В кадровой политике существует такой показатель как Full-Time Equivalent, сокращенно FTE- эквивалент полной занятости.
Ваши сотрудники являются вашим основным активом, без них не было бы продукции, услуг и обслуживания предприятия, то есть сотрудники являются основой прибыльности и успешности предприятия.
Соответственно, от производительности и результативности работы ваших людей зависит успех компании.
Показатель FTE является той мерой вовлеченности каждого сотрудника, который обязательно должен измеряться.
Также FTE применяется для расчета количества рабочих мест.
На этом этапе возникает вопрос: а как посчитать производительность отдельного сотрудника?
И здесь важно понять, какой функционал выполняет каждый сотрудник, можно ли его считать при помощи средств учета трудозатрат.
Есть два вида функционала.
Функционал, который легко вычислить, он имеет законченную операцию, иногда называют транзакционным.
Транзакционный- это повторяющийся операционный функционал, который выполняется планово, ежедневно и след от данной операции остается в какой- либо системе.
Пример: бухгалтер, ежедневно проводит банковские операции в 1С системе, формирует акты и накладные и т.д. Данный функционал можно полностью оцифровать и сделать расчет норматива производительности, так как каждое действие бухгалтера зафиксировано в программе 1С. Для этого в 1С пишутся отчеты, которые собирают информацию по движению документов и далее эти отчеты анализируются. Если на каждую операцию провести хронометраж (учет затраченного времени), то можно посчитать сколько часов бухгалтер потратил на все операции.
Транзакционный функционал можно определить и в других должностях. Например у ревизоров можно посчитать и предсказать количество ревизий и трудозатраты на весь процесс. Сложнее определить этот функционал у сотрудников отдела маркетинга, у них чаще всего творческая работа, требующая время на мозговой штурм, анализ и переговоры с подрядчиками, но и этот функционал можно оценить при помощи средств учета задач.
Нетранзакционный- это тот функционал, который происходит хаотично, неопределенно и в разных системах, к ним относится работа с документами через электронную почту, рабочая переписка в мессенджерах, звонки, дизайн макетов и тд.
Пример: в отдел кадров по почте приходит запрос на подготовку справки по сотруднику. Данный функционал можно перевести в транзакционный, если осуществить перевод работы в 1С документооборот или другую систему учета задач. Дизайнеру дали задачу разработать макет баннера. Для того чтобы оценить трудозатраты, эту задачу необходимо оформить через систему учета задач.
Зачем нужна автоматизация и что можно автоматизировать?
Автоматизировать можно все, где есть логика процесса, но здесь важно понимать стоимость внедрения автоматизации, какой эффект она даст и какой срок окупаемости.
Для того чтобы определить необходимость автоматизации, вам нужно провести следующий анализ:
- Определить список процессов, по которым у вас возникают сомнения (например долгий процесс или периодически появляются грубые ошибки на основе человеческого фактора)
- Необходимо провести хронометраж каждой задачи в разрезе этапов внутри этой задачи, для того чтобы зафиксировать данные до реализации изменений (после изменений эти данные понадобятся для оценки эффекта от автоматизации)
- Определить все ошибки, которые возникают (даже самые мелкие), сделать список в excel. Затем проанализировать его и выделить следующие ошибки по параметрам: системная ошибка (более 3 раз), количество по магазинам, количество по сотрудникам, ошибки по невнимательности, технические ошибки и тд.
- Определить по каждой задаче количество повторений за месяц (повторений не ошибок, а самой задачи. Например: количество инвентаризаций за месяц)
- Определить цель, к какому результату вы хотите прийти (например: 1. сократить инвентаризацию одного магазина с 16 часов до 6 часов. 2. Сократить время по формированию отчетов с 2 часов до 5 минут)
- Оценить будущий эффект от реализации изменений
- Выписать возможные методы автоматизации по каждому процессу и оценить их стоимость. Здесь вы можете обратиться к своим ИТ специалистам или пригласить стороннего бизнес-аналитика.
- Составить список процессов под автоматизацию и изменение бизнес- процесса, нарисовать новые схемы БП.
Автоматизация существенно сокращает время на операцию или задачу, а значит высвобождает время у сотрудников, что в итоге позволит легче перенести функционал сокращенного сотрудника на других людей или разгрузить значимых сотрудников под новые проекты.
Примеры автоматизации:
- Отчеты для отдела маркетинга и склада в 1С системе в разрезе продаж и поведения покупателей
- Перевод ручной инвентаризации в инвентаризацию через сканирование
- Автоматизация учета задач всех сотрудников, расчет их производительности (уход от блокнотов и мессенджеров)
В таблице 1 приведены примеры автоматизации в непродовольственной рознице.
В следующих статьях я опишу виды автоматизации и их применение.
#маркетинг #розница #аналитика #продажи #оптимизация #бизнеспроцессы #FTE #ПРД
