Все больше компаний проходят через цифровую трансформацию, и многие из них присматриваются к электронным подписям. На что стоит обратить внимание, и чего ждать от этого инструмента?
Переход от бумажных документов к электронным помог многим удаленным командам упростить работу и повысить эффективность. Практика подписания документов на бумаге приводит к задержкам, угрозам информационной безопасности и ненужным расходам. Электронная подпись не только позволит избежать всего этого, но и облегчит цифровую трансформацию на предприятии.
Оцифровка документов — важная часть цифровой трансформации любой организации. Пандемия ускорила переход на электронную документацию: чтобы упростить сотрудникам доступ к данным, обмен информацией и документооборот, компании стали отказываться от бумажных документов в пользу файлов и сканов.
Но сколько организаций продолжают подписывать договоры и другие документы на бумаге? Это создает дополнительные трудности, особенно если документ должны подписать несколько человек, которые работают в разных местах. Каждый из них должен подписать оригинал на бумаге и затем отправить его следующему подписанту по обычной или электронной почте. А получатель должен распечатать, подписать, снова отсканировать и отправить файл.
Такой подход несет в себе много рисков, включая:
- Риски информационной безопасности: когда контрактную и прочую конфиденциальную информацию передают по незащищенным каналам, она может потеряться или попасть не в те руки.
- Задержки в работе: вместо того, чтобы заниматься вопросами бизнеса, найма и другими процессами, сотрудники тратят время на пересылку и подписание бумаг.
Именно поэтому, желая сделать процесс подписания документов более эффективным и безопасным в современном цифровом мире, все больше организаций внедряют электронные подписи.
95 % компаний уже используют, планируют купить электронную подпись или оценивают предложения поставщиков таких решений.
Что собой представляет электронная подпись?
Электронная подпись (ЭП) — это электронное подтверждение того, что подписант намерен согласиться с содержанием документа или набором данных. Как и собственноручная подпись, ЭП свидетельствует о намерении подписанта выполнить условия подписанного документа.
В чем разница между электронной и цифровой подписью?
Эти два термина часто используют как синонимы, и все же важно понимать их различия. Европейская комиссия дала определение обоим понятиям.
Электронная подпись — юридическое понятие, определяемое в положении eIDAS Евросоюза (об электронной идентификации, аутентификации и услугах удостоверяющих центров) как «данные в электронной форме, прилагаемые или логически связанные с другими данными в электронной форме и используемые для подписания».
Цифровая подпись — математико-криптографическое понятие, широко используемое для обеспечения конкретных и практических примеров электронной подписи.
Применительно к электронным сделкам на Европейском едином рынке в положении eIDAS выделяется три вида электронных подписей.
1. Простая электронная подпись (ПЭП)
Под этим термином (неофициально используемом в рамках eIDAS) понимается любой вид электронной подписи, не соответствующий критериям усиленной или квалифицированной электронной подписи (см. ниже).
Простая электронная подпись — самый распространенный вид электронной подписи, потому что такие решения легко использовать. Имя автора под электронным письмом, по сути, тоже электронная подпись. Усилить простую электронную подпись и придать ей больше веса в правовом поле можно, добавив дополнительное подтверждение личности подписанта, например, через SMS-код.
2. Усиленная электронная подпись (УЭП)
Это юридически обязывающая электронная подпись, которая однозначно устанавливает личность подписанта и имеет высокий уровень защиты.
Если данные в документе были изменены уже после подписания, УЭП поможет это определить и признать подпись недействительной. Без этой функции подпись не могла бы считаться юридически обязывающей. Чаще всего этот механизм защиты реализуется через инфраструктуру открытых ключей (PKI).
3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Эта подпись надежнее усиленной, потому что она:
- генерируется специальным устройством, которое находится у подписанта (обычно это SIM-карта, смарт-карта или USB-накопитель) или контролируется авторизованным облачным провайдером;
- работает на базе квалифицированного сертификата электронной подписи, выданного аккредитованным удостоверяющим центром.
Какая электронная подпись подходит для моего бизнеса?
Электронные подписи можно использовать во многих случаях, и для каждого из них подходят разные виды подписи.
С помощью простой электронной подписи можно подписывать, например:
- некоторые документы отдела кадров вроде соглашений о неразглашении информации, уведомлений о конфиденциальности и других документов, подписываемых новыми сотрудниками;
- коммерческие соглашения между юридическими лицами, включая соглашения о неразглашении информации, заказы, подтверждения заказов, счета и отчеты об установке;
- соглашения с клиентами, включая документы об открытии счета физлица, условия продажи и обслуживания, подтверждения заказа и счета.
Усиленная электронная подпись больше подходит для проведения крупных финансовых сделок или для подписания документов, которые могут иметь серьезные юридические последствия.
По закону квалифицированная электронная подпись имеет ту же силу, что и собственноручная, и поэтому может использоваться во многих ситуациях (включая международные взаимодействия), когда применима последняя: при заключении трудовых контрактов, договоров страхования и других соглашений, финансовых сделок в онлайн-торговле и интернет-банкинге, для подписания заявлений на налоговый вычет, выплату страхового возмещения, получение свидетельства о рождении и т. д.
Если вы решили перейти на электронные подписи, вам нужно выбрать, какая из них вам подходит. Электронная подпись должна удовлетворять вашим потребностям, обеспечивать необходимый уровень защиты без ущерба для удобства и быть юридически действительной. Изучите нормативно-правовую базу в регионах вашего присутствия и помните, что бывают случаи, когда электронная подпись вообще не применима. Оцените риски и возможности. Быть может, вам стоит выбрать сразу несколько видов подписей — для разных типов сделок и процессов.
Плюсы электронной подписи
Применение электронной подписи дает немало преимуществ, помимо быстрого и удобного подписания документов без привязки к местонахождению сторон.
Как показало исследование компании DocuSign, все больше организаций отмечают безопасность как главный плюс электронных подписей. А еще они экономят время и деньги: не нужно распечатывать и доставлять документы каждому подписанту. Быстрое подписание бумаг ускоряет выполнение контрактных обязательств, а значит, улучшает взаимодействие с клиентами, партнерами и поставщиками.
Электронные документы хранятся на компьютере или сервере, что позволяет освободить место в офисе и сэкономить деньги на хранении бумаг. А сотрудники могут получить доступ в электронный архив из любой точки мира и легко найти нужный документ благодаря системе поиска.
Следующий шаг: управление электронными договорами
Если вы решили внедрить электронные подписи, вам нужно выбрать и установить подходящее ПО, которое можно использовать на разных устройствах. Выбор ПО зависит от специфики ваших процессов и объема договоров. Возможно, вам стоит присмотреться к системам управления электронными договорами, поддерживающим электронные подписи.
Такая система поможет сократить количество ошибок при создании договоров, а также юридические и административные расходы. Когда все контракты собраны в одном месте, следить за соблюдением сроков проще, избегать нежелательного продления соглашений легче, а взаимодействовать с поставщиками удобнее. Подобные решения повышают и информационную безопасность: в отличие от бумажных, электронные документы не потеряются и, благодаря усиленному контролю, не попадут в чужие руки.
С системой управления электронными договорами контрактный менеджмент уже не просто административная необходимость, а инструмент повышения эффективности.
С чего начать?
Если вы готовы опробовать электронные подписи, для начала определите свои потребности и поймите, какой тип подписи соответствует вашим нормативно-правовым и операционным требованиям. Оцените потенциальную пользу системы управления электронными договорами. Возможно, она сделает электронный документооборот еще эффективнее и принесет еще больше пользы.
Выбирайте поставщика, у которого достаточно компетенций, различных решений и возможностей для интеграции новой системы в существующую среду повышения производительности.
