Если сотрудники совершают ошибки, то пора вводить регламенты в Битрикс24

Согласитесь, что не ошибается тот, кто ничего не делает! Если во время работы бизнес-процессов сотрудники ошибаются, и ошибка повторяется, то наступило время разобраться в причинах и написать инструкцию – корпоративный регламент о том, как правильно работать чтобы не совершать ошибок.

Ещё одна причина написать регламент — это описать события успешных сделок для молодых коллег и новых сотрудников, чтобы они учились на примерах и совершали правильные действия.

Что такое регламент?

Регламент (от фр. règlement): Документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должна предпринимать группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов (шагов).

Нужно ли в компании регламентировать все и вся?

• Нет, в большинстве случаев в описании достаточно задать обязательные условия для полей, стадий, событий, включить тригеры и поручить контрольные функции роботам чтобы сотрудники не совершали ошибок и работали по фиксированным рабочим сценариям.
• Необходимость написания регламентов определяется «жизнью», инструкциями по технике безопасности, требованиями к качеству услуг и продукции.
• Количество регламентов каждая компания определяет сама и конечно самый важная причина, когда обнаруживается отсутствие важной инструкция или регламента это заявления об отсутствие сил и времени у лиц ответственных за эту работу.

Можно ли упростить, систематизировать и автоматизировать этот процесс в штатном ПО Битрикс24?

• Да, можно если используемый вами тариф поддерживает смарт-сущности.
• Можно хранить все инструкции и регламенты в электронному виде в одном месте на общем диске компании, дополнять и обновлять их.

Как это работает?

• Администратор портала в смарт-процессах создаёт электронный журнал – реестр регистрации проблемы для решения которой требуется новая инструкция, назовём её «Регламент».
• Добавим несколько воронок для сегментации проблем по отделам и сотрудникам.
• Для нового старта обозначения проблемы необходимо запустить воронку «Согласование», согласитесь мало выявить проблему, необходимо информировать все заинтересованные стороны, руководство и получить согласие на начало работы над проблемой. Вдруг то что нам кажется проблемой это оказывается так и должно быть. Воронка согласование проста и состоит всего из двух стадий: разработка и согласование, ну и естественно отказать.

• Следующие воронки сегментируют проблему: для разработчиков, для менеджеров, для водителей, для бухгалтерии, для охраны для всех и так далее.

Какие поля содержит карточка согласования описания новой проблемы и инструкции по борьбе с проблемой?

1. Выбрать тип регламента.
2. Описать, о чем регламент или инструкция.
3. Описать проблемы и причины создания инструкции.
4. Приложить успешные кейсы.
5. Приложить негативные кейсы.
6. Описать тесты и вопросы свидетельствующие о решении проблемы, которые необходимо будет выполнить?
7. Приложить видеоотчет, комментарии, графики, картинки или иллюстрации.
8. Указать Теги.

Рассмотрим в качестве примера заявку на регламент о оценке знаний сотрудников по результатам корпоративного обучения. Причина создания документа была вызвана тем, что внутри компании проверяющие лица (экзаменаторы) по-разному, оценивали приобретённые сотрудниками знания и правильные ответы оценивались, по внутреннему убеждению, а не по единым правилам.

Прописываем за что конкретно начисляются баллы. Количество условий ограничений не имеет. Есть небольшое правило, после каждого описания в следующую ячейку записываем точку, это нужно для формирования на выходе красивого документа.

В итоге после заполнения полей генерируется красивая печатная форма итогового документа.

Далее подготовленный документ передаётся на согласование руководству. Роботы ставят автозадачи заинтересованным лицам. Процедура согласования стандартная и в текущей статье детально не рассматривается.

По завершения процедуры согласования принятый и утверждённый руководством регламент копируется в воронку соответствующего направления, сегмента или отдела для информирования и обучения сотрудников. Каждый сотрудник выбранного сегмента в итоге получит автозадачу с ссылкой на новый регламент, описанием задачи и чек-листом.

Задача штатным ПО Битрикс24 может быть поставлена конкретным специалистам, группам, отделам или всем сотрудникам компании.

Формат ознакомления всех заинтересованных лиц с новым регламентом или инструкцией с применением задач это самый простой и удобный способ контроля и соблюдения сроков исполнения ознакомления и внедрения в работу подтверждённый исполнителем.

Замечательно ещё то, что история работы сотрудниками с нормативной актуальной легко обновляемой электронной документаций компании чётко фиксируется и оценивается по контрольным вопросам в CRM.

Организация доступов к инструкциям и регламентам

• Легко распределяется и ограничивается ролями и должностями с помощью штатного инструмента «Права доступа».
• Сотрудник с правами администратора портала легко выполняет эту штатную процедуру в соответствии с внутренними инструкциями.

Что нужно для реализации решения:

• Действующий коммерческий портал Битрикс24.CRM поддерживающий смарт-процессы, роботы и бизнес-процессы.
• Штатный модуль генератор документов.
• Диск.
• Модули задачи и группы.

Сколько стоит реализация?

Условно бесплатно, если настройка проводится самостоятельно так все что нужно есть в штатном ПО Битрикс24.

Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:

• Телеграм: https://CRM4.org/t/
• RuTube : https://CRM4.org/r/
• Вконтакте: https://CRM4.org/v/
• Яндекс.Дзен: https://CRM4.org/d/

С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»