Что делать когда отсутствует прямая связь закупок со сделками, данные о закупаемых материалах вносятся вручную и часто несвоевременно, информация хранится разрозненно, копятся ошибки и все это создает жуткие неудобства...
В статье поделюсь решением на основании недавнего кейса по автоматизации процесса закупок производственной компании с использованием Битрикс24.
Вводное описание
О КОМПАНИИ И ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОБЩЕМ
Чтобы абстрагироваться от конкретных описаний деятельности компании и сделать рассказ о реализованном проекте наиболее универсальным, применимым практически к любому бизнесу со схожей структурой, дадим небольшое вводное описание деятельности.
Компания занимается производством индивидуальных изделий из различных материалов по предварительному заказу. То есть каждый раз заказывает материал для производства конкретного изделия индивидуально и доставляет со склада поставщика. Условия работы с каждым поставщиком отличаются в виде стандартного срока поставки материала, у каждого поставщика свой срок, и финансовым условиям отгрузки - только по предоплате или с отсрочкой платежа.
Общая последовательность процесса выглядит следующим образом:
Клиент при осуществлении заказа, по образцам выбирает материалы из которых будет производится изделие, определяет их параметры, после внесения предоплаты заказ отправляется в работу.
В воронке продаж это первые 3 ключевых этапа:
Продажа:
формирование требований к изделию, определение списка материалов для изготовления, параметров изделия, заключение договора. И др.
Этап относится к продаже, детально на нем останавливаться не будем
Размещение заказа:
Отправка запроса поставщику, отгрузка материала поставщиком, доставка на склад компании и передача заказа в производство.
Это именно тот момент который мы будем сегодня разбирать.
Производство:
Заказ отправляется в работу, когда материалы необходимые для первого этапа работ материалы поступили на склад.
Наша задача сделать понятным, прозрачным, контролируемым и актуальным процесс получения нужных для производства заказа материалов.
Безусловно, описание только блока закупок было бы слишком вырванным из общего контекста проекта, в рамках которого было реализовано решение, поэтому в нем присутствуют вводные или общие описания связанных с блоком закупок элементов системы.
HOW IT WAS - КАК ЭТО БЫЛО
ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ
При продаже услуг по производству изделия, информация о материалах необходимых для его производства добавлялась в таблицу Excel в которой вручную проставлялись статусы оплаты и доставки, суммы.
Таблицу всегда приходилось обновлять вручную, часто это делалось несвоевременно, накапливались ошибки и некорректные данные. Отсутствовала привязка к сделкам по продажам услуг и заказам на производстве.
HOW IT BECAME - КАК ЭТО СТАЛО
РЕЗУЛЬТАТ
К каждой сделке прикреплена информация по закупке материалов относящихся к ней.
По каждому материалу есть информация о поставщике, текущем статусе, крайнем сроке оплаты/доставки, ответственных за закупку/доставку/прием на складе, файл, сумма и номер счета.
Есть единый реестр закупок.
Процесс проведения закупки, доставки и приема материалов на складе автоматизирован.
WHAT DID WE DO - ЧТО МЫ СДЕЛАЛИ
ВЫПОЛНЕННЫЕ РАБОТЫ
Настроили и автоматизировали смарт-процесс Закупки, в котором есть
своя воронка со статусами:
- Поступил заказ - сверка позиций
- Добавлена в план - оплата счета за материал
- Материалы выкуплены - планирование погрузки на складе поставщика
- Доставка запланирована - осуществление доставки и приема на склад
- Доставлено
- Отмена закупки
Карточка закупки содержит данные:
- Ссылка на сделку - связь между сделками и закупками
- Крайний срок поставки материалов - автоматически рассчитаный системой срок
- Поставщики - ссылка на карточку поставщика
- Ответственный - менеджер по закупке
- Материалы в закупке - список заказанных позиций
Связали в единое продажи, закупки и производство, теперь в карточке сделки отображается информация по всем связанным с ее реализацией действиям: замерам и монтажам, закупкам, производству
Создали единый реестр закупок в котором содержится вся актуальная информация по всем закупкам материалов:
- Наименование материала
- Поставщик
- Счет: сумма/дата/номер документа
- Статус позиции: ожидается отгрузка, оплачена, доставляется, принято на складе, передано в производство и т.п.
- Материал принял
- Ответственный за доставку материала
- Заказ
- Закупка
Разработали и настроили подпроцессы:
- Планирование закупки
- Выкуп продукции
- Организация доставки
- Корректировка и перезаказ позиций
- Запуск в производство
HOW IT WORKS - КАК ЭТО РАБОТАЕТ
ОПИСАНИЕ ФУНКЦИОНАЛА СИСТЕМЫ
Старт:
Поступление корректного счета на материал от поставщика.
Далее:
- Производится оплата материала
- Согласовывается актуальная дата отгрузки материала со склада поставщика.
- Осуществляется доставка материалов на склад компании
- Материал отправляется в производство.
Планирование закупки
В воронке продаж в момент попадания сделки в статус Размещения заказа, система сканирует материалы в заказе и автоматически формирует список материалов для отправки по каждому поставщику.
Сформированный список отправляется на подтверждение ответственному сотруднику, задача которого проверить корректность данных и подтвердить отправку запроса.
После подтверждения система отправляет запрос поставщику, создает карточку закупки по данной сделке и в специальном реестре запись о каждой позиции в заказе, которую прикрепляет к созданной карточке закупки.
Сотрудник получает счет от поставщика, сверяет его с запрошенными позициями и если все правильно добавляет информацию о счете: №, дату выставления, сумму , файл счета. В случае выявления разногласий запрашивает корректировку счета.
Вся информация о закупках материала хранится в специальном реестре, где фиксируется ключевые параметры по каждому материалу: название, вид, номер и файл счета, сумма, статус, ответственные за закупку/доставку/прием материала, ключевые даты.
Примечание
Крайние сроки выкупа и доставки материала уже рассчитаны в системе автоматически исходя из сроков поставки материалов, длительности производственных циклов и согласованной с клиентом даты сдачи заказа.
Выкуп материала
Как только в системе появляется счет на материал, он отправляется в оплату, при необходимости предоплаты, и после ее проведения специалист получает уведомление об успешной оплате материала, согласовывает погрузку и отправляет водителя на склад поставщика.
Организация доставки
Водитель получает все данные по погрузке:
Дату погрузки
Адрес и контакты склада поставщика
Товарные позиции к погрузке.
Проводит фото-фиксацию при погрузке/разгрузке материала
Доставляет материалы на склад.
Прием на складе
Ответственный за прием материалов на складе фиксирует факт доставки и приема материалов, заказ передается в производство.
В случае выявления брака происходит перезаказ позиций.
Запуск в производство
После получения необходимых для начала производства изделия материалов, заказ передается на производство.
ЧТО В ИТОГЕ
ВЫВОДЫ
Результат проделанной работы.
Получили прозрачную, взаимосвязанную и автоматизированную систему управления закупками материалов, реализованную в рамках корпоративного портала Битрикс24, облачная версия, тариф Профессиональный.
- Настроены связи между сделкой по продаже, карточкой закупки, позициями в закупке, заказами на производстве.
- Автоматизирован процесс проведения закупок от момента запроса счета у поставщика до этапа передачи заказа на производство.
- Реализованы подпроцесс планирования закупки, выкупа материалов и организации доставки.
- Встроена функция расчета крайних сроков поставки и оплаты материалов.
- Информация о всех закупаемых материалах содержится в едином реестре закупок.
- Внедрен учет и контроль доставки материалов.
И в завершение, хочу сказать, что, если вам нужна помощь в разработке и автоматизации процессов, устранения проблем по рассогласованности потоков данных, а также же просто консультация по вашему проекту то пишите в л.с. или переходите на сайт и оставляйте заявку.
Вам отличного настроения и хорошего дня!