С ноября 2021 года в соответствии с ФЗ № 377-ФЗ разрешено работать с кадровыми документами в электронном виде. Ранее мы рассказывали что из себя представляет КЭДО, какие подписи разрешены для подписания кадровых документов и многое другое. В этом материале расскажем как перейти на кадровый электронный документооборот. В условиях кризиса КЭДО – это возможность получить дополнительную выгоду от экономии и ускорить процесс кадрового делопроизводства.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это документооборот в сфере трудовых отношений в электронном формате без создания аналогов в бумажном виде (ч. 1 ст. 22.1 ТК). Также по закону разрешается оцифровать существующие бумажные кадровые документы в электронный вид. Участниками этого процесса являются работодатели, работники и кандидаты на рабочее место.
Перейти на КЭДО может любой работодатель как юрлицо, так и индивидуальный предприниматель. Сфера деятельности и объем штата не имеют значения.
Осуществляется КЭДО с помощью информационной системы работодателя и усиленных электронных подписей. Чтобы перейти на электронный кадровый документооборот необходимо выполнить несколько шагов:
- Изучить и выбрать документы кадрового делопроизводства, которые компания планирует перевести в электронный вид в первую очередь.
- Разработать внутренний нормативный акт, который устанавливает правила перехода на КЭДО, чтобы регламентировать электронное взаимодействие.
- Уведомить всех работников о переходе на электронный кадровый документооборот и получить их согласие на взаимодействие в электронном виде.
- Организовать процесс выдачи и получения работниками усиленных электронных подписей.
- Выбрать решение для КЭДО, и внедрить его.
- Адаптировать процессы КДП под электронный документооборот и перевести уже трудоустроенных сотрудников на КЭДО, а их личные дела в электронный вид.
Безболезненный и быстрый переход кадрового документооборота в электронный вид осуществит DiState с использованием решения “DiState: Кадры”, которое имеет бесшовную интеграцию с 1С и создано для автоматизации кадрового документооборота, командировок, приказов о приеме и об увольнении, отправки отчетности о страховом стаже в ПФР. Так компании будет доступно формирование, передача, хранение, подписание трудовых документов, выдача электронных подписей и многое другое.
О каждом шаге компании к кадровому электронному документообороту рассказываем по порядку:
Шаг 1. Электронные кадровые документы и электронные подписи
На сегодняшний день практически все документы, связанные с трудовыми отношениями можно перевести в электронный вид, кроме тех, где должна стоять рукописная подпись работника (на бумаге): приказ об увольнении; журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда; акт о несчастном случае на производстве.
Каждый документ подписывается определенным видом подписи. Так со стороны компании-работодателя подписывать трудовые документы можно с помощью УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) и УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись). Работниками могут быть использованы как УКЭП и УНЭП, так и ПЭП (простая электронная подпись). Подробнее о том, какая подпись необходима для определенного трудового документа читайте здесь.
Шаг 2. Утверждение внутреннего нормативного акта
Компании необходимо подготовить и утвердить локальный акт, который будет регламентировать электронное взаимодействие. В данном документе в соответствии с ч. 2 ст. 22.2 ТК должна быть следующая информация:
- сведения об информационной системе, с помощью которой будет осуществляться кадровый ЭДО;
- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
- перечни электронных документов и категорий работников, которые будут участвовать в КЭДО;
- срок уведомления работников о переходе на данную систему работы и дате внедрения КЭДО.
Также могут быть введены иные правила руководителем для осуществления электронного кадрового делопроизводства: сроки подписания или ознакомления работника с электронными документами; порядок проведения инструктажа; случаи, когда допускается оформление документов на бумажном носителе.
Отметим, что на начальных стадиях перехода на КЭДО компания может не иметь определенного сервиса или информационной системы работодателя. Так во внутреннем нормативном акте она знакомит работников с такой возможностью, а не с конкретной системой.
Шаг. 3. Уведомление работников о переходе на КЭДО
После составления документа необходимо уведомить всех работников о вводе нового формата процесса документооборота и получить их согласие на использование. В указанном локальном акте работодателя будет установлен срок перехода (дата которого по закону должна быть позже даты уведомления работников). Кандидаты на работу также должны быть уведомлены об электронном кадровом документообороте.
При отсутствии письменного согласия считается, что работник/кандидат отказался от электронного взаимодействия в трудовых отношениях. Однако работник имеет право в дальнейшем изменить свой выбор, согласиться или отказаться. Отказ от КЭДО не может повлиять на решение работодателя о приема на работу кандидатов, также из-за этого нельзя уволить работника.
Важно понимать, что при переходе компании на КЭДО эффективность зависит от количества работников, которые согласились на электронный документооборот. В случае, если один работник не согласен с кадровым электронным делопроизводством, то с ним работают по бумажным документам, которые выдаются в течение 3-х рабочих дней с момента поступления заявления.
Шаг 4. Выдать работникам электронные подписи
Так как компания вводит кадровый электронный документооборот она же и берет на себя оформление необходимых подписей работникам. Работодатели могут через собственную ИС выдать простую и усиленную неквалифицированную ЭП, а УКЭП можно оформить через аккредитованный УЦ. При желании работники самостоятельно могут получить ЭП или использовать действующую подпись при подписании документов.
Шаг 5. Выбрать сервис для кадрового ЭДО
Первое, что важно знать работодателю в рамках трудового закона: он должен иметь собственную информационную систему (ИС). Эта система подразумевает электронное пространство, которое позволяет собирать, хранить и передавать информацию компании. Она может быть приобретена работодателем или же действовать на базе цифрового портала “Работа в России”. Подробнее о назначении собственной ИС мы говорили в этом материале.
В рамках этой системы передаются персональные данные работников и конфиденциальная информация, связанная с их трудовой деятельностью, поэтому надежнее иметь локальную ИС, в том числе и для безопасного подписания и обмена юридически значимой электронной кадровой документацией.
Коробочное решение DiState для КЭДО разворачивается на серверах клиента и становится частью всего кадрового процесса компании-заказчика. С платформой “DiState: Кадры” компания получает собственную информационную систему, которая признается законами РФ и интегрирована с порталом “Работа в России”, а также позволяет безопасно вести процессы кадрового электронного документооборота.
Второе, что важно для платформы КЭДО – ее функциональность. В сервисе должны учитываться задачи всех причастных к кадровому процессу.
Так в решении “DiState: Кадры” есть ряд преимуществ для специалистов по кадрам:
- привычная система для работы благодаря интеграционному решению с программами 1С, 1С ЗУП для подписания кадровых электронных документов;
- соблюдение порядка оформления кадровых процедур;
- быстрый поиск информации по электронным документам.
Работник же сможет:
- оформить кадровые документы из любой точки мира;
- запросить и получить справки в личном кабинете;
- быстро и без ошибок заполнить кадровые документы;
- получить доступ к своим кадровым документам в удобном формате.
Используя собственную информационную систему на базе решения “DiState: Кадры” компания может обмениваться документами с работниками и кандидатами без тарификации, а также снизит расходы на хранение архива личных дел. К тому же, система автоматически формирует отчеты СЗВ-ТД по каждому кадровому мероприятию для отправки в Пенсионный фонд.
Шаг 6. Начало обмена документами в КЭДО
Когда все шаги по внедрению кадрового электронного документооборота выполнены, всё, что теперь нужно сделать руководителям и работникам – ознакомиться с системой.
Подписывать, обмениваться и хранить можно все утвержденные в цифре трудовые документы в “DiState: Кадры”, например, приказ о приеме на работу, о переводе, приказ об отпуске и другие:
При нажатии на кнопку “Приказ” формируется приказ на отпуск в 1С, как и с аналогичными документами, после оформления приказа средствами 1С формируется печатная форма в формате pdf, которая прикрепляется к документу. При нажатии на кнопку “Подписать документы” осуществляется подписание кадровых документов, далее они отправляется на вторую подпись работнику. После оформления документ переходит в архив.
Также в решении можно открыть окно сопоставления данных в 1С и в ЭДО со стороны работодателя:
Процесс для сотрудника в «DiState: Кадры» выглядит следующим образом:
Чтобы подробнее узнать о решении КЭДО от DiState для эффективного и безопасного обмена трудовыми документами оставьте заявку на сайте или свяжитесь по контактам, которые указаны ниже. DiState расскажут о всех возможностях продукта и продемонстрирует его функционал.
Свяжитесь с нами, и мы расскажем все подробности о продуктах DiState!
- По телефону: +7 (812) 372-66-15
- Пишите на почту: contact@distate.ru
- Или в WhatsApp: +7 (999) 031-68-92
