Алексей Спирихин, Директор, Аутсорсинговые решения
Почему стоит задуматься о внедрении ЭДО уже сегодня?
Одной из постоянных задач современного бизнеса является оптимизация и повышение эффективности бизнес процессов. Цифровая трансформация бизнеса, как комплекс мер по глубокому преобразованию бизнес- и операционной модели компаний, помогает успешно эту задачу решать. Процесс цифровой трансформации бизнеса начался не вчера, это общий тренд, характерный для мировой экономики в целом и для российской в частности.
Число компаний, которые в своей деятельности применяют решения в области автоматизации и роботизации рутинных бизнес-процессов неуклонно растет из года в год.
В нашей статье мы рассмотрим способы автоматизации бизнес-процессов, связанных с передачей и согласованием документов между компаниями, иными словами речь пойдет об электронном документообороте или сокращенно ЭДО.
Что такое и для чего нужен ЭДО? Какие задачи ЭДО позволяет решить и какие преимущества получает бизнес?
Давайте рассмотрим каждый пункт по порядку.
Что такое электронный документооборот и как он работает?
Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.
Для юридического признания документа необходимо, чтобы документ был заверен электронной цифровой подписью.
Можно выделить две группы электронных документов:
1. Неформализованные документы – письма, заявки, доверенности, договоры, прочая аналогичная документация. Они свободны от жесткого регулирования со стороны законодателя. Другими словами, это документация, используемая компаниями в гражданско-правовых отношениях и не представляющая интереса для контролирующих органов.
2. Формализованные документы – это документы, формы и формат обмена которыми утверждены законодательством (создаются по формату ФНС). Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение форм и формата передачи таких документов имеет существенное значение. К формализованным документам относятся:
- Счет-фактура;
- Накладная по форме ТОРГ-12;
- Универсальный передаточный документ (УПД);
- Акт приемки-сдачи услуг или работ;
- Корректировочная счета-фактуры и УПД.
По сути, возможны два способа электронного документооборота.
Первый вариант реализуется через заключение отдельных договоров об ЭДО с контрагентами и последующего обмена документами, заверенными простой электронной подписью, посредством электронной почты.
И второй вариант, наиболее распространенный в России, через специализированного оператора электронного документооборота. Документы, передаваемые через оператора, заверяются квалифицированной электронной подписью. Перечень операторов ЭДО, включенных в реестр доверенных операторов юридически значимого ЭДО можно найти на сайте ФНС.
Современные операторы ЭДО предоставляют решения, обладающие большим набором функциональных возможностей, выходящими за рамки стандартного подписания и обмена документами. Системы ЭДО операторов, кроме всего прочего, позволяют хранить документы на серверах.
Задачи, которые позволяет решить ЭДО и преимущества его использования
Главная задача ЭДО – это повышение эффективности бизнес-процессов за счет автоматизации процесса работы с документами, включая хранение, подписание и обмен верифицированными документами.
Отсюда же вытекают преимущества, которые получает компания, используя ЭДО. Давайте рассмотрим основные:
Снижение трудозатрат на работу с документами.
Действительно, ЭДО позволяет существенно сократить время на подготовку, согласование (внутри компании), подписание и доставку документов до получателя, тем самым высвобождая рабочее время для решения других задач, а значит, способствуя повышению производительности труда.
Кроме того, использование ЭДО снижает прямые расходы на обработку, хранение и доставку документов.
Дополнительная система контроля за корректностью формализованных документов.
Встроенные механизмы сверки информации позволяют сократить количество и ошибок, и, соответственно, трудозатрат на их исправление.
Интеграция ЭДО с корпоративными информационными системами.
Фактически, имеющиеся в данный момент на рынке ЭДО решения могут быть свободно интегрированы в большинство корпоративных учетных систем (например, 1С). При этом сотрудники компании могут получать и отправлять документы, не выходя из привычной им корпоративной системы учета. Отметим, что входящие документы не только подгружаются в корпоративную учетную систему, но и учитываются в ней.
Это положительно сказывается на производительности труда в целом.
ДО, как система хранения документов.
Некоторые ЭДО решения на российском рынке помимо основной функции могут предложить компаниям возможность архивного хранения документов. Фактически, компании дополнительно к основным опциям получают услуги по хранению электронных документов (с возможностью доступа к архиву и быстрому поиску нужного документа с любого устройства), что позволяет решить частую проблему потери документов (например, закрывающих документов, договоров).
Повышение общего уровня информационной безопасности.
Это происходит за счет применения ЭДО программами ряда мер, таких как:
Разграничение прав пользователей;
- Использование криптографических средств защиты, обеспечивающих шифрование данных при передаче;
- Передача сведений осуществляется по защищенным протоколам (HTTPS);
- Протоколирование действий пользователей;
- Контроль входа (использование специальных средств с электронными ключами и пин-кодами, специальных сертификатов)
Об авторе: https://crowe-crs.ru/about-us/our-partners/aleksey-spirikhin/
Об аутсорсинговых решениях Crowe CRS: https://crowe-crs.ru/services/outsorsing/
