Все в подробностях о дате запрета редактирования данных в 1С. Как она помогает в работе, зачем она нужна и как её установить.
Как Вы уже знаете из наших предыдущих статей, в 1С достаточно мощный механизм разделения доступа к данным. Так вот, есть и ещё один метод ограничения: использование даты запрета редактирования. Уже из названия ясно, что это связано именно с редактированием информации в базе. Все верно, этим методом мы имеем возможность установить запрет на изменение данных, оставив возможность их посмотреть. Другими словами, мы можем закрыть период и до ранее определенной даты уже не получится ни создать, ни удалить, ни изменить, ни провести документы.
Зачем нужна дата запрета изменения данных?
Представим ситуацию.
Наступил 2022 год. Прошли новогодние праздники, вся страна постепенно отходит от выходных. Настало время для нового, 2022 года. Все документы 2021 года давно уже введены в систему 1С, итоги подведены, отчетность сдана. Очевидно, что редактирование и тем более изменение данных, в 2021го года крайне нежелательна. И тут наступает момент, когда неопытный сотрудник, в виду служебной необходимости, решил посмотреть документ из прошлого периода. Но, пытаясь совмещать работу и переписку в социальных сетях в разгар рабочего дня, он теряет бдительность и нажимает не кнопку "закрыть", а кнопку "провести и закрыть". Или нажимает её специально, не понимая последствий. Система быстро выполняет команду пользователя, пересчитывая себестоимость номенклатуры документа. Естественно, после пересчета, данные немного исказились. Спустя две недели от этого события, главный бухгалтер получает уведомление из налоговой о необходимости пересдачи отчетности. Но это его не пугает: он прекрасно знает, что достаточно нажать пару кнопок и система подготовит новый вариант отчетности, а он спокойно продолжит пить кофе. Но совершенно неожиданно, система выдает абсолютно другие цифры. Головная боль на несколько дней или даже недель исправлений и разборок обеспечена. Да, в конце концов все числа приводят в порядок, отчетность пересдают, получают положительный ответ от налоговой. А виновника исправлений находят, срезают ему премию, проводят ему новый этап обучения работы в программе 1С, он увольняется... Но время потеряно, а время, как известно, это деньги.
Мораль этой истории - необходимо лучше подбирать и обучать персонал. Но защититься от всех потенциальных проблем просто невозможно, проще предусмотреть так называемую "защиту от дурака". И просто исключить возможность редактирования тех данных, исправлять которые нельзя.
Таких историй мы можем рассказать множество. Мы видели на своем профессиональном веку многое. Кстати, если Вы опасаетесь потери времени, двойной работы, потери данных, то Вам просто необходима точная и профессиональная настройка всех систем 1С. К счастью, Вы можете обратиться к нам!
Итак, основное назначение механизма запрета редактирования:
- Ограничение на случайное или умышленное редактирование данных прошлых периодов;
- Ограничение на редактирование данных в целом по базе или по отдельной организации/разделу учета.
Т.е. по сути механизм служит для гарантии неизменности данных. Либо прошлых периодов, либо по конкретным объектам учета, пользователям или организациям.
В современных конфигурациях 1С можно настроить запрет редактирования очень гибко. А период, редактирование которого запрещено называется "закрытый период".
Как установить дату запрета редактирования в Бухгалтерии предприятия 3.0?
Обращаем Ваше внимание, что все нижеизложенные манипуляции необходимо выполнять под пользователем, обладающим административными правами!
1. Открываем пункт меню "Администрирование"
2. Выбираем "Настройки пользователей и прав"
3. Открываем "Дата запрета изменения"
4. Как мы видим, существует возможно выбрать общую настройку для всех пользователей. Также, можно настроить ограничения редактирования более точно по каждому пользователю отдельно.
Выбираем дату запрета. Все документы, дата которых раньше, чем дата запрета будут недоступны для редактирования.
5. Можно выставить не просто конкретную дату, а выбрать, например конец прошлого квартала. Это очень удобно - дата будет постоянно меняться автоматически.
6. Для более гибкой настройки, выбираем "другие способы указания даты запрета". Выбираем, например, пункт "по разделам"
7. Для каждого раздела учета можно установить собственную дату запрета
8. Можно нажать кнопку "подобрать" и выбрать конкретную организацию для ограничения
9.Например, настроить отдельный запрет для организации "Магазин №23"
10.Если переключиться вверху страницы на режим "по пользователям", то можно реализовать сложный запрет:
Как установить дату запрета редактирования в Управление торговлей 11?
Далее, все настройки идентичны предыдущему пункту по Бухгалтерии предприятия.
Как установить дату запрета редактирования в 1С УНФ?
Остальные возможности аналогичны бухгалтерии предприятия.
