Удачная закупка, положительный входной контроль ещё не означают, что до рабочего места дойдет комплектующее изделие или материал, в нужном количестве, нужные сроки и соответствующий установленным требованиям. Для этого нужно организовать хранение закупленной продукции, её фрагментацию (кто-то выдает в работу сразу бочку ацетона?) и выдачу. Само собой – проверки (перепроверки) в течении гарантийного срока и отчетность.
Как правило, многие организации «ленятся» сооружать отдельный полноценный стандарт (регламент, инструкцию) и норовят обойтись набором положений о подразделении, должностными инструкциями и нормами расхода.
Всё же позволю себе рекомендовать обзавестись стандартом организации (регламентом, инструкцией), устанавливающим процедуру обращения в Вашей организации продукции, поставленной внешними поставщиками. Сэкономите кучу нервов, времени и средств.
Для начала определимся с объектом процедурирования. Последнее словечко услышал от одного напыщенного лощеного и пахнущего западом эксперта, честное слово – поубЫвал бы…
К закупленной продукции отнесём комплектующие (покупные) изделия по ГОСТ 2.101 и изделия, получаемые в порядке кооперирования, комплектующие изделия межотраслевого применения по ГОСТ РВ 15.205, материалы и сырьё, поступающие от изготовителей (поставщиков) в организацию для комплектации (изготовления) продукции в процессе её разработки и производства. К закупленной продукции в рамках требований создаваемого стандарта лучше не относить продукцию, приобретаемую для обеспечения функционирования процессов (кроме процесса «Управление производством») и деятельности организации.
Целями реализации процедуры обращения в организации закупленной продукции, как правило, являются:
- учет движения закупленной продукции от приема до выдачи в производство;
- обеспечение сохранности соответствия закупленной продукции установленным требованиям с момента приема до получения результатов входного контроля (иначе рекламацию отфутболят);
- периодический контроль за соблюдением установленных правил и сроков хранения закупленной продукции до получения результатов входного контроля;
- обеспечение сохранности соответствия закупленной продукции установленным требованиям с момента получения результатов входного контроля до выдачи в производство или отправки поставщику (при наличии оснований).
Процедура обращения закупленной продукции может включать следующие этапы:
- прием закупленной продукции на склады организации;
- складирование и хранение закупленной продукции;
- контроль закупленной продукции при хранении;
- выдача закупленной продукции в производство;
- оценка процедуры;
- действия на основании оценки процедуры.
Начало алгоритма реализации процедуры можно нарисовать так.
Приём закупленной продукции на склады организации
Доставленная в организацию закупленная продукция размещается под руководством представителя отдела материально-технического снабжения (ОМТС) на соответствующем типу продукции складе. Думаю, всем понятно, что кислоту лучше не хранить совместно с электроразъемами.
Прием, хранение, отпуск и учет закупленной продукции по каждому складу производят соответствующие кладовщики, на которых возложена ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску продукции. С указанными должностными лицами, как правило, организация заключает договоры о полной материальной ответственности в соответствии с ТК РФ.
Закупленная продукция, поступившая в организацию, регистрируется в журнале кладовщиком склада, в который поступила продукция с оформлением приходного ордера на основании товарно-сопроводительной документации в день поступления. Приходный ордер (форма М-4) кладовщик оформляет в одном экземпляре и передает его менеджеру ОМТС.
При поступлении закупленной продукции в организацию:
а) кладовщик проверяет:
- исправность упаковки (контейнер, ящик и др.);
- наличие сопроводительной документации, удостоверяющей качество закупленной продукции (паспорт или этикетка, другие документы согласно договору на поставку);
- соответствие количественных характеристик поступившей продукции (вес; количество ящиков, мешков, связок, кип, пачек и т.д.) товарно-сопроводительной документации (накладная, счет-фактура и др.);
б) менеджер ОМТС проверяет правильность оформления товарно-сопроводительной документации на закупленную продукцию.
Порядок действий при выявлении несоответствий устанавливают соответствующим СТО (регламентом, инструкцией).
При соответствии закупленной продукции по результатам проверок кладовщик совместно с менеджером ОМТС оформляет необходимые товарно-сопроводительные документы для передачи представителю поставщика (транспортной компании), который мается, курит и снова мается....
Учет полученной продукции и её движения, ведется кладовщиком с применением карточек учета материалов по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам продукции. Карточки оформляются по форме М-17, допускается применение других форм, согласованных с главным бухгалтером.
Складирование и хранение закупленной продукции
Разгрузка и сортировка закупленной продукции производится под руководством кладовщика.
Поступившая продукция выгружается и складируется на специально отведенные места в складских помещениях и на открытых площадках согласно схемам по видам, маркам, типоразмерам раздельно. Маркировка продукции (бирка, ярлык и др.) должна находиться со стороны проезда или прохода.
Схемы складирования разрабатывает технологический отдел по установленной им форме. Эти схемы кладовщик размещает в складском помещении на видных местах.
В местах складирования закупленной продукции, между штабелями оставляют свободные проходы и проезды для осмотров, подсчета, быстрого нахождения необходимых материалов и беспрепятственного их ввоза и вывоза.
Хранение закупленной продукции, независимо от её состояния по отношению к процедуре входного контроля (подвергнута или не подвергнута входному контролю), должно соответствовать требованиям нормативной документации на эту продукцию, а комплектующих (покупных) изделий ‒ также требованиям ГОСТ В 9.003 и ГОСТ РВ 9.515.
Закупленная продукция, для которой в нормативной документации установлены особые условия хранения (температура, влажность и др.), хранится в отапливаемых складских помещениях, соответствующих ГОСТ 15150. Температура и влажность воздуха фиксируется кладовщиком в журнале по форме приложения ХХХ ежедневно (если иное не оговорено в ТУ на продукцию). Уборка таких складских помещений производится при помощи средств, не увеличивающих влажность и запыленность воздуха.
При наличии требований, при складировании и хранении закупленной продукции (например, полупроводниковых компонентов, электронных устройств и др.), должна быть обеспечена защита от электростатических явлений.
После поступления, регистрации и размещения закупленной продукции на соответствующих складах, бюро входного контроля (БВК) проводит входной контроль продукции в соответствии с требованиями СТО ….. Документом, на основании которого кладовщик выдает закупленную продукцию в производство, является карта входного контроля (КВК). Что за карта? С ней мы разбирались здесь.
Контроль закупленной продукции при хранении
При хранении закупленной продукции необходимо проводить периодический (в сроки, установленные документацией на закупленную продукцию – при наличии этих требований) контроль:
- условий хранения;
- состояния тары, упаковки и консервации закупленной продукции;
- качества хранящейся закупленной продукции.
Указанный контроль проводится в организации для продукции, не подвергнутой входному контролю и для продукции, признанной по результатам входного контроля годной для использования по назначению.
Понятно, что в СТО нужно определить планирование контроля, кто проводит, какие документы оформляются. И главное – что делать, если что-то пошло не так…
Проведение с закупленной продукцией работ, предусмотренных в период хранения нормативной документацией (перелуживание, переконсервация, тренировка и т.д.), организовывают обычно на основании записей в карте входного контроля.
Закупленная продукция с истекшим гарантийным сроком хранения изолируется с последующим принятием решения об их использовании в соответствии с документацией на закупленную продукцию или списании в установленном порядке.
Идентификация закупленной продукции
На складах обычно идентифицируются следующие состояния закупленной продукции:
а) закупленная продукция не подвергнута входному контролю;
б) в закупленной продукции при приеме на склад или при проведении входного контроля выявлены несоответствия (в том числе фальсифицированная (поддельная) продукция);
в) закупленная продукция по результатам входного контроля соответствует установленным требованиям и допущена к использованию по назначению в производстве;
г) закупленная продукция с истекшим гарантийным сроком хранения.
Закупленная продукция, не подвергнутая входному контролю, идентифицируется ярлыком ожидания (установить форму ярлыка).
Закупленная продукция, в которой выявлены несоответствия в процессе приема или входного контроля, идентифицируется ярлыком несоответствия (установить форму ярлыка) и дополнительно биркой «БРАК».
Закупленная продукция, которая по результатам входного контроля соответствует установленным требованиям и допущена к использованию по назначению в производстве, идентифицируется ярлыком соответствия (установить форму ярлыка). Номер ярлыка должен совпадать с номером карты входного контроля – так проще будет жить на этом свете. При выдаче закупленной продукции в производство по частям (разливаем по стаканам пресловутую бочку ацетона) оформляются дополнительные ярлыки с присвоением номера следующим образом: номер основного ярлыка/номер выдачи по частям, например: 23/1. В этом случае в дополнительном ярлыке указывается количество выдаваемой по частям продукции.
Сведения о дополнительных ярлыках (номер, количество допущенной продукции) кладовщик указывает на обороте основного ярлыка соответствия. Эти сведения заверяются подписью кладовщика.
Закупленная продукция с истекшим гарантийным сроком хранения, идентифицируется ярлыком несоответствия (установить форму ярлыка) и дополнительно биркой «БРАК».
Само собой, нахождение на складе продукции без идентификационных признаков не допускается.
Порядок выдачи закупленной продукции в производство
Закупленная продукция отпускается со складов кладовщиками по весу, объему или счету, в строгом соответствии с установленными расходными нормативами и объемом производственной программы.
Закупленная продукция выдается в производство только после получения и оформления положительных результатов входного контроля (при наличии карты входного контроля).
Выдача закупленной продукции в производство осуществляется строго в порядке её поступления на склад организации, поплавочно (для металлов) или попартионно, с учетом гарантийных сроков хранения на продукцию (если они установлены) - первый зашёл, первый вышел...
Для количественного учета расхода продукции кладовщик в карточке (М-17) проставляет количество выданной продукции, дату выдачи и заверяет записи своей подписью.
Выдача продукции со склада производится по требованию-накладной (форма М-11) с разрешения начальника ОМТС.
Списки лиц, которым предоставлено право получения (чтобы лишний народ не бегал за спиртом) со складов закупленной продукции, передаются начальником ОМТС кладовщикам соответствующих складов. Данные списки ежегодно оформляются руководителями заинтересованных подразделений, согласовываются с главным бухгалтером и, до 29 декабря (под ёлочку!) направляются начальнику ОМТС.
Кладовщик выдает продукцию строго одной партии, выдача следующей партии продукции производится, как правило, после переработки предыдущей партии.
Смешивание партий недопустимо – комплектовщицы в цехе могут и покусать за это.
Если необходимо, организовывается прием и учет закупленной продукции с центрального склада в подразделении-потребителе.
Риски, возникающие при реализации процедуры, могут быть описаны следующим образом:
- риск приведения закупленной продукции в негодность из-за ненадлежащего состояния складских помещений;
- риск приведения закупленной продукции в негодность из-за некомпетентности персонала, задействованного в процедуре обращения закупленной продукции.
Естественно, определяем действия в отношении указанных рисков, кто их реализует и когда.
Критериями оценки процедуры могут быть:
- отсутствие фактов порчи закупленной продукции при хранении;
- отсутствие фактов нарушений правил идентификации закупленной продукции при складировании и хранении;
- отсутствие фактов выдачи в производство закупленной продукции, не прошедшей входной контроль;
- наличие оформленной надлежащим образом документированной информации, предусмотренной СТО.
Содержание готового стандарта организации по обращению закупленной продукции можно посмотреть здесь:
СТО 123456RW-163-2021 Система менеджмента качества. Управление закупками. Обращение в организации продукции, поставленной внешними поставщиками
Такой же стандарт, но - для общепромышленной продукции можно посмотреть здесь:
СТО 8765RISO-156-2022 Управление закупками. Обращение в организации продукции, поставленной внешними поставщиками
Посмотрели? Если нужно и понравилось – не грех и прикупить…
Актуальный перечень ранее опубликованных статей со ссылками посмотреть/скачать.
16.06.2022