно держит листы, но в то же время на них не остается. За счет того, что обложка приклеена к корешку, материалы легко перелистывать и при этом они не повреждаются. При этом скрепление очень прочное и вытащить лист не удастся – он оторвется, а часть сохранится в корешке, что сразу станет заметным.
На фото вы можете видеть архивы наших клиентов, оформленные в термопереплет Unibind.
Требования к хранению документов
Важно понимать, как правильно вести архив документов. Их хранение должно проходить с соблюдением определенных требований, что обеспечит их сохранность. Перечислим основные:
- Поддержание в помещении температуры 17-19°С, влажности - 50-55%. Если это невозможно, то требуется проветривание, установка приборов осушения воздуха.
- Санитарно-гигиенические требования: чистота, недопущение появления плесени, грызунов. Периодически проводится профилактическая обработка антисептиками.
- Обеспечение светового режима: использование светозащитных штор и жалюзей, лампы накаливания должны иметь защитные плафоны.
- Охранный режим. Наличие пожарной и охранной сигнализации, огнетушителей, плана эвакуации. Опечатывание дверей в нерабочее время.
Ответственность за нарушения
Архив требует серьезного отношения, немалых затрат времени и финансов. При нарушениях сроков, правил хранения на ответственных налагаются штрафные санкции, руководитель и ответственные специалисты могут быть отстранены от работы. Размер штрафа находится в диапазоне от 2500 до 300 000 рублей – конкретная сумма зависит от характера утерянных документов. Если потеря документа связано с налогообложением и привела к нарушениям, то величина санкций может составить 20% от суммы неуплаченного по этой причине налога. В большинстве случаев это выливается в довольно немалые денежные средства.
Некоторые руководители коммерческих предприятий ошибочно полагают, что к архивным относятся лишь документы государственных структур. Что касается частных, то они неподконтрольны архивной службе, считаются собственностью компании. Только вот действующее законодательство трактует все иначе и следует его соблюдать.
Что в результате
Основные документы архивов – это история организация. Даже по прошествии лет они не теряют своей актуальности. Эти документы важны и могут потребоваться в любой момент. Правильное хранение и оформление архива гарантируют сохранность и быстрое нахождение нужного.
Хранение документов в специальных папках помогает ориентироваться и быстро находить нужное. Папки должны обеспечивать защиту от повреждений, но при этом не быть громоздкими и не занимать много места.
В настоящее время термопереплет Unibind лучшее, что можно использовать в такой ситуации. Тонкий слой клея надежно скрепляет листы, не требуется предварительное пробивание или прошивание. Ранее скрепленный лист легко вынимается и на нем не остается никаких следов, что позволяет переплетать без риска повредить бумаги любого вида, даже очень ценные.
И наконец о стоимости. Сам аппарат Unibind и обложки по цене не превышают иные устройства аналогичного сегмента. Но зато качество окажется на высоте, в чем многие успели убедиться.
