Бытует мнение, что приобретение программного обеспечения повысит эффективность бизнеса, увеличит прибыль и сократит расходы, повысит качество производимых товаров и услуг. Так ли это?
Естественно это так. Ведь для того и существует программное обеспечение, чтобы ежедневную и рутинную работу делать быстрее и уменьшить вероятность ошибки. Снизить затраты на управление, контрольные процедуры, увеличить скорость выполнения работ и повысить качество этих работ. Это цели программного обеспечения и задачи, которое оно должно выполнять.
И на первый взгляд – все понятно и кажется, что достаточно сделать 4 простых шага:
1. Связаться с поставщиком ПО
2. Приобрести лицензию
3. Зарегистрировать сотрудников компании
4. Начать работать
Но эффект от такого приобретения в 90% случаев не наступит никогда. В большинстве случаев, использование программного обеспечения незначительно улучшает все показатели деятельности компании. Вот некоторый перечень улучшений в следствии такого приобретения:
- Становится проще контролировать деятельность сотрудников
- Появляется более-менее понятный инструмент управления документами
- Деятельность становится частично управляемой.
Бесспорно, жить компании становится легче, но это только на первых парах. В небольшой временной перспективе, использование нового цифрового инструмента приводит к тому, что приобретенный инструмент превращается в цифровое «болото» из которого придется вылезать.
Для того, чтобы избежать ненужных трат, не потерять впустую время и пользоваться с максимальным эффектом всеми возможностями программного обеспечения и получать максимальный результат от его использования, необходимо сделать несколько обязательных действий.
Обозначьте бизнес-требования к программному продукту
Прежде чем начинать поиск нужного ПО, необходимо понять, что вы от него хотите, какие задачи оно должно решать и какого эффекта от внедрения такого ПО, вы ожидаете, какие показатели должны увеличиться, как и на сколько, какие проблемы должны быть решены.
Ответы на эти вопросы должны быть конкретными и отражать как деятельность компании в целом, так и деятельность отдельно взятых подразделений и должностных лиц. Вместе с этим, обязательно должны быть четко обозначены стратегические цели. Все это вам необходимо для того, чтобы как минимум понимать, какие потоки управления и данные, которые передаются от процесса к процессу, а также сотрудников и отделы, которые несут ответственность за выполнение конкретных действий, а также лиц, отвечающих за результаты и достижения обозначенных в бизнес-процессах показателей.
В идеале – все это должно быть формализовано. Если же у вас нет репозитория бизнес-процессов, хотя бы верхнего уровня, нет сбалансированной системы показателей – воспользуйтесь услугами бизнес-аналитика. Стоимость его услуг окупится гораздо быстрее и с большей эффективность, чем в случае, описанном вначале настоящей статьи.
Установите требования заинтересованных лиц
Очевидно, что использоваться программный продукт будет не только вами. Установите ключевых пользователей программного продукта, включая тех, кто будет вносить данные в систему, кто будет их обрабатывать в последствии и тех, кто будет управлять автоматизированными процессами.
Выполнение этого пункта – обязательно по нескольким причинам. Во-первых, основными пользователями будут являться именно сотрудники и руководители функциональных подразделений и именно они будут основными стейкхолдерами требований, обладающими знаниями о том, как должна работать система и каким образом будет осуществляться взаимодействие с ней. Во-вторых, при установлении требований стейкхолдеров, снимается достаточно большой пласт сопротивления при внедрении нового цифрового инструмента. В-третьих, их требования будут как раз находится на стыке бизнес-потребностей и технической реализацией и будут максимально учитывать особенности осуществления повседневной деятельности.
Установите функциональные и нефункциональные требования
Функциональные требования – требования, определяющие действия, которые должна выполнять система. Другими словами, это требования, которые описывают, как система должна себя вести, когда ей предоставляются определенные входные данные или условия. Эти требования обычно ориентированы на действия. Например, «Когда пользователь делает А, система будет делать В». Если у вас есть описанные в соответствии с требованиями к описанию и формализации бизнес-процессов, то сделать это будет намного легче. А если же вы пользуетесь услугами бизнес или системного аналитика, сформулировать такие требования будет еще проще и быстрее.
Нефункциональные требования, как правило, используются для описания некоторых атрибутов системы или атрибутов системного окружения. Благодаря их классификации, система получит более конкретизированные и понятные очертания. К таким требованиям относятся:
Производительность
Доступность
Безопасность
Масштабируемость
Обслуживаемость
Отказоустойчивость
Возможность передачи (синхронизации, миграции) данных
Удобство использования (Usability)
Нефункциональных требований может быть и больше. В некоторых случаях, они являются ограничениями при выборе программного продукта, в некоторых – предоставляют необходимую для выбора информацию.
Проведите сравнительный анализ подходящих под ваши цели и задачи программных продуктов
Только после того, как вы установили, чего вы хотите от программного продукта, чего хотят от него ваши сотрудники и отделы, а также установили, как себя должна вести система и какими свойствами она должна обладать, все требования можно свести в одну сравнительную таблицу, на основании который, станет возможным подобрать оптимальный по своим свойствам и стоимости программный продукт, для его последующего внедрения. Такая таблица может иметь различный вид. Требования могут быть приоретизированны с помощью системы баллов или каким-либо другим способом, удобным для вас.
Выполнение этих простых и в тоже время обязательных шагов, позволит не просто сэкономить деньги на приобретение программы, но и предоставит возможность его понятного и прозрачного внедрения и последующего экономически и организационно обоснованного развития ИТ инфраструктуры вашей компании, долгосрочного и соответствующего требованиям современного клиента, развития.
