Любой предприниматель или компания в сфере аренды недвижимости нуждаются в систематизации документов, создании единого реестра. Ведение аренды предполагает работу с большим количеством договоров, контроль за их исполнением. Если объектов недвижимости всего несколько, то справиться можно вручную. Во всех остальных случаях потребуется автоматизация.
Проблемы при регистрации договоров аренды недвижимости
- существенные временные затраты на подготовку документов – заполнение реквизитов, сопутствующей информации;
- подверженность человеческим ошибкам – любая опечатка может привести к серьезным проблемам во взаимоотношениях с арендатором, документы придется переделывать, что сводится к росту трудозатрат, ухудшению репутации компании;
- отсутствие единой системы хранения документов усложняет поиск, большинство операций приходится делать вручную;
- хранение документов на локальном компьютере небезопасно и неудобно, при сбое программного обеспечения восстановить данные проблематично, локальное хранение делает невозможным доступ к договорам удаленно.
Возможности программы АрендаСофт
Все указанные проблемы легко решаются программой АрендаСофт. Система рассчитана на бизнес, предполагающий сдачу в аренду складских площадей, офисных помещений, магазинов, торговых островков и т.д.
Функционал программы предполагает:
- ведение базы клиентов – вся информация хранится в одном месте;
- использование шаблонов для автоматической генерации договоров – данные для заполнения подгружаются из
- карточки клиентов, базы данных об объектах недвижимости;
- ведение реестра всех действующих и закрытых договоров;
- удобный интерфейс для работы с документами;
- быстрый поиск по договорам;
- автоматический расчет платежей по каждому договору, контроль за дебиторской задолженностью;
- набор инструментов для аналитики и составления отчетов.
Раздел «Договоры аренды»
Все созданные в программе АрендаСофт договора хранятся в разделе «Договоры аренды». Информация представляется в табличном виде. Менеджер может настроить интерфейс на свое усмотрение – добавив или убрав нужные колонки.
В разделе можно просмотреть базовую информацию по каждому договору:
- номер;
- арендатор;
- объекты аренды;
- срок действия арендного договора;
- дата подписания договора;
- дата начала аренды;
- дата, до которой выполнена оплата.
По каждой колонке есть опция поиска, либо фильтрации. Прямо из раздела можно перейти на страницу конкретного договора, в окно редактирования. Также документ может быть удален.
Если договора нужно перенести в другую программу, то предусмотрена опция пакетной выгрузки. Программа ведения договоров аренды АрендаСофт поддерживает выгрузку в популярных форматах – PDF и DOCX.
Добавление договоров
Добавить новый договор представляется возможным прямо из раздела «Договоры аренды».
Процедура добавления сделана максимально простой и быстрой. Менеджеру требуется только внести, либо выбрать основные данные. Вероятность влияния человеческого фактора минимизирована.
При формировании нового договора указывается следующая информация:
- организация (арендодатель);
- клиент (арендатор) – предполагается, что данные о нем уже внесены в клиентскую базу, но в форме также есть опция добавления нового клиента;
- номер договора – можно указывать отдельно, но обычно номер формируется автоматически;
- дата заключения договора – есть возможность продления предыдущего договора;
- период аренды;
- объекты аренды – один договор может включать несколько объектов;
- дополнительные услуги;
- переменная часть арендных платежей.
При нажатии кнопки «Сохранить» договор формируется автоматически на основе созданного ранее шаблона, реквизиты расставляются по своим местам. По каждому документу можно вносить изменения. Все они фиксируются в разделе «История изменений». Менеджер не сможет произвести манипуляции с документами без внимания.
Договора и переменная часть арендной платы
Расчет арендных платежей предполагает учет постоянной и переменной части арендной платы. Первая включает оплату по тарифу, вторая – плату за пользование электричеством и дополнительные услуги. Обе части арендной платы фиксируются в договоре. Расчет переменной части осуществляется на основе счетчиков услуг.
Параметры переменной части и счетчики услуг задаются в соответствующих меню раздела «Справочники».
Здесь указываются виды услуг, их тарификация и прочее. При заключении нового договора, менеджеру остается добавить соответствующие типы переменной части арендной платы, указать начальные показания (если требуется).
Клиенты и их добавление
АрендаСофт позволяет вести не только документооборот в аренде, но и клиентскую базу. В случае заключения нового договора, он автоматически закрепляется за карточкой клиента. В клиентской базе хранится вся история взаимодействий – с момента получения лида до настоящего времени.
Информация о всех клиентах аккумулируется в разделе «Клиенты». Здесь содержится ФИО клиента или наименование юридического лица, контактные данные, ответственный менеджер. Также в разделе можно узнать, какие объекты арендует конкретный клиент, какие договора с ним заключены.
В окне выводится номер договора, дата начала и окончания действия. Договора могут быть окрашены в разные цвета – каждый отражает свой статус. Задать соотношения между цветом и статусом может администратор через настройки.
Добавление нового клиента не сложнее, чем добавление нового договора. Основные данные подгружаются из базы данных по лидам автоматически, менеджеру остается заполнить недостающие сроки.
В карточке клиента могут содержатся такие данные:
- тип – физическое, либо юридическое лицо;
- ФИО или наименование;
- контакты – номер телефона и электронной почты;
- ИНН;
- паспортные данные и т.п.
В карточку можно вносить изменения, например, отметку, что клиент проблемный. Все арендаторы закрепляются за менеджерами. По каждому клиенту можно включать/отключать информационные уведомления и автовыставление счетов.
Подписывайтесь на канал и социальные сети!
Больше о учете аренды:
Наш сайт: https://arendasoft.ru/
Видео: https://www.youtube.com/channel/UCYX46WgXSQoxF61KM1zpshQ/videos
ВКонтакте: https://vk.com/arendasotvk