78 125 заплатил коллекционер за письмо, полученное Мэрилин Монро от её бывшего мужа, Джо Ди Маджио.
78 125 долларов — это примерно 5,7-6 млн рублей. Сколько может стоить потерянное или полученное с опозданием письмо с оригиналом договора или акта, если возникнет конфликт с контрагентом и придётся доказывать свою позицию в суде?
Чтобы даже не начинать подсчитывать и задумываться о неприятных последствиях, оцифруем процесс работы с бумажной корреспонденцией.
Исходящая корреспонденция
Журнал исходящей корреспонденции
должен содержать следующий набор полей:
- Дата документа — фиксируем дату, когда у нас возникла необходимость отправить корреспонденцию, а не фактическую дату отправки.
- Регистрационный номер исходящей документации — присваивается сразу после добавления документа, формируется по шаблону
- Адресат — привязка к CRM, либо текстовое поле, чтобы записать получателей, которых нет в CRM. Для привязки к CRM сразу включаем отображение в карточке CRM. Это даст возможность прямо из карточки компании (контакта) увидеть всю переписку.
- Краткое содержание — в цифровом реестре делим на два поля: текстовое описание для быстрого поиска и скан документа
- Кем подписана исходящая бумага — руководитель, подписавший документ, привязка к сотруднику.
- Наше юр.лицо, от которого происходит отправка — ссылка на справочник наших юр.лиц, если внутри компании у нас несколько юр.лиц.
- Исполнитель — сотрудник, подготовивший документ, кому можно задать вопрос по содержанию документа.
- Отметка о направлении копии исходящего письма в дело — важно для писем, связанных с кадровыми документами
- Сведения об отправке документа — группа полей: дата и время, способ отправки и сотрудник фактически отправивший документ (секретарь, офис-менеджер), трек-номер для отслеживания.
- Статус — список значений, отражающих ваш бизнес-процесс. Например: Зарегистрировано, Отправлено, Получено контрагентом, Не доставлено.
- Ожидаем ответ — да/нет.
Схема бизнес-процесса обработки исходящей корреспонденции
Бизнес-процесс делится на 3 больших этапа:
- Отправка
- Контроль получения контрагентом
- Контроль возврата нашего экземпляра
Отправка
Необходимость отправить письмо является частью других бизнес-процессов компании, поэтому в идеальном мире новая запись (элемент) в журнал Исходящей корреспондеции добавляется автоматически.
Сразу после добавления нужно присвоить Исходящий номер. Шаблон номера устанавливается приказом по организации. Важно, чтобы номер был сквозным и уникальным в пределах года.
Следующим шагом для исполнителя (секретаря или офис-менеджера) ставится задача или задание организовать отправку. Если в результате отправки мы получим трек-номер, то ставим задание. В других случаях — просто задачу.
Контроль получения
Если у нас есть трек-номер и возможность отслеживать автоматически статусы документа, то автоматизируем этот процесс. Например, делаем интеграцию по API с Почтой России или курьерской службой, получаем данные о нашем отправлении и меняем его статус автоматически.
Если этот процесс у нас не автоматизирован, то ручной контроль будем использовать только выборочно для бизнес-значимых отправлений. В этом случае для сотрудника ответственного за документ ставится задание «Проконтролировать статус отправления». Сотрудник меняет вручную статус исходящего документа.
В зависимости от значимости отправленного документа, можем формировать дополнительное задание «Указать входящий номер, который был присвоен нашему отправлению в организации получателя».
Контроль возврата (ответа)
Если отправленный документ предполагает необходимость получения ответа, то из бизнес-процесса Исходящей корреспонденции сразу создаем документ во Входящей корреспонденции в статусе Ожидание. Далее запускается бизнес-процесс «Ожидание входящего», который напоминает ответственным сотрудникам о необходимости проконтролировать получение нашего документа.
Входящая корреспонденция
Поля в журнале входящей корреспонденции аналогичным полям исходящей корреспонденции.
Обработка входящей корреспонденции происходит в 3 этапа:
- Ожидание входящего. В этот статус мы добавляем записи, если при выполнении каких-то других процессов регистрируется событие, что контрагент должен нам что-то прислать. Это может быть ответ на наше Исходящее письмо. А может быть экземпляр договора, подписанный клиентом, который клиент отправляет первым. Этот статус связывает Входящие документы с другими бизнес-процессами. Секретарь при получении бумажного письма в первую очередь проверяет есть ли такое письмо в статусе В ожидании. Если есть, то не создаёт новый элемент, а меняет статус для существующего.
- Регистрация — после получения входящего документа ему присваивается Входящий номер. Так же как и с нумерацией исходящей почты, шаблон номера устанавливается приказом по организации. Номера должны быть уникальными в пределах года и сквозными по организации. Также на этом шаге отправляем уведомление сотруднику, отвечающему за документ и фиксируем факт передачи документа.
- Обработка полученных писем — по правилам внутреннего распорядка всем полученным документам присваивается определенный уровень важности (критичности). В зависимости от важности происходит автоматическая обработка документа, например, для важных документов можем создавать задачу, в которой будет фиксироваться результат обработки документа.
Как реализовать в Битрикс24
Инструмент для хранения реестра
Во время вебинара по этой теме у нас состоялась дискуссия, по выбору инструмента для хранения реестра.
Выбирали из двух инструментов: Смарт-процессы и Универсальные списки.
Аргументы за Смарт-процессы
- Новый классный инструмент, который очень хочется использовать.
- Красивая карточка
- Можно визуалиировать статусы (канбан) и настроить роботов
Аргументы против Смарт-процессов?
Основная причина — это избыточность возможностей для данной задачи. Мне кажется, не надо усложнять интерфейс там, где можно этого не делать. Журнал — это плоский список, в котором нужна возможность что-то найти и посмотреть актуальный статус. Максимум, что может потребоваться, это спросить у секретаря, почему еще не отправлено или где трек-номер. Все остальные обсуждения относятся к процессам, из которых был создан данный документ, а не к самому письму.
- Статусы корреспонденции нужны для фильтрации, а не для отслеживания движения по ним, канбан кажется избыточным для этой задачи.
- Таймлайн не нужен, так как не предполагается каких-то особенных действий и переписки по каждому элементу.
Универсальные списки
Я за вариант Универсальных списков, так как это удобная таблица с нужным набором столбцов, преднастроенными фильтрами и добавленными бизнес-процессами.
Единственное, что расстраивает в этом инструменте — не красивая детальная карточка) Однако для коробки мы разработали свой модуль, который решает этот вопрос, а кроме внешней эстетики позволяет подключить к элементам списка Чаты, Привязку к задачам и Заданиям бизнес-процессов.
#корреспонденция #битикс24 #автоматизация бизнес-процессов