С 1 января 2022 года электронный документооборот стал обязательным для работы с маркированными товарами: передавать сведения в Честный ЗНАК теперь можно только с помощью оператора ЭДО. Расскажем, кто обязан использовать электронный документооборот, как он работает и чем полезен.
Как работает ЭДО
Электронный документооборот — это обмен документами между контрагентами и контролирующими органами в электронном виде через интернет. Такие документы имеют юридическую силу, так как подписываются сертификатом квалифицированной электронной подписи (КЭП).
Компании обмениваются документами с помощью оператора ЭДО. Он дает возможность создавать, отправлять и отслеживать статус документа. Каждая компания подключается к оператору ЭДО самостоятельно, иметь одинакового оператора для обмена документами не обязательно.
Электронные документы, как и бумажные, тоже нужно хранить: либо самостоятельно, на жестких дисках, либо у оператора электронного документооборота.
В первом случае компания подвергает себя риску: сложно обеспечить дублируемость документов и устойчивость серверов к неполадкам. Во втором случае документы хранятся у оператора ЭДО, и за их сохранность можно не переживать. Например, оператор ЭДО Контур.Диадок хранит данные в трех дата-центрах, что делает этот способ надежнее.
При обмене документами с маркированными товарами добавляется еще один участник — Честный ЗНАК. Цепочка движения документов выглядит так: производитель создает УПД и наполняет его кодами маркировки → отправляет УПД оптовику → оптовик принимает документ → оптовик создает УПД, тоже наполняя его кодами маркировки → отправляет документ розничной точке → розничная точка принимает документ.
На каждом этапе оператор ЭДО автоматически передает информацию в Честный ЗНАК, где контролирующие органы могут следить за перемещениями товара.
Кто обязан использовать ЭДО
Систему маркировки запустили в 2019 году. Тогда использовать ЭДО было не обязательно, передавать коды от одного участника оборота другому можно было с помощью оператора маркировки. С 1 января 2022 года в силу вступило Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 № 2464. Теперь использовать ЭДО обязаны все участники оборота, которые производят и продают такие товары:
- табачные изделия;
- шины и покрышки;
- парфюм;
- фотокамеры и лампы-вспышки;
- одежду, домашнее белье и другие изделия легпрома;
- лекарства.
С сентября 2022 года требование применять ЭДО распространится и на молочную продукцию.
Если не передавать данные в систему маркировки, нарушителя могут оштрафовать: должностное лицо на 1 000 — 10 000 рублей, юридическое на 50 000 — 100 000 рублей. Подробнее о штрафах смотрите в видеоролике.
Зачем ввели обязательное ЭДО для маркировки
Правительство хочет перевести весь документооборот в электронный вид. Это упрощает взаимодействие бизнеса и государства. Например, повышает прозрачность госзакупок, ускоряет налоговые проверки и помогает оперативно реагировать на нарушение законодательства.
Кроме того, развитие ЭДО сокращает расходы. По подсчетам ФНС, в среднем на бумажный документооборот тратится 1,4 трлн рублей в год, а внедрение ЭДО снизит эту сумму примерно в 100 раз. Это также может привести к росту ВВП на 4 — 5 %.
Система маркировки вводится, чтобы следить за оборотом товара, предотвращать появление контрафакта на полках магазина и получать дополнительные поступления с таможенных и налоговых платежей. Для этого нужно отслеживать все этапы жизненного цикла продукта: от ввода в оборот до реализации. При производстве это делается при помощи нанесения кода Data Matrix, а при продаже конечному потребителю — через сканирование кода маркировки на кассе. Электронный документооборот позволяет отслеживать товар во время перемещения между контрагентами.
В чем выгода ЭДО для бизнеса
Экономия
Расходы на электронный документооборот значительно меньше: не надо тратиться на хранение, бумагу и расходники для принтера. Стоит учесть и экономию рабочего времени сотрудников, которые работают с документами.
Автоматизация
С помощью ЭДО можно принимать накладные и УПД с любыми товарами. Это упрощает работу бухгалтеру: не приходится вручную переносить данные с бумажной накладной в учетную систему. Кроме того, электронный документооборот защищает от ошибок, которые могут возникнуть из-за человеческого фактора. Например, поможет предотвратить пересортицу или неверный подсчет остатков.
Безопасность
Документы подписывают сертификатом КЭП. После этого в них невозможно изменить данные, а получить доступ можно только с помощью сертификата.
Контроль
В отличие от бумажного документооборота, электронный не занимает времени: документы передаются мгновенно, и не приходится ждать доставки от почты или курьера. Также в любой момент можно проверить статус документа: отправлен, получен, прочитан или подписан.