Я являюсь противником «гибкости» систем электронного документооборота, поскольку гибкость и избыточная функциональность приводят к сложностям в наполнении таких систем, а в результате - к низкой эффективности. Зачастую системы электронного документооборота берут на себя функцию передачи неструктурированной информации, дублируя функционал электронной почты.
Что предлагаю взамен набившей оскомину «гибкости»? Использование уже имеющихся в теории предметной области предопределенных объектов: готовые системы документации, классификаторы документов, обязательные реквизиты, данные о сроках хранения документов - на каждый объект задаются условия и правила работы. И это далеко не полный перечень объектов, которые становятся критериями поведения информационной системы.
Примеры:
• от срока хранения документа зависит выбор варианта места, способа и формата его хранения;
• правильный набор метаданных (заранее известный для каждого документа) обеспечивает его юридическую значимость.
Для получения представления о предметной области, как совокупности формализованных данных, надо начинать с азов и погружаться в терминологию. Начну с базового термина «Управление документами». Объем термина и элементы, составляющие его объем, наглядно показаны на рисунке.
Рисунок показывает различные системы управления организацией, направленные на достижение основных бизнес-целей. Таким образом, управление документами является одной из таких систем. А реализация функций каждой из этих систем связана с документами и документными процессами.
Например, для реализации деятельности по управлению рисками надо провести аудит документов, документированной информации и документных процессов. Задачи любой другой системы управления организацией реализуются путем такого же аудита. Таким образом, качество аудита напрямую зависит от того, как выстроена система управления документами, включая делопроизводство, документооборот, оперативное и архивное хранение. Так реализуются информационная и кумулятивная функции управления документами.
Управление внутренними коммуникациями (горизонтальными и вертикальными информационными потоками) происходит путем реализации коммуникативной функции документа. Обеспечивает эту функцию отдельная система информационно-справочной документации, организация работы с которой существенным образом отличается, например, от системы распорядительной документации, обеспечивающей правовую функцию документа.
Как и любая другая предметная область, управление документами имеет систему понятий, которую можно представить в виде совокупности формализованных атрибутов и действий, компонент и данных. А все, что формализовано и подчинено логической структуре, то может быть автоматизировано.
Разработка систем управления документами, последующее их практическое внедрение и использование подчиняется тем же логическим правилам. Поэтому применение уже заданных объектов, включенных в жёсткие и статичные системы, сформированные предметной областью, является важным для корректной (эффективной) автоматизации.
На основе классификации и систематизации объектов проектируются устойчивые структурные схемы и информационно-логические модели. А специфика предприятия отражается в функционально-логических моделях. Такой подход позволяет выстроить систему управления документами на предприятии значительно быстрее, поскольку в основе моделей лежат предопределённые объекты в их заданной взаимосвязи.
Итак, предметная область управления документами достаточно урегулирована и теоретически проработана, поэтому вполне может быть представлена в виде такого набора предопределенных взаимосвязанных объектов, фактически представляя реляционную базу данных с возможностью ее дополнения требуемыми модулями для
конкретной организации.