В компаниях не всегда понимают, почему обмениваться электронными документами лучше, чем бумажными. Организация ЭДО с контрагентами позволяет:
- выделять меньше времени и финансов на содержание архива,
- снижать расходы на печать и транспортировку бумажных документов,
- отслеживать все статусы документооборота,
- исключить потери документов,
- обеспечить конфиденциальность материалов на всех этапах.
Как организовать переход на ЭДО с контрагентами
Существует ошибочное мнение, что ЭДО с контрагентами – это передача документации посредствам email. Подобная передача данных находится полностью под ответственностью обеих сторон, поэтому некоторые документы, передаваемые подобным путем, не имеют юридическую силу. Например, счет-фактура.
Согласно актуальным требованиям ФНС, счёт-фактура должна быть заверена электронной подписью и быть передана через оператора ЭДО контрагенту в специальном формате.
Ведение ЭДО с контрагентами не только требование государства, но и очень удобно, т.к. операторы ЭДО являются партнерами ФНС и соответствуют всем его требованиям, следовательно, каждый документ наделен юридической силой. Также, значительным преимуществом системы ЭДО, является наличие актуальных шаблонов формализованной документации, а так же создание шаблонов для собственных документов.
Что нужно для ЭДО с контрагентами
Документооборот, особенно в большой компании, требует хорошо продуманной стратегии, которая будет учитывать все особенности компании. Плюс, необходимо получить сертификат ЭЦП для ЭДО.
ЭДО с контрагентами в организации
Процесс создания документооборота между контрагентами условно разделяют на следующие этапы:
1. Перед тем как уходить от бумажного аналога, необходимо определить всех участников цепочки согласования. Также уточните форматы документов, с которыми непосредственно работает организация.
2. Выпустите сертификат на гендиректора в ФНС или в нашем удостоверяющем центре.
3. Подключитесь к Контур.Диадок и при необходимости интегрируйте в него бизнес системы.
4. Создайте регламент для ЭДО с контрагентами.
5. Отправьте уведомление вашим контрагентам или.
Приглашения контрагентов к ЭДО не требует заключения каких-либо нормативных актов, для начала обмена достаточно обоюдного подтверждения обеих сторон в сервисе оператора ЭДО.
Как начать ЭДО с контрагентом
Началом ЭДО с контрагентом считается событие, когда происходит взаимное подтверждение приглашений с обоих сторон.
Этот простой процесс укладывается в несколько шагов:
1. В сервисе, на экране «Контрагенты», в разделе «Приглашают вас». Здесь находятся запросы на обмен.
2. Нажав на «Принять приглашение» на страничке организации, вы подтверждаете свою готовность к обмену документами.
3. В случае, если вы не нуждаетесь в обмене документацией с организацией, то нажав на кнопку “Отказать” отправите компанию в список заблокированных. В случае смены приоритетов, в любой, сможете самостоятельно отправить приглашение.
Приглашение контрагентов происходит по не более сложному алгоритму:
1. На странице «Контрагенты» заходим в «Поиск и приглашение». Вносите в поисковую строку наименование контрагента или его ИНН.
2. Найдя в результатах поиска нужную организацию отправьте приглашение и дождитесь одобрения.
3. В случае, если нужно проверить группу компаний, то можно загрузить списком, подготовив файл со списком ИНН и нажав соответствующую кнопку. В результате вы получите 3 группировки контрагентов: подключенные к оператору, наличие доступа и неподключенные. Можно сразу уведомить все компании или пригласить определенных контрагентов.
4. По факту обоюдного подтверждения приглашений, появится в разделе “Ваши контрагенты” в Диадоке.
#эдо #электронный_документооборот #контрагент #эдо