Civil – сеть кофеен в Санкт-Петербурге. Первая точка появилась в 2016 году, а сегодня их уже три, и они продолжают активно расти. Главный акцент кофейни сделан на кофейной и винной карте, также здесь изысканные закуски и вкусные завтраки.
Проблема
Когда сеть Civil начала расширяться, процессы документооборота стали занимать много времени у бухгалтера-калькулятора: гашение справок ВСД, приёмка и списание алкоголя в ЕГАИС, составление ежеквартальной алкодекларации, приёмка продуктовых накладных и ввод их в учетную систему — всё это делалось вручную.
Решение
Постепенно сеть кофеен внедрили комплекс DocsInBox «Меркурий», «ЕГАИС», «Накладные»:
— Автогашение справок ВСД;
— Приемка и списание алкоголя в ЕГАИС с помощью приложения;
— Автоформирование алкодекларации для ЕГАИС;
— Автоматическая приемка, ввод накладных и выгрузка в учетную систему.
После внедрения DocsInBox «Меркурий»
В заказах кофеен всегда присутствуют продукты животного происхождения, например, молоко и сливки, а они приходят с ВСД, которые необходимо гасить в течение суток. Благодаря автоматизации гашения ВСД в DocsInBox все входящие справки под контролем и погашены в срок.
«Это был наш первый пакет от DocsInBox, и с Меркурием настолько легко происходит гашение всех ВСД, что я иногда даже забываю, что он у нас есть.»
После внедрения DocsInBox «ЕГАИС»
Винная карта Civil содержит 25 позиций, и вся работа с поставками и списаниями проходит через отчетность перед государством — это ответственная задача, и нужно все документы правильно подавать с первого раза.
Решение DocsInBox.ЕГАИС помогло Civil четко выстроить работу с алкогольной продукцией. Например, формирование алкогольной декларации:
«В ЕГАИС очень удобно составляются декларации, которые нужно подавать ежеквартально. Формируется сразу документ, который смело можно отправить в ФСРАР.»
И приёмка алкогольных поставок, которую можно сделать с помощью мобильного приложения DocsInBox:
«Нашим барменам очень нравится, что у нас нет никаких сканеров, кроме их личных телефонов, и они легко справляются с приёмкой поставок за баром. Первые поставки мы принимали вместе с барменами, а сейчас они делают это самостоятельно. Мне остается только подгрузить информацию в накладную. Это ускоряет процесс работы.»
После внедрения DocsInBox «Накладные»
Процесс приёмки накладных и ввод в систему всегда занимал у бухгалтера-калькулятора 2 рабочих дня в неделю.
«Приёмка документов с трёх точек занимала где-то два дня с перерывами на другие задачи, и тратилось оно только на то, чтобы внести всё в учетную систему.»
Для начала в Civil увеличили штат, бухгалтеров-калькуляторов до двух человек, но всё равно накладные нужно было вводить вручную, и это всё равно занимало много времени. Поэтому в Civil приняли решение перевести документооборот в электронный вид и воспользовались DocsInBox.Накладные.
Время на процесс приёмки и ввода накладных сократился до 45 минут в неделю. Также был построен процесс приемки товарных накладных поварами сразу в день поставки через мобильное приложение, что упростило процесс приёмки.
Результат
С внедрением комплекса DocsInBox «Меркурий», «ЕГАИС», «Накладные» сеть кофеен Civil:
- Сократили время работы с накладными с 2 рабочих дней до 45 минут в неделю.
- Не тревожатся за сроки гашения ВСД, а только контролируют процесс.
- Уверены в корректности всех документов, которые подают по алкогольной продукции.
«Здорово, что с DocsInBox получается всё сделать быстро, оперативно и качественно.»