В 2022 году в числе форматов цифровых документов ожидается существенное пополнение. Десять новобранцев подготовит налоговая служба Российской Федерации, а разработкой еще пяти займутся другие государственные ведомства. Собрали в одной статье всю основную информацию по теме.
Формат и форма: в чем разница
Немного базовой теории. Цифровой документ — это файл, а значит, у него есть свой формат, который определяет требования к структуре, реквизитам и содержанию. Всего одна ошибка в заполнении реквизитов, и отправить договор или счет-фактуру через сервисы ЭДО не получится, Федеральная налоговая служба их тоже не примет. Все это актуально только для безбумажного взаимодействия.Есть еще одно понятие, которое можно легко перепутать с форматом — форма. Для наглядности сравним два этих термина:
Формат: Внутреннее содержание. Оно регламентируется правилами ФНС.
Форма: Внешнее оформление. По новым правилам, форму устанавливает начальник организации. Из обязательных данных — часть реквизитов.
Единые формы для первички действовали до 2013 года. Сейчас 402-ФЗ «О бух. учете» строгих правил не устанавливает. Есть исключения. По предписанным нормам создается бумажная первичка:
- кассовые ордеры;
- жд, транспортная и другие накладные;
- счета-фактуры.
Виды форматов электронных документов
Есть две категории: формализованные и неформализованные. Отличие частично понятна уже из названия. Изучим детальней:
Формализованные: Требования утверждаются приказами ФНС. Заполнять такие файлы нужно по установленным правилам, а сохранять итоговый материал в XML. Чтобы избежать штрафов, организации должны отслеживать актуальность приказов.
Неформализованные: Модель обмена не утверждена. Это может быть DOX, PDF, JPEG, XLSX и т.д. Ориентироваться стоит на 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Чтобы подтвердить юридическую значимость неформализованных оригиналов, используют квалифицированную электронную подпись (КЭП).
Примеры
Формализованные: Счета-фактуры и УПД (+ корректировочные).
Неформализованные: Ценовые листы, ведомости по завершенным работам, тех. документация, счета.
Зачем нужны обязательные правила к оформлению? Так ФНС может цифровизировать прием и проверку официальных данных. Это экономит время на организацию документооборота как налоговых органов, так и компаний, а также помогает сократить использование бумаги.
Есть еще одна группа — с рекомендованными требованиями, например, акты приемки и расхождений. Формировать их можно в любом виде.
Электронная подпись для работы с электронными документами
Как и бумажный договор, цифровой становится юридически значимым только после его подписания. Для визирования используют ЭП. Правила работы с ней прописаны в 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Для ЭДО применяют:
- простую;
- неквалифицированную;
- квалифицированную.
Независимо от формата документа, его можно завизировать любой электронной подписью. Самый надежный вариант — КЭП. Она приравнивается к личной подписи, а значит дает оригиналу статус юридической значимости. При этом никаких дополнительных условий выполнять не надо. Если предприятие выбирает два первых вида ЭП, то следует заключить с контрагентами соглашение, в котором это будет прописано.
Тут тоже не без исключений: некоторые данные по закону можно передать в ФНС только в бумажном виде. Например, переводной и простой вексель.
Через специальные сервисы с поставщиками обмениваются договорами, счетами-фактурами, первичкой и так далее. Безбумажный документооборот помогает значительно упростить взаимодействие с контрагентами и экономит время сотрудников на работе с бумагой.
ЭДО ускоряет бизнес-процессы компании:
- контрагенты получают подписанные договоры за несколько минут;
- ускоряется обработка документации;
- оригиналы не теряются в пути;
- легко контролировать возврат.
Многие компании уже давно работают с данными в цифровом виде. Переход на безбумажный обмен с контрагентами — еще один логичный этап цифровизации.
2020 год с его удаленкой заставил бизнес по-новому взглянуть на цифровизацию. 2021 год также укрепил позиции ЭДО. Для некоторых организаций он стал обязательным в части: маркировки, прослеживаемости продукции, бухгалтерской отчетности и госторгов.
Уже сейчас работодатели могут перейти на кадровый электронный документооборот. Ожидается, что единые правила для обмена кадровой документацией вступят в силу в 2023 году.
Источник: https://www.directum.ru/blog-post/2925
#электронныйдокументооборот #делопроизводство #электроннаяподпись
