Денис Шипицын, генеральный директор Центра бизнес-услуг ТМК-Синара, рассказал Клубу ОЦО, как компания определилась, какие именно функции целесообразно выводить в Центр и какие предприятия сначала переводить на обслуживание в ОЦО, почему подробные интервью с сотрудниками всех предприятий очень помогли при определении целевых бизнес-процессов и переводе сотрудников, а также какие задачи стоят перед ЦБУ в ближайшей перспективе.
Предпосылки создания ОЦО и старт проекта
Идея создания ОЦО обсуждалась в нашей компании еще за 2-3 года до старта проекта – мы изучали опыт других компаний, обменивались мнениями относительно целесообразности вывода функций в общий центр обслуживания. В конце 2019 года мы стали более предметно заниматься этим вопросом – пообщались с консультантами, пригласили на стратегические сессии тех, кто уже имеет большой опыт в организации ОЦО и в итоге пришли к решению о старте проекта в 2020 году.
Мы понимали, что создание ОЦО позволит, с одной стороны, повысить эффективность общих, вспомогательных и повторяющихся бизнес-процессов предприятий ТМК и Группы Синара, а, с другой стороны, даст возможность бизнесу сконцентрироваться на производстве и операционной эффективности. Кроме того, проект полностью вписывался в стратегию двух групп.
Драйвером проекта запуска ОЦО был Совет директоров и первые лица компаний – генеральные директора ТМК и Группы Синара. После того, как Совет директоров одобрил идею реализации проекта, началась предпроектная стадия. Она заняла три месяца: за это время мы определились с концептуальным дизайном – какой именно ОЦО мы будем строить (перед стартом он получил название Центр бизнес-услуг), какие функциональные направления в нем будут, какие предприятия будут выводиться на обслуживание сначала, где будет базироваться Центр. Проектом по запуску ОЦО занималась рабочая группа проекта, сформированная из сотрудников компании и внешних лидеров, совместно с консультантами по стандартной методологии проектного управления. Далее рассмотрим эти вопросы более подробно.
Определение функционала ОЦО
Мы проанализировали опыт работы других ОЦО на российском рынке, рассмотрели топ-10 функций, которые выводятся в сервисные центры, изучили рекомендации консультантов и пришли к решению о создании многофункционального классического ОЦО с набором самых популярных функций – бухгалтерский учет и отчетность, кадры и финансы. Затем мы решили добавить юридическую функцию, поскольку она уже была частично централизована, и мы понимали, как в дальнейшем повышать ее эффективность.
Коротко расскажу о функционале, который планировалось выводить в Центр. Если бухгалтерия и кадры (в частности, кадровое администрирование и учет рабочего времени) – это традиционные обслуживающие функции, то в финансовый блок, помимо казначейства, у нас входил неклассический функционал, который, как правило, в других компаниях выполняет бухгалтерия или другие подразделения – документальное сопровождение закупок и продаж, а также договорной деятельности по сбыту. Юридическая служба представлена тремя основными направлениями: корпоративная работа, недвижимость, доверенности; судебно-претензионная работа; договорное направление – поддержка всех предприятий от заявки на договор до заключения договора и его регистрации в учетных системах.
Выбор локации
В рамках разработки детального дизайна был проведен анализ возможных локаций. Мы составили рейтинговую шкалу с использованием различных критериев. Это должен был быть большой город с хорошей кадровой доступностью, наличием офисных площадей, транспортной инфраструктурой. Кроме того, обращали внимание на наличие учебных заведений с профильными специальностями, затраты на персонал в регионе и наличие действующих ОЦО других компаний. По совокупности всех критериев мы выбрали Екатеринбург. Определяющим фактором стало присутствие в регионе значительного количества предприятий ТМК и Группы Синара.
Продолжение статьи читайте по ссылке