Цифровизация российских компаний набирает обороты. Уже многие перешли на электронный документооборот (ЭДО) и оценили его преимущества. А кто-то (в основном малые и средние предприятия) — ещё на этапе осознания необходимости отказа от бумажных документов. К слову, с осознанием желательно поторопиться: оценив преимущества цифровизации на ряде проектов, государство подталкивает к ней бизнес. К примеру:
- Без ЭДО невозможна работа с маркированными товарами, а многие из них входят в категории широкого потребления.
- Некоторые маркетплейсы уже работают только с электронными документами.
- ФНС России поддерживает электронный документооборот между хозяйствующими субъектами и расширяет перечень утверждённых форматов электронных документов. Так, с 12 января 2022 года действуют форматы электронной транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказ-наряда. И есть вероятность, что в следующем году этими документами можно будет обмениваться исключительно в электронном виде.
Из важных преимуществ электронного документооборота следует отметить, что он стирает территориальные ограничения для бизнеса. Контрагенты могут находиться в разных регионах России, при этом заключать договоры и работать, не испытывая сложности с обменом документов.
Внедрить электронный документооборот в бизнес-процессы компании с относительно небольшим объёмом документов в год (около 10 тысяч) совсем несложно. Смотрите, что нужно сделать.
Шаг № 1
Построить схему ЭДО. Нужно сформировать перечень документов для перевода в цифру и определить сотрудников, которые смогут согласовывать документы внутри компании и подписывать их.
Шаг № 2
Выбрать техническое решение — веб-версию или решение с возможностью интеграции. Компаниям, которые не ведут документооборот в 1С или другой учётной системе, подойдёт веб-версия. В другом случае лучше использовать возможности интеграции.
Шаг № 3
Оформить заявку на подключение и заключить договор с оператором ЭДО.
Шаг № 4
Получить квалифицированную электронную подпись и настроить компьютер для работы с ней. После подключения оператор ЭДО настраивает доступы пользователям и процессы обмена документами — типы, маршруты, согласования, подписания.
Шаг № 5
Отправить контрагентам приглашения к обмену документами или настроить роуминг с клиентами других операторов ЭДО.
Всего 5 простых шагов — и вы автоматизировали документооборот в компании!
С сервисом СФЕРА Курьер вы сможете работать как через веб-версию, так и с использованием интеграционных решений. По ссылке вы можете получить более подробную информацию.