Это статья продолжает тему связанную с автоматическим распознаванием бумажных документов и загрузкой их в 1С:Предприятие.
Я уже рассказал в целом про распознавание документов, для чего, зачем и как? И рассмотрел практический пример распознавание документа в программе 1С:Бухгалтерия 8.
В этой статье расскажу, как можно с помощью телефона фотографировать документы и эти документы будут автоматически загружаться в 1С:Управление нашей фирмой в виде учетных документов программы.
Рассмотрим практический пример:
Вводные данные:
У нас есть сеть розничных магазинов, все магазины работают в облачной 1С:УНФ размещённой в сервисе 1С:Фреш. Сеть состоит из 30 небольших торговых точек, в каждой из которых в одну смену работает один человек — продавец;
Есть центральный офис, где работают менеджеры по закупкам;
У компании нет отдельного общего склада, весь заказанный товар поставщики привозят напрямую в торговые точки;
Как происходит приемка товара:
Продавец в торговой точке проверяет товар и подписывает накладную;
Фотографирует телефоном накладную и отправляет в офис менеджеру через Viber;
Менеджер из Viber пересылает себе на почту и распечатывает картинку на принтере. С телефона трудно рассмотреть информацию;
Менеджер вручную вводит данные с распечатанной картинки в информационную систему;
Менеджер через Viber сообщает продавцу, что накладная введена, можно раскладывать товар, печатать ценники и делать продажи;
При работе по такой схеме есть ряд проблем:
- Скорость ввода информации в информационную базу;
- Магазинов много, продавцы меняются, нужно постоянно помнить, кто из какого магазина пишет, куда делать приход;
- Фотографии не всегда качественные, нужно перезапрашивать у продавцов, на это уходит время;
- Продавцам не понятно, когда можно продавать товар, постоянно сидят в телефоне на переписке с менеджерами;
👍 В этой статье предложу решение с помощью которого можно снять эти проблемы.
Итак, у 1С есть специализированное мобильное приложение — 1С:Сканер документов.
Как все работает?
1️⃣ Настройка мобильного приложения
1. Каждому продавцу нужно установить на телефон приложение 1С:Сканер документов, оно есть и для платформы iOS и для Android
2. Теперь нам нужно связать мобильное приложение на телефоне с нашей учетной 1С. Заходим в раздел Администрирование, далее Настройка распознавания документов. В открывшемся окне нажимаем по ссылке —Мобильные приложения. На панели инструментов нажимаем кнопку — Добавить. Придумываем название, например адрес торговой точки и указываем ответственного менеджера, который будет получать документы от этого мобильного приложения.
Программа нам предлагает, два варианта для связки телефона и 1С. Первый по ключу пользователя, если удаленная точка далеко, то лучше послать код пользователя через мессенджер и пользователь на телефоне его сможет ввести, второй способ, если есть возможность напрямую сфотографировать QR-Код телефоном, то можно воспользоваться этим вариантом.
3. Настройку в 1С мы закончили, теперь переходим к настройкам в телефоне. Запускаем приложение и при первом запуске программа просит ввести либо код приложения либо отсканировать QR-Код. См. предыдущий пункт.
2️⃣ Работа с мобильным приложением
1. После активации у нас открывается главный экран. Внизу есть кнопка Сделать фото, нажимаем ее. И с помощью камеры телефона фотографируем нужные документы. Далее жмем кнопку — Распознать. Документ будет поставлен в очередь на распознавание и после отправлен в нашу учетную программу.
2. Продавец в мобильном устройстве может отслеживать статусы обработки своего документа. Ему не нужно постоянно спрашивать у менеджера, что происходит с документами. Вся нужная информация есть на главном экране мобильного приложения.
Описание статусов:
- Отправляется — Документ передается через интернет;
- Обработка — Документ распознается;
- Распознан — Документ удалось распознать;
- Загружен — Документ загружен в учетную программу. Менеджер начал с ним работу;
- Проведен — Документ принят к учету, можно продавать этот товар;
- Ошибка — Алгоритм не смог распознать документ. Возможно фотография была смазана, нужно попробовать заново сфотографировать и отправить в обработку;
По каждому документу можно посмотреть историю обработки:
3. Менеджер в офисе работает в 1С и на его рабочем столе отображаются все документы которые поступают из торговых точек, он видит из какой точки пришел документ, в каком состоянии он находиться и просто в порядке очереди без суматохи обрабатывает каждый из них.
👍 Итого имеем решенные проблемы:
- У менеджера нет путаницы, какие документы введены, а какие еще нет;
- Не нужно делать лишние действия по пересылке сообщений себе на почту с последующей их распечаткой;
- Сокращается общее время обработки накладных;
- Обратная связь. Продавец в мобильном приложении видит, когда накладная проведена в программе. Не нужно лишний раз уточнять у менеджера;
- Менеджеру не нужно просить переснять накладную, если фотография получилась размытой. Продавец сам контролирует это через мобильное приложение;
#1с #бухгалтерия #распознавание #роботы #автоматизациябизнеса #мобильноеприложение #сканер
