Практический пример реализации создания реестра сотрудников компании и поздравления с памятным днем.
Хорошим тоном во многих организациях считается традиция поздравления, премирования и награждения сотрудников с очередной годовщиной или юбилеем работы в компании. Основную нагрузку этой программы обычно несут руководители компании, начальники отделов и сотрудники отделов кадров. Если в компании работает большое количество сотрудников, да еще если их рабочие места удалены друг от друга, то обязательным условием является своевременное уведомление руководителей о предстоящей дате.
Как не пропустить важное событие компании и реализовать подобное решение в Битрикс24.CRM?
Основой решения задачи является первоначальный сбор, систематизирование и хранение анкетных данных сотрудников, даты приема на работу, даты регистрации в портале Битрикс24.CRM и уведомление непосредственного начальника о наступлении годовщины вливания коллеги в коллектив для организации и проведения торжественного мероприятия строго в рамках существующего регламента компании.
Сразу оговоримся, что:
Штатного готового решения подобной задачи программным обеспечением Битрикс24.CRM не предусмотрено.
Дата регистрации сотрудника в портале, дата его приема на работу и дата официального выхода могут не совпадать, поэтому за старт обычно принимается дата официального приема, которая и будет нами использоваться в качестве опорной точки в расчетах паузы.
В качестве памятного события может использоваться любое событие, например, День рождения.
Что нужно для реализации подобной задачи?
- Действующий портал с тарифом «Профессиональный» «Облака» или любая «коробочная версия».
- Подготовить и описать свой процесс.
- Смарт-сущности.
- Роботы и бизнес-процессы.
- Желание.
- Умение или помощь интегратора.
Реализация:
Создаем новую смарт-сущность, кадровый реестр сотрудников компании, например, «Сотрудники» со своими бизнес-процессами, роботами, полями, стадиями и настройками.
Настроим стадии контроля: черновик, добавлен в портал, документы собраны, оформлен в бухгалтерии, уволен, работает.
Карточка сотрудника компании наполняется полями в которых отображаются все необходимые анкетные данные кадрового учета. Набор полей выбирается пользователем портала согласно внутренним требованиям компании и любые поля легко создаются и настраиваются непосредственно на экране. Обычно к карточке дополнительно прикладываются электронные документы сотрудника, заявление, договор, дополнительные соглашения и сведения о форме или размере должностного оклада.
По факту подобная карточка позволяет вести полноценный кадровый учет контролировать процедуру приема на работу, фиксирование изменений размера оклада, увольнения сотрудника и многое другое.
Создадим новую запись-карточку в стадии «Черновик» и наполним ее данными. Непосредственный начальник сотрудника будет определятся автоматически согласно его рабочего места в структуре компании. На этой стадии сотрудник отдела кадров заполняет обязательные поля. Администратор портала получает задачу пригласить нового сотрудника в корпоративный портал и когда он осуществляет первый вход, то переводит карточку в статус «Добавлен в портал», срабатывает робот, который подставляет значения в соответствующее поле.
Дальше сотрудник отдела кадров и бухгалтерии выполняют необходимую работу по сбору документов, по оформлению и завершению приема на работу.
Последняя статусная стадия активного сотрудника в нашем примере называется «Работает». Именно на этой стадии срабатывает робот, который производит расчет паузы, по завершении которой произойдет уведомление непосредственного начальника о наступлении памятного дня.
В случае если сотрудник уволится до наступления срока годовщины, то сотрудник отдела кадров закроет карточку с соответствующим статусом, бизнес-процесс прервется и остановится.
Создание и настройка смарт-сущности:
Смарт-сущность — это новый модуль в штатном ПО Битрикс24.CRM. Доступ к настройкам модуля имеют сотрудники с правами администратора портала.
Настройки модуля расположены в главном горизонтальном меню портала.
Опытный пользователь создает новую смарт-сущность с чистого листа или пользуется готовыми заготовками.
Для решения поставленной задачи потребуются и для этого необходимо выбрать опции: свои стадии, канбан, роботы и триггеры, дизайнер бизнес-процессов, поля в карточке – реквизиты своей компании, возможность генератора, распечатки документов, корзина и модуль задачи.
Редактирование, добавление и удаление стадий смарт-процесса и доступ к роботам удобно осуществлять в режиме канбан.
Добавление новых полей и разделов удобно осуществлять непосредственно в карточке самой смарт-сущности точно так же как при работе с лидами и сделками.
Работа с роботами стандартная и ничем не отличается от работы в других сущностях.
Робот стадии «Добавлен в портал» запускает активити «Изменения документа» и автоматом подставляет данные текущего времени в соответствующее поле карточки.
Рекомендуется добавление авто комментария с пояснениями о ожидаемом событии в карточку смарт-сущности.
При переводе смарт-сущности в стадию «Работает» робот запускает бизнес-процесс расчета включения паузы равной одному году и по истечении паузы ставит автоматическую задачу о грядущем событии с описанием необходимых действий и крайнего срока.
Для того чтобы данное событие проходило ежегодно, то отдельные роботы дополнительно помещаются в активити «цикл» и работают до тех пор, пока выполняется условие о том, что статус равен «Работает», после увольнения сотрудника процесс прерывается.
Формула расчета паузы проста и прописывается с помощью готовых формул к дате приема на работу добавляется 1 год {{=dateadd({{дата начала работы}},’1y’)}}.
Описание работы робота и настройка выполняются с помощью дизайнер бизнес-процессов.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
- RuTube : http://CRM4/org/r/
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»
