У компаний бывают трудности с переездом на новые облачные сервисы и почту: нет доступа к API, нельзя корректно перенести данные, да и к новому интерфейсу нужно привыкнуть. В результате отлаженные годами процессы замедляются. Контакты и информация теряются, специалисты поддержки тратят много времени на настройку, а часть данных и вовсе восстановить невозможно.
В статье рассказываем про облачные сервисы VK WorkSpace и даем пошаговую инструкцию по подключению каждого из них: покажем, как все настроить и перенести данные в несколько кликов.
Как начать пользоваться сервисами VK WorkSpace
VK WorkSpace — подписка на сервисы для организации работы в команде. Включает корпоративную почту VK WorkMail, облачное хранилище VK WorkDisk, цифровое пространство для коммуникаций VK Teams и сервис рассылок.
Зарегистрируйтесь на платформе, системному администратору нужно указать корпоративный домен и подтвердить права на него. После этого можно добавить других пользователей, создать до 5000 почтовых ящиков, экспортировать контакты и переписку из других почтовых систем, настроить уровни доступа.
Для сотрудников все еще проще — им достаточно получить доступ у администратора. И можно пользоваться облачным хранилищем, отправлять и получать письма, общаться и отправлять рассылки.
3 шага, чтобы начать пользоваться корпоративной почтой VK WorkMail
Можно создать почту на своем домене, например mycompany.ru. Тогда почтовый ящик будет выглядеть так: name@mycompany.ru. Если своего домена нет, можно выбрать имя в бесплатной зоне bizml.ru — тогда ваш почтовый адрес будет таким: name@mycompany.bizml.ru.
Если создаете почту на своем домене, потребуется подтвердить, что вы владелец, и настроить работу:
- Ввести имя домена и нажать «Подключить».
Чтобы выбрать адрес на bizml.ru, системному администратору нужно перейти на сайт VK WorkSpace, создать новый проект и добавить пользователей. После этого сотрудники смогут отправлять и получать письма, просматривать и редактировать офисные документы онлайн, делиться большими файлами и работать с несколькими почтовыми ящиками одновременно.
Переехать на VK WorkMail с любой другой почтовой системы можно в четыре шага.
- Подключите домен к biz.mail.ru (см. инструкцию выше).
- Включите миграцию. Для этого перейдите в раздел «Почта» → «Миграция» и нажмите на ВКЛ. Выберите почтовый сервис, с которого будет осуществляться миграция почтовых ящиков (Яндекс, Gmail, Exchange), или укажите данные для своего сервера, выбрав «Другой сервер». Нажмите «Сохранить».
- Перенесите все почтовые ящики на серверы biz.mail.ru
2 шага, чтобы подключить VK Teams
VK Teams — это единое цифровое пространство для общения вашей команды. С помощью сообщений, аудио- и видеосвязи сотрудники могут оперативно решать повседневные задачи, проводить мозговые штурмы и планерки. Групповые чаты и каналы можно использовать, чтобы организовывать мини-команды или сообщить важные новости.
Чтобы начать, сотрудникам нужно:
- Получить у системного администратора логин и пароль. Для этого сисадмину нужно зарегистрировать компанию в VK WorkSpace и добавить сотрудника в качестве нового пользователя с соответствующим уровнем доступа.
- После этого можно пользоваться сервисом: общаться, передавать друг другу файлы и решать другие задачи. Дополнительно ничего не нужно настраивать, и все коллеги сразу отображаются в контактах.
3 шага, чтобы начать пользоваться облачным хранилищем VK WorkDisk
VK WorkDisk — это облачное хранилище для бизнеса. Позволяет хранить документы на файловом сервере, а не на флешках и дисках. Носитель может сломаться, а из облака данные никуда не пропадут — копии хранятся в нескольких дата-центрах.
В VK WorkDisk можно хранить архивы, материалы для презентации или медиафайлы. Достаточно отправить коллегам ссылку, и они получат доступ к нужному документу в любой точке мира.
Начать пользоваться VK WorkDisk можно в 3 простых шага:
- Создайте проект на biz.mail.ru
- Перейдите в интерфейс администрирования вашего проекта. В меню слева нажмите «Файловое хранилище». Выберите вариант оплаты (ежемесячно или ежегодно), тариф и нажмите «Подключить».
- Пополните баланс, чтобы файлы всегда были доступны.
3 шага, чтобы начать пользоваться рассылками для бизнеса
Корпоративные рассылки позволяют отправлять письма по электронной почте, SMS и сообщения в Viber. Так вы сможете взаимодействовать с клиентами через несколько каналов сразу: вести email-рассылку, писать в мессенджер и отправлять SMS. А значит выше вероятность, что ваше сообщение прочитают.
Чтобы начать пользоваться рассылками, нужно:
- Войти в почтовый ящик администратора домена и перейти в панель администрирования (она находится слева).
- В левом меню выбрать «Почтовые рассылки».
- Нажать «Подключить».
Новые пользователи получают 50 бесплатных писем для пробной рассылки на 5 получателей. Чтобы увеличить количество писем и получателей, перейдите в «Тарифы» и купите подписку. Деньги будут списываться с общего счета VK WorkSpace — не нужно лишний раз тратить время на подготовку документов и сверку документов.
Enterprise-решение для корпораций и госкомпаний
Крупным компаниям мы готовы предоставить кастомизированные решения для конкретных бизнес-задач. Входящие в VK WorkSpace сервисы можно развернуть на ваших серверах, интегрировать с CRM и другими корпоративными системами. Сотрудники смогут быстрее проводить рутинные операции: собирать и отправлять отчеты, обмениваться файлами, вносить исправления в документы.
