Санкции давят. Кровь из носу нужно уменьшать постоянные расходы! Но КАК? На первый взгляд все нужно. Если что-то убрать, то не будет полноценной работы. Не, ну можно, конечно, с плеча рубануть. Так сказать, поступить «правильно» и уволить половину, переложив бремя на оставшихся. Пусть радуются, что остались.
Есть один нормальный способ, но он непростой.
Перевести большую часть персонала на удаленку и на почасовку.
Вас ожидают два эффекта. Уменьшатся офисные площади, а это постоянные затраты. Как ни странно, увеличится эффективность работы сотрудников. Что будет не лишним во время перманентного и постоянно углубляющегося кризиса.
Если с первым пунктом все согласны, то со вторым большинство будет спорить. Мол если не стоять над душой в живую, то люди нормально не работают.
Расскажу вам свою историю.
Мы занимаемся разработкой программного обеспечения. Да, это самая благоприятная для удаленки и почасовки отрасль. Тут идеальный случай, но не торопитесь, решение реально применимо для любых ситуаций. В итоге вы все поймете.
В 2010 нас стало много больше, и я стал ощущать, что не могу управлять. Нужен был какой-то тайм менеджер, в котором можно было бы ставить задачи и контролировать их выполнение. Таких пруд пруди, но мыжразработчики. Сами себе слепил программулину и она стала развиваться. Все проекты и задачи стали вестись в ней. И мы стали считать время, потраченное на любое действие. Ведь это себестоимость наших проектов. Сделали удобные инструменты точного учета времени.
У меня получилось убедить свою команду списывать точно только то время, которое они непосредственно занимались выполнением задачи. Всем пообещал, что наказывать за недоработки никого не буду. Благо народ мне верил. мне чуть не поплохело, когда пошла первая статистика по этому учету.
Оказалось, что люди работали в среднем всего 4 часа в день. А в офисе, находились 9 часов. И только я стал задумываться, как бы мне закрутить гайки, чтобы не нарушить свое обещание, так статистика поползла вверх. Через три месяца в среднем люди стали отрабатывать 5,5 часов без каких-либо репрессивных мер с моей стороны.
Я, конечно ж, разобрался в чем причина. А дело в том, что люди сами стали видеть эти цифры и им сами захотелось их улучшить. Ну, как бы, приходишь на работу на 8 часов, а работаешь 4, ведь дураку понятно, что это неправильно. Стали сокращать свой любимый теннис, меньше трындеть не по делу и развлекаться в инете. САМИ! Без каких-либо усилий с моей стороны.
В тот момент все работали на ставке, которая не зависела от отработки.
Я сделал следующий шаг. Я поделил эту ставку на реально отработанное время и предложил людям перейти на повременную оплату (почасовкой это сложно назвать, поскольку мы время считаем секундами). То есть если работать в прежнем темпе, то потерь денег у сотрудника не будет. Посудите сами. Человек понимает, что он может больше зарабатывать, если больше в эти 8 часов выполнит задач. Надо сказать, что в команде за это время устоялась привычка списывать время по-честному. А поскольку ежедневные таймшиты утверждались мной (позволяет постоянно быть в курсе процесса по всем проектам), а перед этим по каждому отдельному проекту утверждал руководитель проектов, то особенно то приписками не позанимаешься.
Результат превзошел ожидания. Среднее время выросло до 7 часов в день. А в процессе наша система, которая теперь уже называется СУВР (Система управления временными ресурсами) сильно возмужала. Мне хватало без каких-либо совещаний, тратя всего 15 минут в день быть в курсе хода всех проектов. Я стал больше уделять внимание не рутине, а проблемным местам, действительно требующим моего личного вмешательства. Многие мои клиенты, которым мы предоставляли автоматический отчет о том, что по их проектам было сделано за неделю или за месяц, были в восторге, как все подробно и понятно. А нам стало легче, поскольку такая прозрачность формировала к нам доверие.
И это не все!
Ко мне стали подходить сотрудники и жаловаться на то, что каждый день в дороге в офис они проводят от двух до трех часов (мегаполис таки). И что, если они могли бы работать дома, то смогли бы больше времени уделять работе. А поскольку мне уже не надо стоять над душой, так как через СУВР я все контролирую, то я не был против. Прекрасное ощущение, что все находится под контролем, даже если сотрудник будет работать дома и мне не надо «стоять у него над душой».
Время работы дома увеличилось до 8 часов. Если честно, то я был счастлив, что мои ребята могли больше уделять время и личным делам, и развлечениям вместо прозябания в подземке по дороге на работу и обратно.
Это было в 2013 году задолго до пандемии. Я пришел утром в рабочий офис и увидел, что я один. Ну и зачем мне этот офис? Я тоже могу работать дома. У меня дома кабинет в разы комфортнее, чем в офисе. До работы в машине я тоже проводил не меньше часа, а если пробки, то все полтора. Сначала я отказался от рабочего офиса, но потом понял, что ребятам нужно дать возможность уходить из дома и при желании работать в офисе. Я сделал два небольших коворкинга на юге и на севере города. Там не было чьих-то конкретно рабочих мест. Можно было прийти сесть за любое место и работать. Кофе, чай, печенки, мощный интернет, большие мониторы.
Когда пришла пандемия, то наша жизнь никак не поменялась. За исключением того, что пока мы перестали периодически собираться где-нибудь, например в боулинге.
Эта история кладезь ключевых идей, как отказаться от офиса, перейти на удалену, а с этим еще и увеличить продуктивность своих сотрудников. У нас это получилось органически, но получилось. Финансовый результат выразился в том, что постоянные расходы сократились на 80%, конкретно в нашем случае, хоть мы такой цели и не ставили. Теперь один сотрудник в среднем получает больше, а лоботрясы за две недели проявляются и испаряются, как бы красиво они ни умели разговаривать. В итоге себестоимость по проектам снизилась на 40%.
А разве не этого сейчас нужно добиться? Без драконовских методов, так, чтобы сохранить всех эффективных, а от бездельников избавиться.
Давайте уже разбираться в чем дело по пунктам и как вы сможете применить наш опыт в это непростое время, когда пандемия теперь, кажется, была цветочками.
1. Все распилить на задачи и автоматизировать учет рабочего времени в разрезе задач.
2. Обеспечить учет по-честному.
3. Когда появится статистика, перевести людей на почасовку так, чтобы они не потеряли в доходах.
4. Когда все привыкнут можно начать закручивать гайки через установленные лимиты времени на выполнение задачи. Тогда не важно сколько времени сотрудник потратит в реалии. Списать он сможет не больше установленного лимита.
Из этих пунктов первый самый проблемный. Сервисов и программных продуктов по проектному управлению пруд пруди. Сейчас даже появляются такие, которые считают время автоматически по активности на компьютере. Но нам этого не надо. Нам надо через выполнение первого условия обязательно выполнить второе. Это ключ к успеху.
Надо, чтобы сотрудники сами добровольно и с удовольствием по-честному вели учет своего времени. Вот это и должна обеспечить автоматизация.
Есть, конечно, другие более репрессивные методы, которые применяет, например, PWC, но у них тоже есть своя автоматизация для поддержки этих методов.
Надо сказать, что в статье универсального решения, кроме общего порядка и общих слов я вряд ли могу дать. Но могу бесплатно проконсультировать.
В неделю я могу взять на консультацию трех человек. Это онлайн консультация по предварительной записи длительностью 1 час. Провожу я лично.
На консультации я задам несколько вопросов, чтобы понять по вашим бизнес-процессам. После этого мы вместе с Вами построим общий план действия, и вы сможете задать свои вопросы.
Только один час и только три консультации в неделю!
Переходите в форму, заполняйте заявку, и я назначу Вам консультацию на ближайшее время.