Япония – страна, которая славится инновационными технологиями, традициями, фестивалями, цветущей сакурой и… порядком на рабочих местах.
Сегодня стало особым образом наводить порядок в шкафу, на антресолях и в других домашних местах хранения вещей, а также на офисных столах. Для организации пространства даже нанимают модных специалистов. Однако и без найма можно обойтись, если грамотно подойти к этому вопросу. И если вы собираетесь навести порядок на своем рабочем столе в офисе, то эта статья для вас.
В далеких 1980-х годах в производственном секторе Японии стал популярен термин «5S», под которым пряталась целая система организации рабочего пространства. 5S – это способ организации пространства, основанный на принципах бережливого отношения к сотрудникам, коммуникациям, оборудованию и материалам.
Несомненно, в первую очередь такая система рекомендована к внедрению в производственных цехах, на заводах и других крупных предприятиях, ведь система 5S – это регламентированный способ организации рабочего места, однако использование основных принципов в личных целях не воспрещается.
Итак, принципы 5S:
- 1 принцип – Seiri (яп.), или Sort (англ.), или сортировка (рус.);
- 2 принцип – Seiton (яп.), или Set in Order (англ.), или соблюдение порядка (рус.);
- 3 принцип – Seiso (яп.), или Shine (англ.), или содержание в чистоте (рус.);
- 4 принцип – Seiketsu (яп.), или Standartise (англ.), или стандартизация (рус.);
- 5 принцип – Shitsuke (яп.), или Sustain (англ.), или совершенствование (рус.).
Как их применять в организации пространства?
Начните по порядку.
Сортировка.
Освобождение рабочего пространства от ненужных предметов. В стандартном сценарии все предметы рабочего места разделяются на несколько групп в зависимости от частоты их использования:
- ненужные;
- необходимые редко;
- необходимые часто.
Заведите органайзеры под бумагу, канцелярию, предметы гигиены и расставьте их в порядке частоты использования.
Соблюдение порядка.
В системе организации и рационализации рабочего места 5S этот принцип означает рациональное размещение объектов в пределах рабочей зоны. При этом рабочая зона не должна быть захламлена. А доступ ко всем органайзерам не должен быть ничем заслонен. Важно обеспечить безопасный и удобный доступ к рабочим предметам и объектам. Кстати, в этом пункте уделите большое внимание визуальной части. Здесь можно выделять определенные зоны яркими наклейками, стикерами, подписывать области хранения и т. д.
Содержание в чистоте.
Если для цехов это полная чистота производственных помещений, содержание оборудования и инструментов в исправности, то для офисных сотрудников это чистота и порядок на рабочем столе, отсутствие еды и большого количества личных вещей, отсутствие пыли и грязи на мониторе, кружки-непроливайки для жидкостей.
Стандартизация.
Регламентация достижений предыдущих принципов, если вы сотрудник производственного цеха, если нет, то тогда: создание пакета документов с приказами, графиками отпусков, инструкциями, памятками, полиграфией и т. д. в зависимости от сферы вашей деятельности. Даже если вы работаете в диджитал-отделе, все равно имейте на всякий случай распечатанные и утвержденные контент-планы или распечатанные чеки об оплате рекламных кампаний. Поверьте, иногда такое отношение к рабочему процессу может спасти целую фирму.
Совершенствование.
Поддержание и улучшение выполнения установленных процедур первых четырех пунктов. Кстати, это и есть самая важная часть методологии организации рабочего места 5S. Как показывает практика, сотрудники компании способны сделать единовременное героическое усилие и внедрить даже сложные процессы. Однако неизбежные ошибки первого внедрения и сила сформированных ранее привычек стремительно возвращают процессы к исходной позиции. Поэтому пункт № 5 – невероятно важная и ключевая часть всей системы.
И в заключение: система 5S призвана преобразовывать успешные решения в культуру, которая позволит поддерживать визуально приятное рабочее место, а также минимизировать время, затраченное, например, на поиск необходимых вещей или устранение внезапно возникших форс-мажорных ситуаций по причине разлитого кофе, опрокинутого монитора и прочих неприятных моментов.
Берите пример с японцев и организуйте рабочее пространство грамотно!
