Обычный почтовый сервис с базовым функционалом не подойдет для компаний — конфиденциальные данные могут украсть мошенники. Поэтому, помимо чтения, отправки и пересылки писем, в почте должны быть и другие важные опции. Рассказываем, на что стоит обратить внимание при выборе ПО и почему бизнесу стоит присмотреться к VK WorkMail.
Сервис должен легко интегрироваться с корпоративными приложениями или настраиваться в облаке
Многие пользуются корпоративными приложениями от разных производителей. Такие сервисы не интегрированы между собой: например, из интерфейса почты не получится сразу перейти в календарь, чтобы назначить встречу. В результате сотрудники постоянно переключаются между вкладками и окнами в поисках нужной программы. Это отнимает время, которое можно потратить на более важные задачи.
Почтовый сервис должен интегрироваться с корпоративными приложениями и ресурсами, например CRM-системой или корпоративным блогом. Так работники смогут быстро ставить задачи из одного сервиса в другом. Например, VK WorkMail можно развернуть на собственных серверах компании и кастомизировать под свои запросы: настроить функции только почтового сервиса или дополнительно добавить опцию просмотра переписок сотрудников.
Если у компании нет корпоративных приложений, можно воспользоваться облачными инструментами для совместной работы — VK WorkMail можно пользоваться в облаке со своим доменом. Так, на тарифе «Все включено» сотрудникам будут доступны мессенджер VK Teams, облачное хранилище и текстовый редактор VK WorkDisk. Работники смогут быстро ставить задачи в таск-менеджере и планировать работу на месяц в календаре — все это в одном окне.
У сервиса должны быть инструменты администрирования
С помощью инструментов администрирования функций вы сможете контролировать доступ сотрудников к письмам, передавать управление почтовым ящиком без логина и пароля, а также заблокировать доступ к корпоративной почте в случае увольнения сотрудника.
Журнал действий. По нему можно отслеживать активность сотрудников в папках с общим доступом. Например, если кто-либо из коллег случайно переместил важное письмо в другую папку, но не увидел в какую, это можно будет посмотреть в истории действий почтового сервиса и вернуть письмо на место.
Делегирование работы с почтой. Это удобная функция, с помощью которой можно предоставить секретарю доступ к своему почтовому ящику и не разбирать почту самостоятельно вместо рабочих дел.
Например, в VK WorkMail есть опция «Ассистент» с тремя уровнями доступа. В зависимости от них коллега сможет либо только просматривать письма и создавать подпапки, отвечать от вашего имени или просматривать вложения. При этом передавать пароль сотруднику не нужно: вы просто отправляете коллеге на рабочую почту письмо с приглашением, в котором указано, какие права на работу с ящиком или папкой вы предоставляете. После этого в личной почте сотрудника появится ссылка на ваш ящик или папку.
Сервис должен надежно защищать корпоративные данные
Чтобы данные не исчезли во время сбоя работы серверов или корпоративные сведения не попали в руки мошенников, нужно тщательно выбирать почтовый сервис по этим критериям👇🏻
Распределенные дата-центры. Небольшие компании чаще всего хранят данные на одном сервере или даже компьютере. Если с ними что-нибудь случится, на восстановление информации уйдет много времени и не факт, что это в принципе получится сделать.
Поэтому безопаснее всего хранить данные в распределенных дата-центрах — в разных зданиях на разных серверах. Почтовый сервис VK WorkMail хранит данные на двух серверах в двух копиях: в случае сбоя информацию всегда можно будет восстановить.
Бесперебойность работы сервера. У почтового сервиса должно быть SLA — соглашение об уровне предоставления услуги. С ним производитель гарантирует, что сервис надежный и работает без перебоев. Без соглашения провайдер не отвечает за ваши данные: если они навсегда удалятся после внезапного сбоя, никто не понесет за это ответственность.
Почтовый сервис VK WorkMail хранится на локальных отказоустойчивых серверах, соответствует требованиям информационной безопасности РФ и у него есть сертификат ФСТЭК. Поэтому даже в случае сбоя все данные сохранятся, а на работе почты это никак не отразится.
Антифишинговые решения и мониторинг подозрительной активности. Это обязательные инструменты для почтовых серверов. В основе инструментов должны быть прогрессивные технологии, например методы машинного обучения для понимания структуры и содержания писем и выявления фишинга. Они на 30% точнее распознают DDos-атаки, чем сервисы без них, и не дадут мошенникам украсть корпоративные данные.
В VK WorkMail по умолчанию стоят инструменты по защите писем от спама, вирусов и утечки, а все данные передаются по зашифрованному каналу — их не перехватят и не прочитают.
Какие еще преимущества есть у VK WorkMail
- Почта доступна с компьютера и смартфона. Ваши сотрудники смогут решать задачи в офисе, дома или в дороге.
- Интеграция по API. Вы можете быстро перенести все корпоративные адреса и письма из другого почтового сервиса в VK WorkMail и начать работу в течение одного-двух дней.
- Приоритетная техподдержка. В расширенном тарифе у вас будет собственный менеджер: он ответит на все ваши вопросы, связанные с работой почтового сервиса.
