Проблема 1. На оприходование товара уходит много времени
Собственник продуктового магазинчика получает товары от 14 поставщиков. Большинство из них отправляют бумажные накладные. Товаровед фотографирует эти документы и загружает в товароучетную систему, чтобы не переписывать данные вручную. На распознавание десятка накладных уходит около часа.
Еще есть поставщик, который привозит маркированные сигареты. Накладные на них приходят в формате УПД через ЭДО, потому что этого требует законодательство. В этом случае поставка подтверждается только в Честном ЗНАКе, а еще надо учесть принятый товар на балансе магазина. Для этого товаровед создает накладные с нуля в товароучетной системе и тратит на это три часа в неделю.
Решение
Магазин подключает систему, которая позволяет не только работать с ЭДО, но и автоматически формирует товароучетные накладные на основе УПД. Товаровед ничего не переписывает вручную, а значит, меньше риск перепутать цифры или сделать опечатку. А еще собственник магазина убедил поставщиков перейти на ЭДО. Товаровед счастлив, потому что накладные приходят сразу в электронном виде.
Проблема 2. Растягивается согласование договоров и других документов
ИП занимается установкой медийного оборудования в конференц-залы, переговорные комнаты и заведения общепита. Чтобы выполнить работы, нужно оформлять документы на множество своих действий:
- Подписать договор на закупку проекторов, микрофонов и другого оборудования у поставщика из другого региона.
- Получить технику и отправить поставщику подтверждающие документы.
- Подписать договор с владельцем офиса, в котором будет устанавливаться оборудование.
- По окончании работ получить акты приемки, на основании которых заказчик оплачивает услуги ИП.
Обмен бумажными документами на каждом этапе занимает несколько недель (если пользоваться почтовыми услугами), а значит, большой риск, что ИП получит оплату гораздо позже, чем ожидал.
Решение
Предприниматель и его контрагенты подключаются к операторам ЭДО и получают документы сразу после отправки. Их можно моментально подписать с помощью сертификата КЭП, после чего документы приобретают юридическую значимость, а значит ни в чем не уступают бумажным.
Проблема 3. Документы теряются, их негде хранить
Кофейня продает круассаны, пончики и кексы, которые закупает в пекарне каждые два дня. За месяц накапливается две папки с бумагами, для которых нужно всё больше места. В заведении места нет, поэтому директор кофейни выделила для папок стеллаж в своей квартире, подальше от маленьких детей, которые однажды раскрасили скучные мамины таблички.
Собственнику пекарни тоже не хватает места для документации. Кроме того, у него есть сотрудники, а знакомый кадровик рассказал, что некоторые документы по требованиям законодательства нужно хранить 45 — 75 лет. Пекарня сотрудничает сразу с несколькими точками общепита, поэтому бумаги в несколько раз больше. А однажды безвозвратно исчез договор, который был отправлен через курьерскую службу…
Решение
Партнеры организовали сдачу-приемку через ЭДО. Все документы копятся в облаке, нет беспокойства, что их кто-то повредит или потеряет. Еще удобнее, когда ЭДО встроен в учетную систему, где общепит следит за расходом ингредиентов, выручкой и заказами поставщику.
Проблема 4. Доставка и бумага «съедают» деньги
У розничной компании есть зоомагазин, торговая точка с продуктами и магазин детских товаров. Нужно работать с поставщиками, бухгалтером и управляющими в точках. Всё это требует официального оформления, и в год приходится отправлять и получать примерно 100 различных документов.
На печать каждого листа уходит 1 700 ₽ в год (если считать по 1,7 ₽ за лист). На почтовую отправку — 5 500 ₽ в год (около 55 ₽ за каждую). В результате компания тратит на бумажные документы около 15 000 ₽ в год, потому что часто возникают случаи, когда надо отослать бумаги быстрее с курьером.
Решение
За электронный документооборот компания платит примерно 500 — 900 ₽ в год, потому что каждое отправление через ЭДО стоит всего 5 — 9 ₽ (входящие бесплатно). В итоге экономия составляет более 10 000 ₽ в год.
