С каждым днем бумажный документооборот теряет свою значимость, ведь работать с бумажными документами имеет много издержек: доставка, хранение большого количества макулатуры, утрата важных документов, сортировка и т.д. Актуальной альтернативой бумажной волоките является ЭДО - электронный документооборот. Цифровой вариант значительно удобней: так как обмен и создание файлов ведется в электроном виде, то он не содержит в себе недостатки классического способа ведения документооборота. Благодаря тому, что процесс заверения осуществляется при помощи ЭЦП, документы наделяются юридической силой.
Преимущества ЭДО
Основным преимуществом ЭДО над бумажным способом ведения документооборота является значительное сокращение рабочих и временных затрат на выполнение рутинных задач. ЭДО ускоряет процессы внутри документооборота как с контрагентами, так и с государственными органами. Бизнес процессы, ранее отнимавшие кучу времени и ресурсов, осуществляются в эдо за несколько мгновений при минимальных трудозатратах.
Ещё одним из преимуществ, которые заметны не сразу, заключается в освобождение персонала от необходимости контроля оформления документа. Внедрив электронный документооборот , сотрудники не будут больше обременены подобными задачами. Для этой работы достаточно будет лишь одного человека, который будет контролировать статусы документа.
При этом обращении вероятность заключения документов значительно вырастет, а сроки заключения весьма уменьшаться. Помимо того, не образуется нужды в дополнительных звонках и уведомлениях контрагентов, которые требуют время и восприниматься как излишняя назойливость. Для этого можно вполне использовать автоматические рассылки.
ЭДО обеспечивает оперативный обмен документами 24/7 в бесперебойном режиме обмениваться документами с контрагентами. Программа проста в освоение и ведение
Резюмируя, выделим основные преимущества ЭДО перед каноничным документооборотом:
- Сокращение трудозатрат;
- Удобство хранения и поиска документов;
- Все документы формируются в базе и передаются электронно;
- Высокая скорость и большой процент подписания документов;
- Уменьшение расходов.
Выбор оператора ЭДО
Список организаторов опубликован на сайте ФНС. При этом существует ряд важных критериев, которые следует учитывать при осуществлении выбора:
- безопасность;
- интеграционные возможности;
- развитость системы;
- количество контрагентов, роуминг;
- опыт, реализованные проекты в отрасли;
- сервис;
- стоимость.
Как организовать внутренний документооборот
При переходе с бумажного на электронный формат работы нужно адаптировать цепочку документооборота внутри компании:
- определить ответственных сотрудников и подписантов;
- выстроить цепочку передачи документов;
- создать инструкции для бесшовного перехода.
При необходимости можно задействовать дополнительные возможности , позволяющие произвести автоматизацию. Например, "прокладывать" маршруты согласования, когда файл исходит от одной стороны к другой, формирование готовых форм для заполнения документов тегирование, которое делает поиск более быстрым.
КЭП для Контур.Диадок
Начиная с этого года, кардинально изменился регламент получения сертификатов ЭП.
Заказ ЭП следует оформлять в специальных УЦ в соответствии с требованиями закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Весь список необходимых материалов и документов для выпуска КЭП можно узнать в СЦ. Полный перечень организаций, способных выпускать электронные подписи отображен на ресурсе Список таких организаций указан на сайте Минцифры.
Заключение
Переход с бумажного документооборота на Контур.Диадок — прекрасное решение не только для оптимизации бизнес-процессов, но и значительно сэкономит деньги на бумаге и на печатных расходниках. Это безопасный и понятный процесс обмена документами, который помогает компании освободить время сотрудников для первостепенных задач.