В настоящее время деловое общение включает в себя электронные письма, общение в мессенджерах, подготовку отчетов и многое другое. И офисные работники должны подстраиваться под новые стандарты деловой переписки. Кира Дружинина, кандидат филологических наук, преподаватель кафедры русского языка Института филологии, журналистики и межкультурной коммуникации Южного федерального университета, автор бесплатного курса по бизнес-правописанию от Тотального диктанта и IT-компании МойОфис «Что-то на офисном, или Нормы и правила бизнес-правописания» рассказала об ошибках деловой переписки, стандартах в коммуникациях и обучению офисной грамотности.
По словам эксперта, грамотность важна вообще, в деловой переписке в том числе. Грамотность — это проявление уважения к собеседнику. Сейчас много рабочей коммуникации ведется в мессенджерах, и это накладывает свой отпечаток. Голосовые сообщения, сленг, цепочки сообщений из коротких предложений. Желание быстрее отправить сообщение заставляет многих пренебрегать знаками препинания, а Т9 создает иллюзию того, что правописание под контролем.
Кира Дружинина отметила, что форма в коммуникации не менее важна, чем содержание. Это первое, на что обращает внимание адресат. Небрежно оформленный документ если и не оттолкнет получателя, то заставит насторожиться. Можно, конечно, сказать, что содержание важнее формы. И это так, но стоит стремиться к гармонии. Настроить одинаковые абзацные отступы, интервалы, сделать выравнивание по ширине страницы, выбрать тип и размер шрифта — это базовые правила, которые далеко не все используют.
Она отметила, что часто в текстах используют канцеляризмы: «убедительная просьба», «осуществляет поставки», «формирует риски усиления» вместо «прошу», «рассчитывает», «повышает вероятность».
— Эффективность коммуникации зависит от того, насколько ясно и четко человек может излагать свою мысль. И тут отлично работает принцип «Важно не то, что вы хотели сказать, а то, что услышал ваш собеседник». Однозначно ли плохи канцеляризмы? Не всегда. Бывают ситуации, в которых канцелярит оказывается тем самым понятным языком для собеседника. В любом случае нужно учитывать коммуникативный контекст, т. е. те условия, в которых протекает общение, — пояснила Дружинина.
Модные выражения в деловой переписке набирают обороты. Когда-то фразы «Я Вас услышал», «От слова совсем» или «Вкусное предложение» читались интересно и разбавляли офисный сленг, но сейчас порядком надоели. В первом случае создается впечатление, что вы игнорируете то, что сообщает вам собеседник, во втором — преувеличиваете, а в третьем — видимо, очень хотите есть. Лучше найти этим фразам замену или использовать изредка в ироничном контексте, добавила эксперт.
Кира Дружинина призвала не оставлять сообщения без ответа.
— Любой сигнал — это коммуникация, и «нет» — нормальный ответ. На практике мы нередко делаем вид, что «ненужного» письма не было. Так мы собственными руками разрываем коммуникацию. Поймите правильно, я не призываю отвечать на спам, но написать «Спасибо. Меня это не интересует» не так уж и сложно, если вам предлагают сотрудничество, например, — подчеркнула она.