Каждый руководитель хочет знать сколько сделок, у кого, на каких стадиях и на какую сумму находится в работе у менеджеров компании. Согласитесь, что без этих данных невозможно строить прогнозы продаж на текущий и последующие месяцы, строить реалистичные планы содержания, оплаты расходов, налогов и развития бизнеса.
Какие инструменты для решения подобных задач имеются в штатном ПО Битрикс24.CRM?
Вариант №1 Канбан
Отображение сделок в режиме отображения экрана «Канбан». Экран с карточками информацией о названии сделки, ответственном сотруднике и т.д., расположенные на стадиях выбранного направления сделки с указанием сумм это удобный инструмент, который удовлетворяет запросы множества небольших компаний.
В режиме Канбан выбор отображения направления и других параметров сделки осуществляется с помощью удобного стандартного инструмента фильтр.
Какую главную информацию можно узнать?
- Количество сделок.
- Суммы на разных стадиях.
Какие ограничения у данного решения?
- Возможность одновременной работы только с одним направлением сделки, участком или отделом.
- Чтобы суммировать суммы на стадиях разных направлений и для общего анализа придется сохранят промежуточные данные и потом обрабатывать их с применением внешних программ.
- Чтобы узнать информацию о том, как работает конкретный сотрудник нужно включать дополнительное поле фильтра и делать промежуточный отчет.
- Невозможно одновременно вывести на экран информацию о завершенных и находящихся в работе сделках.
Как узнать сколько денежных средств ожидает заработать компания, например, в текущем месяце?
Вроде бы всего то и нужно в фильтре в поле «Дата завершения» необходимо указать нужный период, но как ни странно итоговая сумма будет не корректной.
Почему? Дело в том, что исторически поле «Дата завершения» является системным и уже в момент создания сделки в него по алгоритму автоматом проставляется дата предполагаемого завершения сделки, допустим +10 календарных дней.
Однако, когда сделка реально завершается, то значение этого поля перезаписывается системой и в него вносится реальная дата закрытия.
Таким образом по факту в отчет попадают не только фактически завершенные сделки, но и сделки, находящиеся в работе, но у которых системное поле заполнено и там прописано предполагаемая дата закрытия сделки. Глупо, неудобно, но это к сожалению не вылеченная детская болезнь от разработчиков Битрикс24.CRM.
Вариант №2 - модуль отчеты.
Отчеты – это хорошо известный, старый модуль, предназначенный для быстрого отображения данных в графическом и табличном виде по готовым базовым шаблонам всех сущностей с возможностью их корректирования, добавления в фильтры полей и условий, например, мы добавим уже описанное поле «Дата завершения» и условие отбора, обратите внимание на то, что которое как ни странно в отчетах носит другое название «Предполагаемая дата закрытия». Напоминаем это следствие болячки из детства Битрикс24.CRM. Также для полноты отчета нужно не забыть добавить в фильтр поле – «Направление» для выбора желаемой воронки сделки.
Типовой отчет по сделкам содержит информацию о общем количестве сделок, о находящихся в работе, о проигранных, о выигранных, о суммах и доходах с разбивкой о доли участия сотрудников. Кроме этого отчет отображает две реальные суммы уже завершенных и выигранных сделок и суммах сделок, находящихся в работе на различных стадиях. Это первый рабочий результат для прогнозирования месячного дохода, одновременно инструмент контроля и управления при необходимости ручного вмешательства руководства. Ведь если планируемые сделки вовремя не завершатся, то и все планы на ожидаемые денежные приливы извините не сбудутся.
Положительное отличие модуля отчета перед отображением данных Канбан заключается в том, что в отчете кроме интересующего возможен выбор и сразу всех направлений сделок.
Какие недостатки у данного решения?
Поле системное в карточке сделки «Дата закрытия» в модуле отчеты носит название «Предполагаемая дата закрытия», что сильно напрягает при первом и последующем общении, а также при настройках собственной версии отчета.
Свойство автозаполнения на условно рассчитываемую дату системного поля «Дата закрытия» требует постоянного контроля за этим полем и даже ручной корректировки если сделку не удается закрыть в указанный срок. Для отказа контроля человеком для работы с этим полем рекомендуется использовать роботы или бизнес-процессы.
Вариант №3 - модуль «Аналитика».
Модуль содержит готовый блок «Продажи», содержащий типовой отчет «Воронку продаж» по лидам и сделкам. Для единообразия и сравнения с другими методами Лиды из отчетов можно скрыть.
Модуль позволяет построить отчет о сделках с отображением данных в графическом и табличном виде. Нужные детали отчета по интересующим полям выводятся на экран с применением инструмента фильтр.
График отчета содержит данные о количестве сделок на разных стадиях, а табличная часть информацию о количестве сделок у сотрудников компании.
Наглядная информация о застрявших на разных стадиях сделках, о среднем цикле жизни сделок и размере не поступивших в компанию денежных средствах хороший экспресс показатель для принятия оперативных решений руководства с целью стимулирования сотрудников.
Возможность прямо из отчета проваливаться прямо в заинтересовавшие сделки — это приятный бонус и опять инструмент контроля и управления.
Недостатки метода:
Модуль «Аналитика» допускает попадание в отчет уже закрытых в запрошенный период сделок.
Вариант №4 – универсальное решение приложение «Статистика компании [STATISTICS.FIX4.ORG]»
Приложение было создано с учетом всех озвученных неудобных моментов, которые есть у описанных выше методов и дополнено дополнительными приятными возможностями. Так все отчеты имеют регулируемый интервал с минимальным значением одна неделя. Согласитесь, что возможность четыре раза в месяц проводить анализ и корректировку действий сотрудников отдела продаж компании гораздо удобнее, чем по факту в день выплаты заработной платы узнать о том, что кто-то чуть-чуть недожал клиента, вовремя не отработал и денег на выплаты нет.
Приложение содержит наиболее часто востребованный редактируемый под клиента шаблон отображающий данные о количестве сделок:
- Находящихся в работе.
- О сумме.
- О среднем цикле.
- О количестве и суммах забытых сделок.
- О среднем чеке.
- О браке (загубленных следках).
- Три графика о сделках в работе, факт-завершенные сделки, в работе и прогнозируемых сделках.
- Серию таблиц с детальной информации о сделках и исполнителя в разных стадиях работы в том числе таблицу аналитической информации в сравнении с предыдущем периодом.
Встроенный фильтр меню предоставляет широкий вариант выбора информации за любой период отдельно по сотрудникам, группам, отелам, по филиалам, по компании в целом, по контактам и компаниям клиентов, по направлениям сделок на любой стадии или группе стадий. Кроме этого имеется набор готовых отчетов всего за месяц, год включая операционный отчет.
О приложении «Статистика компании [STATISTICS.FIX4.ORG]».
- Приложение работает в любой версии «Облака» и «Коробки» Битрикс24.CRM и распространяется по подписке Битрикс24.Маркет.
- Стоимость приложения цена опубликована на официальном сайте Битрикс24.CRM и зависит от вашего используемого вами тарифа и стоимости лицензии.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»
