Когда сотрудники общаются друг с другом в личных чатах, пишут клиентам со своей почты, а договоры и отчеты хранят в бесплатных файлообменниках, возникает куча проблем. Можно запутаться в переписках, потерять документы, случайно выложить в общий доступ коммерческую тайну. В результате на встрече с партнерами выяснится, что вы показываете им не ту презентацию, а ваши конкуренты пользуются утечкой данных и уводят ваших клиентов.
А если коллеги смогут работать в едином пространстве, бизнесу будет легче. Представьте: для переписок — приложение корпоративных коммуникаций, для файлов — защищенное облако. И все это можно устроить с помощью одного сервиса VK WorkSpace. В статье расскажем, как он работает и какие проблемы поможет решить.
Храните важные документы в безопасном облаке
Сотрудники часто хранят договоры, клиентские базы, отчеты и другие документы на рабочем компьютере. Это неудобно: чтобы посмотреть важный документ, вам приходится ехать в офис, выяснять, кто владеет доступом и поднимать архивы на всех компьютерах. В итоге вся команда теряет время и не успевает сделать другие дела.
Есть и другой вариант хранения документов — на бесплатном файлообменнике. Вроде удобно, потому что у всех есть доступ по ссылке. Но в этом случае данные легко украсть и тогда ваши конкуренты получат всю информацию о доходах, расходах, клиентах и стратегиях.
Чтобы избежать таких ситуаций, можно подключиться к облачному хранилищу VK WorkDisk и загрузить туда все рабочие файлы. Вот почему это удобно:
- Данные в безопасности. Даже если в последний день перед сдачей отчета сломается компьютер, файлы останутся в облаке и с ними можно будет работать с другого устройства. Кроме того, вы сможете выдавать разные уровни доступа и не переживать, что офис-менеджер может увидеть вашу стратегию продвижения и переслать ее конкурентам за вознаграждение.
- Быстрый обмен файлами. Когда прайс-листы, презентации, отчеты и договоры лежат в облаке, можно за пару секунд скинуть коллеге ссылку на документ и не тратить время на поиски нужного файла на компьютере.
- Удобная работа над документами. В облаке можно всей командой оставлять правки и комментарии к тексту, таблицам и презентациям. Это быстрее, чем скачивать файлы и пересылать их в мессенджере. Кроме того, можно всегда вернуться к более старой версии документа, если кто-то ошибся.
- Экономия места на компьютерах. Благодаря облаку вы сможете не хранить тяжелые файлы на жестком диске, что ускорит работу устройств. Просто загружайте видео или фотографии в хорошем качестве в облако и просматривайте их без скачивания.
Организуйте общение команды через единое приложение корпоративных коммуникаций
Сотрудники часто общаются, где им привычно: в соцсетях или мессенджерах. В итоге рабочие чаты перемешиваются с личными, и можно случайно отправить бухгалтеру фото нового платья, а подруге — счет на оплату. Если это вовремя на заметить, партнеры не поучат деньги в срок и придется платить неустойку или штраф.
Есть и другие риски: у бывших сотрудников остаются доступы к корпоративным данным и это может навредить компании. Например, уволенный руководитель отдела продаж может открыть что-то свое и увести всех клиентов, если таблички с контактами останутся в переписках. Поэтому удобнее, если коллеги общаются друг с другом через приложение корпоративных коммуникаций VK Teams, которое обезопасит от всех этих рисков.
Каналы связи защищены. Все переписки в VK Teams проходят по защищенному соединению с дополнительным шифрованием, поэтому никто не сможет перехватить сообщение и получить доступ к корпоративной тайне.
У каждого сотрудника сразу есть контакты всех коллег. Не придется писать руководителю, чтобы узнать, как зовут бухгалтера или дизайнера.
В рабочие чаты не попадут посторонние. Для каждого сотрудника вы сможете создать учетную запись, а если коллега уволится, профиль можно удалить. Благодаря этой опции у бывших членов команды не будет доступа к корпоративным данным и можно избежать утечек.
С коллегами можно созваниваться без сторонних сервисов. Обычно для созвонов в компаниях используют программы, в которых в бесплатной версии есть ограничения по длительности звонка и чтобы их снять, приходится доплачивать за PRO-аккаунт. В VK Teams инструменты для аудио- и видеоконференций уже встроены и можно общаться без ограничений по времени.
Интерфейс цифрового рабочего места ничем не отличается от привычного мессенджера или программы для созвонов, поэтому каждому будет легко разобраться. Приложением можно пользоваться на любых устройствах, поэтому сотрудники всегда будут на связи.
Создайте почту для сотрудников на домене компании
У многих сотрудников есть привычка общаться с клиентами с личной электронной почты. Но в этом случае есть риск, что получатель не поймет, кто ему написал и отправит сообщение в корзину или в спам.
А еще можно навредить репутации компании. Для личной переписки люди чаще заводят неформальные электронные адреса. Если партнеру придет предложение о сотрудничестве с адреса katenok528@inbox.ru, вряд ли он воспримет его всерьез.
Решить эту проблему можно с помощью регистрации почты на домене компании, но самому это сделать сложно. Чтобы упростить задачу, попробуйте сервис VK WorkMail. Вот как он поможет:
- Клиенты и партнеры будут понимать, кто им пишет. Elena.ivanova@namecompany.ru выглядит более солидно, чем katenok528@inbox.ru. И сразу понятно, что это письмо от имени компании.
- Вам будет проще контролировать уровень сервиса. С помощью VK WorkMail вы сможете в любой момент проверить, как сотрудники общаются с клиентами, соблюдают ли правила. Если кто-то грубит или хамит, вы сможете заметить это еще до того, как клиент оставит плохой отзыв и помочь коллегам исправить ситуацию.
Благодаря VK WorkMail можно также организовывать созвоны с партнерами и клиентами без сторонних программ, как и в мессенджере. Просто создайте звонок и отправьте приглашение по почте. К звонку могут присоединиться до 100 человек. Сервисом VK WorkMail можно пользоваться не только на компьютере, но и через приложение для iOS или Android. Так важные письма не потеряются, даже если сотрудник не в офисе.
Как начать пользоваться VK WorkSpace
Чтобы создать единое рабочее пространство для сотрудников с цифровым рабочим местом, почтой и облачным хранилищем, нужно зарегистрироваться на сервисе, подтвердить свою почту и номер телефона — все это займет пару минут. Листайте галерею, чтобы увидеть инструкцию.
После того, как подтвердите номер телефона, залогиньтесь на сервисе VK WorkSpace и нажмите «Создать проект» на главной странице.
На базовом бесплатном тарифе вам будут доступны все сервисы VK WorkSpace и их можно быстро настроить в панели управления. Чтобы расширить возможности сервиса, подключите один из платных тарифов. Стоимость зависит от функций, которые вы выберите и количества сотрудников в команде.
Вот почему VK WorkSpace можно доверять:
- VK на рынке более 20 лет, а среди клиентов более 700 тыс. компаний.
- Для работы используются отказоустойчивые серверы на территории РФ, поэтому ниже риск сбоев.
- Можно обратиться в единую службу техподдержки — не придется тратить время на поиск специалиста для каждого сервиса.
Для оплаты используется единый баланс, поэтому вы сможете оплатить все услуги одним платежом и не переживать, что доступ к сервису для созвонов закончился, а вы не успели его продлить.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт VK WorkSpace и получить консультацию по возможностям сервиса.