Кадровые задачи - одни из самых главных в любой компании. Автоматизация кадровых процессов повышает эффективность работы hr-специалистов и благоприятно сказывается на кадровой политике в целом. Наша компания создала несколько интересных автоматизированных кадровых решений, о которых мы хотим вам ниже рассказать.
Упрощаем диалог между руководителями отделов и hr-специалистами
Подбор персонала состоит из множества разноплановых этапов. Наши специалисты разработали бизнес-процесс оставления заявки руководителем на подбор сотрудника. В системе Битрикс24 руководитель подразделения заполняет анкету, в которой предусмотрены все необходимые для подбора персонала вопросы. Эта анкета приходит hr-специалисту, который также из системы Битрикс24 начинает искать новых сотрудников.
Работа с соискателями прямо из Битрикс24
Наши специалисты создали приложение для интеграции популярных кадровых сайтов с платформой Битрикс24. Благодаря нему hr-специалист экономит время на работу с кадровыми площадками и проверку данных о новых соискателях.
После скачивания приложения появляется дополнительная вкладка в левом меню.
Для дальнейшей работы необходимо пройти авторизацию приложения в имеющихся личных кабинетов на сайтах hh.ru, avito.ru, зарплата.ру.
Для размещения вакансии специалист заполняет универсальную анкету прямо в системе Битрикс24 . В ней уже содержатся уникальные поля для каждого из кадровых сайтов, и публикация вакансии на сайте произойдет автоматически.
Отклики с сайтов будут приходить прямо в Битрикс24 в воронку “Соискатели” (или в указанную вами воронку в настройках приложения). Канбан в воронке работы с соискателями настраивается индивидуально, обычно он содержит следующие этапы:
- Новая заявка
- Тестирование
- Первое собеседование
- Собеседование с руководителем
- Согласование с руководителем
- Заключение договора
- Испытательный срок
- Трудоустроен или Не прошёл испытательный срок
Этапы канбана можно настраивать под процессы компании
Руководитель отдела может в реальном времени наблюдать за тем как идёт подбор на его вакансию, сколько было откликов, сколько прошло собеседований. Также ему приходят системные уведомления , когда назначены собеседования с его участием, что облегчает планирование.
При изменении этапа сделки соискателям будут приходить автоматические уведомления (например, с приглашением на собеседование и с напоминанием о том, что собеседование состоится сегодня в такое-то время по такому-то адресу). Уведомления могут приходить по смс или в мессенджеры. Это исключает человеческий фактор забывчивости. Можно настроить автоматизацию таким образом, что соискатель будет подтверждать участие в следующем этапе собеседования, просто нажав на ссылку в пришедшем сообщении.
Все коммуникации с соискателями сохраняются в системе. Это необходимо, чтобы не забывать о договоренностях, чтобы один специалист по кадрам мог продолжить работу другого, просмотрев всю историю коммуникаций, а также для анализа “проигранных сделок” (когда хорошие кандидаты отказываются от сотрудничества). В карточке можно делать пометки (оставлять комментарии), которые могут пригодиться в дальнейшем, ставить себе различные дела (например связаться для предварительного телефонного интервью).
Также открываются новые перспективы для аналитики результативности работы HR-подразделения: сколько соискателей прошло тот или иной этап (конверсия), как быстро пришли отклики на ту или иную вакансию, как быстро закрывается вакансия.
“Вишенкой на торте” можно называть автоматическое формирование документов по трудоустройству. Система хранит шаблоны документов, автоматически дополняя их данными о новом сотруднике. Это также снимает рутину с hr-специалиста, оптимизируя процесс трудоустройства.
Таким образом, кастомный модуль интеграции с job-сайтами, дополненный грамотной настройкой функционала Битрикс24:
- экономит рабочее время специалистов, забирая рутинную работу на себя
- упрощает коммуникации между руководителями подразделений и hr-специалистом
- исключает возможность ошибки в данных
- исключает фактор забывчивости в коммуникациях с соискателями
Воронка обучения нового и действующего персонала
Низкая эффективность обучения нового и действующего персонала - довольно частая проблема наших клиентов. И это снова связано с отсутствием автоматизации кадровых процессов. Новый сотрудник вникает в тонкости работы несистематично, не имея возможности видеть картинку целиком. А действующие сотрудники часто не имеют возможности выразить свое желание пройти обучение или повышение квалификации или их пожелания остаются без внимания.
Функционал Битрикс24 дает возможность последовательно и целостно подходить к обучению нового персонала. После трудоустройства запускается бизнес-процесс, который формирует перечень задач для нового сотрудника со сроками. В зависимости от его будущей специализации задачи содержат в себе ссылки на материалы, которые необходимо изучить и на тесты, которые необходимо пройти. Постановщиком задачи ставится руководитель нового сотрудника. По результатам тестирования принимается решение о дополнительном обучении.
Сами обучающие материалы выкладываются в специализированный модуль “Обучение” в Битрикс24. Материалы могут содержать видео-ролики и скриншоты. Материал может делиться на разделы. В конце каждого материала может быть тестирование. Результаты тестирования можно выгружать в xls и делать срез по результатам обучения целых подразделений. Подробнее об этом решении написано в кейсе по созданию корпоративного портала для сети клиник “УГМК-Здоровье”
Также в Битрикс24 есть функционал базы-знаний. В него также можно выкладывать любые форматы контента (текст, видео, фото) и удобно структурировать информацию.
Действующие сотрудники также имеют возможность отправить заявку на обучение. Наши специалисты реализуют это через функционал бизнес-процессов и смарт-процессов (обзор функционала смарт-процессов вы можете посмотреть в нашем видео-обзоре) в Битрикс24. Заявка пойдет на утверждение руководителю сотрудника в HR-подразделение. HR-специалист согласует затраты с финансовым департаментом и, если все ответили положительно, организует и оплачивает обучение. Также есть возможность накапливать аналитику о том какие обучения сотрудник уже прошел, а какие его заявки не были выполнены.
Автоматизация процесса повышения и подтверждения квалификации специалистов
Бывают специальности, на которых обучение и подтверждение квалификации являются обязательными по закону. За этим также необходимо следить и своевременно организовывать подобные обучения.
Для подобных сотрудников мы также настраивали смарт-процесс, в котором заведены все предстоящие обучения. Сотруднику и HR-специалисту заблаговременно приходят уведомления о данных обучениях. В смарт-процессе предусмотрены все необходимые этапы по согласованию, подготовке и прохождению обучения, а также планирования даты следующей переквалификации.
Процесс оценки сотрудников
Частым запросом от HR-специалистов наших клиентов является автоматизация процесса оценки сотрудников, так называемая “Оценка 365”.
По результатам прохождения испытательного срока бизнес-процесс опрашивает всех , кто взаимодействовал с сотрудником и формирует сводный отчёт, по которому принимается решение о прохождении испытательного срока.
Бывает, что процесс оценки проходит по другому алгоритму. У специалистов IPG есть опыт реализации кастомного модуля оценки сотрудников.
Планирование графика отпусков
Составление графика отпусков - очень трудоемкий процесс с длительным согласованием. Автоматизированный календарь на платформе Битрикс24 также решает эту проблему. У сотрудника hr-отдела есть единая систематизированная картина. Процесс согласования проходит через бизнес-процесс:
- отправляется заявка на отпуск;
- она согласуется руководителем подразделения (согласующих лиц может быть больше);
- после согласования сотруднику приходит уже сформированный бланк заявления на отпуск, сотрудник его распечатывает, подписывает, сканирует (фотографирует) и прикрепляет обратно к процессу;
- после согласования отпуск встает в график отпусков в Битрикс24, доступ к которому имеют руководители;
- за неделю до отпуска бухгалтеру приходит задание рассчитать отпуск и выплатить отпускные специалисту;
- руководителю приходит заблаговременное напоминание, что сотрудник из его подразделения идет в отпуск.
Процесс увольнения сотрудника
Процесс увольнения сотрудника также является непростым и требует автоматизации в процессе формирования обходного листа, формирования документов и совершения своевременных выплат.
Мы обычно реализуем данный функционал в виде воронки увольнения в CRM и бизнес-процессов, которые запускаются роботом при переходе сделки на определенные этапы. В первую очередь инициатор выбирает увольняющегося сотрудника, юридическое лицо, в котором он трудоустроен, причину увольнения и прочую, необходимую для данного процесса, информацию. Руководителям подразделений приходит уведомление об увольнении сотрудника и задание бизнес-процесса, в котором необходимо поставить галку, что претензий к сотруднику нет, или написать какие есть требования к сотруднику, которые он должен выполнить до момента его увольнения. Далее бухгалтеру приходит задание на подготовку всех документов для увольнения и расчет. По итогу HR-специалисту приходит сформированный обходной лист с отметками всех руководителей подразделений. И как только долгов не остается, HR передает комплект документов сотруднику и бухгалтер делает выплату. Процесс завершается. В канбане CRM удобно наблюдать на каком этапе увольнения находятся сотрудники.
Интеграция с 1С ЗУП
Для упрощения бухгалтерских и HR-процессов Битрикс24 можно интегрировать с 1С: Зарплата и управление персоналом. Для этого есть стандартный модуль интеграции. Благодаря интеграции вы сможете:
синхронизировать структуру компании и все структурные изменения, а также найм и увольнение сотрудников будут мгновенно дублироваться в обеих системах;
сотрудники смогут скачивать свои зарплатные листки прямо в Битрикс24 и не будет необходимости раздавать или рассылать их сотрудникам в ручную;
также возможно автоматизировать запрос и формирование справок 2 ндфл прямо из Битрикс24, что также сократит трудозатраты бухгалтерии и время на получение справки сотрудником.
Комплексное решение для HR на платформе Битрикс24
Автоматизация кадровых процессов благоприятно сказывается на кадровой политике компании в целом. Снятие рутины с hr-специалистов, уменьшение неблагоприятного человеческого фактора в работе помогает hr-специалистам быть более производительными и показывать более высокую конверсию в найме и обучении персонала, а также помогает сосредоточиться на более глобальных вещах, до которых не доходят руки из-за ежедневной рутины.
Многие клиенты IPG уже оценили удобство автоматизированных кадровых процессов. На основе многолетней работы мы создали уникальные кадровые решения, которые могут помочь и вашему бизнесу.
