В рамках сложной экономической ситуации организации смогут существенно сократить свои расходы.
Первичные учетные документы и различные сопроводительные документы которые образовались в ходе хозяйственной деятельности организации разрешат хранить в электронном виде. При этом в электронный формат можно перевести бумажные экземпляры.
Организации в полной мере смогут сократить свои расходы если полностью переведут свой документооборот на электронный документооборот (ЭДО).
Свод четких правил пока отсутствует, но депутаты решают данный вопрос. Не стоит забывать, что – отсутствие или непредставление первичных документов правонарушение, за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность (ст. 106 НК, ст. 2.1 КоАП).
Хранить в электронном виде разрешат не только документы полностью созданные в электронном виде которые подлежат визуализации, но и скан-образы бумажных документов.
Таким образом электронный дубликат приравняют к бумажному оригиналу. Электронный документ будет верный только при полном участии всех подписантов. Его надо будет утвердить усиленными квалифицированными электронными подписями каждого из участников поименованных в данном документе.
Уничтожение документов
Уничтожить бумажный оригинал разрешат только через год после создания его электронной копии.
Хранение электронных документов
Хранением электронных документов займутся определенные операторы, именно так указано в проекте документа, которые получат право оказывать такие услуги.
При заключении договоров должны быть прописаны не только условия хранения документов, но и предоставления доступа к ним сотрудникам той организации чьи документы хранятся.
Хранить в электронном архиве можно будет практически все документы, кроме тех, что оформляются исключительно на бумаге. К таким документам например относятся паспорт, военный билет и свидетельство о рождении.
