Оптимизируем бизнес-процессы с помощью эффективных инструментов
О том, какие шаги нужны для того, чтобы компания могла эффективно расти без ущерба для качества.
При масштабировании компания неизбежно сталкивается с проблемами роста. Одни из самых распространенных: зависимость от решений руководства и недостаточно хорошее представление сотрудников об устройстве процессов в компании. Чтобы справиться с ними, необходимо правильно оптимизировать бизнес-процессы и управление компанией.
Также систематизация положительно влияет на основные показатели и при этом делает компанию более гибкой и устойчивой к кризисам. Так в период режима самоизоляции организациям, у которых были оптимизированы бизнес-процессы, удалось быстрее перейти на дистанционный режим работы с сохранением прежних объемов загрузки. Так как все алгоритмы уже были отлажены, сотрудники работали на удаленке так же эффективно, как и в офисе. Ниже мы расскажем, как и с помощью каких инструментов можно выстроить эффективную работу в компании.
Оптимизируем ключевые бизнес-процессы
В любой компании есть несколько бизнес-процессов с различным приоритетом. При этом из-за ошибок в ключевых направлениях утекает самое большое количество ценных ресурсов (лиды, деньги, рабочее время сотрудников и др.) К примеру, в сфере услуг главным процессом является взаимодействие с клиентом от первой (заявка с сайта, звонок или посещение оффлайн-магазина) до финальной точки касания с компанией (конвертация в продажу).
Часто слышим от клиентов, что их компании работают “в ноль” либо с минимальной маржой. Основная причина – неоптимизированные бизнес-процессы. Из-за отсутствия четких скриптов сотрудники колл-центра могут не конвертировать в заезды плановое количество лидов, а механики без четких регламентов работы ходят на перекуры каждые 15-20 минут. В результате сроки по ремонтным работам систематически срываются, клиенты недовольны. Часто в небольших СТО нет даже простейших CRM-систем, что позволяет части недобросовестных сотрудников проводить серые схемы: сделки в обход кассы, подмену запчасти и др. В этих процессах теряется множество ресурсов: время, прибыль, лояльные клиенты, лиды и др.
Решить проблему можно с помощью создания единых стандартов работы и четких зон ответственности для всех сотрудников, взаимодействующих с клиентом. Эффективность такого подхода легко показать в цифрах. К примеру, у нас в “Вилгуд” благодаря реформам сотрудники колл-центра и эксперты стали конвертировать в реальных клиентов в 4 раза больше заявок, а среднее время одного звонка сократилось до 5 минут. Механики попали в условия, в которых они больше не могли отлынивать от работы или задерживать сроки ремонта.
Чтобы минимизировать влияние человеческого фактора, контроль за соблюдением всех стандартов можно доверить IT-системам. В DEV.FORCE мы разработал алгоритмы работы для сотрудников, оптимальный способ внедрения CRM-системы для любого бизнеса, автоворонки продаж, чат-ботов и многое другое. Благодаря этим инструментом, вы сможете уменьшить нагрузку сотрудников и увеличить конверсию продаж.
Разгружаем собственника
Со временем в компании растет объем задач, количество сотрудников, и управлять процессами становится все сложнее. Большую часть вопросов по-прежнему курирует собственник, который становится своеобразным “узким горлышком” бизнеса. Фактически вся операционная деятельность замкнута на руководителе – 59% предпринимателей в России считают, что тратят слишком много времени на административные задачи. Это лишает компанию определенной гибкости и замедляет темпы масштабирования.
Здесь может помочь делегирование обязанностей как людям, так и средствам автоматизации – CRM или ERP-системам. В результате предприниматель получает возможность сократить личное участие в операционной деятельности и может сосредоточится на стратегических вопросах.
В DEV.FORCE мы разработали эффективный способ внедрения и настройки CRM-системы, которая может:
- урегулировать бизнес-процессы в контроле работы сотрудников,
- снижения нагрузки за счет автоматизации рабочих процессов,
- решения проблем в мониторинге платежей клиентов и телефонии,
- автоматизировать документации в удобный для использования формат и многое другое.
Таким образом, для того, чтобы компания была более гибкой и быстрее масштабировалась, необходима не только оптимизация бизнес-процессов, но и эффективная система мотивации для сотрудников, а в некоторых случаях – пересмотр модели управления бизнесом. При этом эффективность этих шагов можно увеличить, если добавить к ним инструменты автоматизации.