Виртуальная АТС – это «облачная» автоматическая телефонная станция, обеспечивающая голосовую связь через интернет. Она представляет собой отличную альтернативу традиционной офисной АТС, которая располагается в офисе компании и связывает телефоны сотрудников проводами.
Базовые возможности виртуальной и офисной АТС схожи – вы можете звонить и принимать входящие вызовы, использовать голосовое меню, настраивать маршрутизацию звонков, записывать разговоры с клиентами и многое другое. Тем не менее, с каждым днем все больше и больше компаний предпочитают использовать более современное решение.
Сегодня расскажем вам о 5 причинах, по которым стоит перейти на облачную АТС, если у вас есть свой интернет-магазин.
Причина №1. Быстрое и дешевое внедрение
Создание офисной АТС включает в себя следующие этапы:
- Проектирование. Вы определяете, в каком помещении будет находиться сервер АТС, как будут проходить все коммуникации и т.д.;
- Закупка оборудования. Вам понадобится сервер, кабели, телефонные аппараты и многое другое;
- Монтаж оборудования. Вы прокладываете все коммуникации и ликвидируете последствия монтажных работ;
- Настройка и запуск.
Все работы могут выполнять сотрудниками компании или привлеченными специалистами (услуга «под ключ»). В будущем вам так же понадобится администрировать сервер офисной АТС, настраивать оборудование, подключать новые телефоны и т.д.
Нетрудно догадаться, что на одно только выполнение работ вам понадобится несколько дней (в среднем – 1,5-2 недели). А общие расходы могут составлять 100 тыс. рублей и более, в зависимости от сложности установки и размеров офиса.
Что нужно для подключения виртуальной АТС
Все просто: достаточно выбрать подходящего оператора, оформить заявку на услугу, подписать документы – и вы можете приступать к работе. Вся процедура занимает около получаса. При этом многие операторы либо вовсе не взимают плату за подключение виртуальной АТС (услуга оплачивается ежемесячно), либо просят символическую сумму.
Конечно, для виртуальной АТС вам так же понадобится оборудование – речь о телефонных аппаратах (SIP-телефоны) и софтфонах (программы для звонков с компьютера). В последнем случае придется купить гарнитуры. Однако эти расходы несоизмеримы с теми, которые ждут вас при создании собственной АТС.
Причина №2. Широкие функции виртуальной АТС
Входящие и исходящие вызовы – это лишь базовые возможности любой АТС. Провайдеры IP-телефонии предлагают широкие функции.
Например, клиентам МТТ доступны следующие возможности:
- Многоканальные номера 8800, городские и мобильные номера любого региона России. При желании вы можете приобрести запоминающийся «красивый» номер;
- IVR (голосовое меню). Позволяет использовать предзаписанные голосовые сообщения для переадресации абонентов;
- Запись звонков. Вся информация о разговорах с абонентами хранится в личном кабинете провайдера. Вы сможете получить доступ к записям с любого устройства;
- Интеграции. Вы можете синхронизировать работу телефонии с CRM-системой и другими сервисами;
- Веб-виджеты. Специальные блоки для сайта, позволяющие собирать контактные данные, общаться с клиентами и пр. Например, виджет обратной связи, онлайн-консультант, оценка качества;
- Коллтрекинг. Отслеживание эффективности рекламных каналов;
- Голосовой робот. Программа, позволяющая звонить и принимать звонки, отправлять сообщения, составлять отчеты и многое другое в соответствии с заложенными сценариями. Поддерживает синтез речи (а также использование предзаписанных фраз) и анализ речи.
Конечно, хорошие мини-АТС и программы, позволяющие превратить обычный компьютер в сервер для телефонии, предлагают некоторые функции, которые доступны пользователям виртуальных АТС. Однако многие из них недоступны, так как являются уникальными продуктами.
Причина №3. Масштабируемость
Предположим, вы решили расширить свой интернет-магазин – например, увеличить количество сотрудников, открыть дополнительный офис. Или наоборот, ваш бизнес переживает не лучшие времена, поэтому вы сокращаете штат. Как вы думаете, насколько сложно это сделать для офисной АТС?
Пример с открытием дополнительного офиса рассматривать не имеет смысла (см. причину №1). Однако даже подключение новых сотрудников потребует от вас покупки дополнительного оборудования и возможного изменения архитектуры коммуникаций. Если же ваша мини-АТС имеет небольшую изначальную емкость, вам понадобится менять всю систему.
Чтобы подключить новых сотрудников (или убрать ненужных) в виртуальной АТС, вам достаточно сделать пару кликов в личном кабинете. Изменения вступят в силу через несколько минут и сотрудники смогут приступить к работе.
Причина №4. Мобильность
Переезд в новый офис – это серьезный удар по бюджету компании. Если вы используете офисную АТС, вам потребуется больше времени и дополнительный транспорт, чтобы перевести все оборудование. При этом о некоторых старых коммуникациях придется забыть, не говоря уже о монтаже телефонного оборудования на новом месте. А это, соответственно, дополнительные расходы.
Как происходит переезд с виртуальной АТС:
- Перевозите компьютеры, роутеры, IP-телефоны и другое оборудование, которое не занимает много места;
- Подключаете оборудование к сети и интернету в новом офисе;
- Проверяете все настройки в личном кабинете виртуальной АТС – и система готова к работе.
Виртуальная АТС не привязана к месту, вы можете работать вообще без офиса – например, из дома. Пандемия отлично продемонстрировала преимущества облачной телефонии. Для того, чтобы сотрудники могли работать из дома, им понадобились только компьютеры с установленными программами, гарнитуры и интернет.
Причина №5. Простота эксплуатации
Для эксплуатации офисной АТС вам понадобится отдельный специалист – его либо придется держать в штате, либо регулярно нанимать по аутсорсу. Этот человек будет настраивать оборудование, исправлять неполадки, объяснять сотрудникам, как работать с АТС и так далее.
Если используете облачную АТС – вы не делаете ничего. За вас всю работу выполняют специалисты компании-провайдера. В случае возникновения каких-либо неполадок или вопросов достаточно обратиться в службу поддержки, чтобы получить бесплатную квалифицированную помощь.
Таким образом, виртуальная АТС – прекрасный выбор для интернет-магазинов. Конечно, это совсем не означает, что традиционные телефонные станции никуда не годятся. Для крупных компаний в долгосрочной перспективе собственная АТС окажется выгоднее, чем постоянная аренда виртуальной. Поэтому всегда отталкивайтесь от масштабов своего бизнеса и необходимых функций.
