На заре предпринимательства, владельцу бизнеса приходилось постоянно быть включенным во все процессы. А у сотрудников значительное количество времени уходило на рутину, вроде сбора данных для отчета. Все это снижало эффективность и усложняло развитие. Сейчас же во многих вопросах человека может заменить машина. Сегодня расскажем, что стоит автоматизировать в первую очередь.
Фундамент фирмы
Сегодня, в основном, искусственный интеллект используется в двух направлениях: это автоматизация основных и поддерживающих бизнес-процессов. В первом случае речь идет об управлении продажами или работе с клиентами. Во втором же, автоматизации подвергается бухгалтерский учет, отчетность, делопроизводство. Причем если автоматизация основных процессов проводится для непосредственного увеличения объема продаж, то бухгалтерские сервисы напрямую на это не влияют.
Тем не менее, управление фирмой не ограничивается работой по наращиванию количества выпускаемой продукции и повышению доходности. Если сократить время и издержки на ведение рутинной работы, это также будет способствовать скорейшему росту прибылей. В целом же, автоматизация бизнеса необходима для достижения следующих целей:
- эффективной поддержки оперативной деятельности предприятия, организации учета и контроля;
- подготовки документов для партнеров, клиентов и проверяющих органов;
- быстрого получения отчетов о состоянии дел в компании за любой период времени;
- оптимизации затрат на персонал, увеличения эффективности использования рабочего времени;
- сведения к минимуму негативного влияния “человеческого фактора”.
Надежность и страховка
Помимо этого, автоматизированные системы способны быстрее решать простые повторяющиеся задачи, обрабатывать большие объемы информации. Они также делают хранение данных безопаснее, а сами бизнес-процессы прозрачнее. Что в перспективе может существенно повысить качество управления в компании и качество ее продукта.
А потому автоматизация ценна не только для модернизации бизнеса – но и как, своего рода, “подушка безопасности”. Она позволит вам защититься от типичных ошибок, которые так или иначе происходят практически на любом предприятии.
- Каскадные ошибки. Когда один сотрудник сделал опечатку, другой завизировал неверный документ, а третий отправил его, не проверив. В итоге это приводит к временным задержкам, финансовым и репутационным потерям. Компьютерная же система просто не даст совершить неверное действие или подсветит подозрительное место.
- Низкая продуктивность. Если несколько ключевых процессов завязано на одного ответственного человека, порой на согласование уходит несколько дней или даже недель. Это не лучшим образом сказывается на оперативности и приносит дополнительные трудности в случае болезни или увольнении сотрудника.
- Сложная структура. Порой при расширении фирмы, внутренняя организация оказывается запутанной. Когда отделы перестраиваются и меняется подчинение, бывает трудно найти ответственного сотрудника. Что затрудняет решение рабочих вопросов. Автоматизированная же система сама направляет запросы по нужным адресам.
Выгодные трудности
Конечно, внедрение автоматизированной системы управления бизнес-процессами вместо обычного кабинетного разделения труда затратно. Это потребует многих человеко-часов на устройство и отладку, а также вложений в оборудование и программное обеспечение. Потребуются опытные сотрудники – либо обучение действующих.
Тем не менее, в долгосрочной перспективе качественная модернизация предприятия окажется весьма полезна. Например, систематизированным снижением затрат и увеличением выручки. Компьютерные сервисы помогут также сбалансировать трудозатраты и ожидаемый результат.
А изменение мотивации и продуктивности подчиненных станет заметно уже в ближайшем квартале после внедрения искусственного интеллекта. Ведь сотруднику важен результат его труда – а достичь плановых показателей и даже заработать премию гораздо проще, если нет путаницы, простоев, а количество ошибок от коллег из других отделов сведено к минимуму.
Автоматизация бизнес-процессов – не та статья расходов, на которой стоит экономить. Ведь помимо всех названных выше плюсов, высокий уровень внедрения цифровых технологий выгодно отличает ваше производство от конкурентов. Это будет плюсом, например, в глазах иностранных партнеров или заказчиков. Поэтому провести автоматизацию стоит, даже если на это нет финансовых резервов. В этом случае можно воспользоваться заемными средствами. А столичные предприниматели могут рассчитывать на льготное кредитование для местного бизнеса. Подать заявку можно через сервис «Бизнесмаркет».
