CRM - это система, помогающая продавцу эффективнее работать с клиентами и систематизировать продажи.
Программа позволяет:
- Создавать базу контактов и вести её
- Ставить задачи менеджерам
- Настраивать воронку продаж
- Отвечать на вопросы, поступающие из разных источников
- Звонить заказчикам
- Отправлять сообщения клиентам в мессенджерах и соц. сетях
В результате хранится вся история сделок с клиентами, а процесс продаж упрощается.
Зарегистрироваться в:
Полезные материалы:
CRM поможет, если:
- Много заявок от заказчиков
- Запросы поступают из разных источников
- Планируется развитие отдела продаж (даже если он небольшой)
Однако эта система может быть полезна и небольшим компаниям.
На рынке довольно много таких программ. Мы решили рассказать про OkoCRM, запущенную в 2019 году.
Начало работы в OkoCRM
Чтобы начать работу в системе, нужно пройти регистрацию. На сайте https://okocrm.com/нажимаете на одноименный значок справа вверху либо на «Начать бесплатно».
В обоих случаях открывается небольшое окошечко, в котором нужно указать:
- Имя
- E-mail
- Телефон
Нажимаете на «получить код» и вам на указанный номер поступает СМС-сообщение с четырехзначным числом. Вводите его и нажимаете на «Зарегистрироваться».
Нужно подождать завершения инсталляции OkoCRM, и как только система сообщит, что она готова к работе, нужно нажать на «Начать пользоваться». Завершается регистрация вводом информации об организации. Логин с паролем поступят на вашу электронную почту.
Еще один важный момент – наличие поддомена. При регистрации он автоматически выдается системой. Если захотите его поменять, нажимаете в боковом меню на «настройки», в графе «адрес» вводите более удобное для себя название поддомена и нажимаете на «сохранить».
Для выхода из профиля достаточно нажать на иконку профиля и из дополнительного меню выбираете «выход».
Для авторизации в профиле есть два варианта:
- В адресной строке указана основная страница сайта - необходимо ввести логин, пароль и поддомен
- В адресной строке указан поддомен - вводятся логин с паролем
После этого можно начинать работу.
Отсутствие дублей
В OkoCRM дубли отсутствуют. Поэтому пользователи могут не беспокоиться на этот счет и работать только с настоящими заявками. Система так разработана, что физически невозможно создавать дубль. Два поля любой карточки, № телефона и e-mail, будут уникальными. При наличии похожей карточки, а это редкий случай, пользовать может легко объединить её с существующей.
Подключение телефонии
Подключив телефонию, можно звонить клиентам с разных номеров. Все операции осуществляются через меню «настройки». Во вкладке «интеграция» я разберу подключение на примере интеграции с сервисом Телфин. В нем у вас должна быть учетная запись.
Для интеграции Телфин в OkoCRM нажимаем на «подключить». Система попросит разрешения на доступ к аккаунту. Нажимаем на «разрешить» и авторизуемся в системе Телфин.
Подключение мессенджеров и соцсетей
К OkoCRM можно подключать соцсети и популярные мессенджеры:
- Вайбер
- Телеграмм
- Ватсап
- Фейсбук
- Инстаграмм и пр.
Зачем это нужно?
Допустим, вам пишут одновременно три клиента, один через Ватсап, второй – Вайбер, третий – Телеграмм. Каждый требует немедленного ответа от менеджера и тому приходится просто разрываться, переключаясь между программами. Если будет подключение этих мессенджеров к OkoCRM, проблема автоматически решится. Все сообщения поступят в CRM, и сотрудник компании увидит их во «Входящих лидах» общего чата. В результате все сообщения будут замечены. Вы будете общаться с заказчиками из OkoCRM интерфейса, а клиента – в своих мессенджерах.
Работа со сделками
Посмотрим, как приходят заявки с мессенджеров и с чата на сайте.
Есть три варианта создания сделки из бокового меню:
- Выбираем раздел «Сделки». Справа вверху нажимаем на значок «+»
- Через раздел «Контакты» переходим в карточку клиента и на вкладке «Сделки» выбираем «Добавить сделку»
- В разделе «Почта» открываем любое письмо. В строчке «Сделка» нажимаем на «Создать сделку»
Также существуют еще основные автоматические варианты создания сделок:
- когда клиент оставляет заявку с сайта, она сразу попадает в ЦРМ
- с помощью интеграции с Тильдой
- при пропущенном звонке (интеграция с Телфином)
- из неразобранного (иконка сообщения рядом с колокольчиком), когда мы общаемся с клиентом через какой-либо мессенджер, есть одноименная кнопка "Создать сделку"
Хотелось бы отметить окно самой сделки. В отличии от других систем все функциональные действия вынесены в быстрые кнопки на панели внизу справа, теперь создать задачу или добавить примечание можно в один клик. Это очень удобно и сокращает время обработки лида, а значит ваши менеджеры будут успевать больше.
Импорт вашей базы данных из Excel в OkoCRM
CRM-система дает возможность загрузить свою базу клиентов из Excel. Импорт данных происходит следующим образом: В разделе СДЕЛКИ выбираем нужную воронку, в правом верхнем углу нажимаем на кнопку шестеренки и выбираем ИМПОРТ. Далее выбираем источник EXCEL и загружаем файл.
Настройка этапов воронки и автоматизации
Для создания воронки продаж открываем боковое меню. Далее выбираем «Настройки», а потом вкладку «Управление воронками». Справа вверху нажимаем на «Воронки». На экране появится выпадающий список. Из него выбирается конкретная воронка. Если нужной воронки нет, её можно добавить. В конце нажимаем на «Сохранить».
Теперь добавляем этапы воронки.
Слева вверху нажимаем на текущую воронку, а когда появится список, из него выбираем нужную. Справа вверху нажимаем на «Этапы воронки» и создаем новый, используя кнопку «Добавить этап». Вводим название, выбираем цветовое оформление каждого этапа и все сохраняем.
Базовых этапов шесть:
- Новый лид
- Потребность выявлена
- Коммерческое предложение
- Оплата
- Успешно реализовано
- Закрыто и не реализовано
Вы можете добавить свои этапы в зависимости от ваших бизнес процессов.
Также на каждом этапе вы можете создать автоматические действия, например мы хотим чтобы при создании сделки на этапе “Лид” у нас создавалась задача на ответственного за сделку менеджера для этого на нужном этапе нажимает + выбираем соответствующий тип автоматизации, далее Выполнить при событии -> При переходе или создании в этапе, далее Со сроком выполнения -> В момент создания, Для -> Текущий ответственный, Задача -> Связаться с клиентом. И нажимаем сохранить. Теперь при каждом создании сделки автоматически создаться задача.
Также существуют и другие типы автоматизации. Их вы можете настроить по надобности — это поможет сократить рутину, вовремя реагировать на новые обращения, чтобы ваши менеджеры не забывали про клиентов.
Очереди
Очереди помогают равномерно распределять поступающие заявки с сайта среди менеджеров в указанной последовательности. Для выполнения операции нужно в боковом меню выбрать «Настройки» и открыть вкладку «Очереди».
Для создания списка очередности нужно:
- В центре дисплея нажать на «Добавить очередь»
- Ввести название
- Нажать на «Сохранить»
После этого приступают к составлению списка очередности. На экране вы видите три графы: «пользователи», «очередь». В первом столбце находятся пользователи. Их нужно перетащить в нужной последовательности во второй столбец.
Название очереди редактируется через вкладку «настройка», её удаление выполняется через значок «…».
Теперь не нужно просить программиста каждый раз, когда надо добавить или удалить сотрудника, который обрабатывает входящие заявки с сайта, а просто один раз настроить очередь.
Шаблоны для писем, мессенджеров и Ватсап
OkoCRM позволяет управлять шаблонами для писем, Ватсап и прочих мессенджеров прямо из CRM - это помогает сократить время на ручной ввод одних и тех сообщений.
Посмотрим, как это делается на примере Телеграм.
Через «настройки» бокового меню открываем вкладку «интеграции». Выбираем мессенджер «Телеграмм», в правой части появившегося окна даем согласие на обработку личной информации и нажимаем на «подключить».
Для интеграции потребуется API-токен вашего чат бота, если у вас нет бота, то можете его создать при подключении интеграции есть инструкция, у нас есть созданный бот и мы просто вставляем API токен.
Дальше нажимаем на кнопку «Сохранить». Левее от неё находится кнопка «проверить интеграцию». Она поможет проверить, все ли вы правильно сделали. Если все верно, система выдаст соответствующее уведомление.
Добавление и удаление интеграции Телеграм происходит через левую часть окна.
Шаблоны для писем создаются по похожему принципу:
- Из бокового меню выбираем «Настройки»
- Открываем вкладку «Шаблоны»
- Слева наверху нажимаем на текущий шаблон
- Выбираем «Шаблоны для e-mail писем»
- По центру экрана нажимаем на «Добавить шаблон»
- Вводим заголовок и текст шаблона
- Нажимаем на «Сохранить»
Интеграция с Тильдой
Тильда – известный конструктор сайтов. Поэтому многие владельцы интернет магазинов предпочитают использовать эту платформу для создания первого ресурса. Тем более что есть бесплатный тариф.
Для интеграции с OkoCRM нужно выполнить следующие действия:
- Из бокового меню выбираем «Настройки»
- Открываем вкладку «Интеграции»
- Нажимаем на иконку Тильды и соглашаемся на обработку личной информации
- Нажимаем на «Подключить»
- В окне настройки вводим уникальный тег, этап воронки, ответственного менеджера
- Копируем url вебхука, чтобы потом вставить его на сайт, созданный на Тильда
Далее:
- Заходим на сервис Тильда
- Переходим в настройки нужного сайта
- Находим раздел «Формы»
- Переходим в «Другое»
- Выбираем «Webhook»
- Вставляем ссылку и нажимаем на «Добавить»
- Заходим на сайт и ищем форму, из которой будут поступать заявки
- Слева вверху нажимаем на «Контент». Выбираем вебхук, ставим птичку
- Идентифицируем поля из формы и из OkoCRM
- Для заполнения поля «Имя переменной» возвращаемся в настройки интеграции CRM. Во вкладке автозаполнение находим переменную, стоящую напротив «ФИО», копируем её, возвращаемся в Тильду и вставляем в поле. Операция со всеми переменными повторяется
- Сохраняем
Подобная интеграция помогает собирать все заявки с сайта созданного на Тильде прямо в ЦРМ систему.
Аналитика
Разберем раздел «Аналитика».
Во вкладке «Менеджеры» дается информация по каждому сотруднику в виде таблицы. Здесь 8 столбцов.
В первом указываются имя и фамилия менеджера.
В столбце «Лиды/переговоры» дается информация о лидах, закрепленных за сотрудником и по которым были сделаны звонки. Оптимальный вариант – совпадение этих двух цифр.
Следующий пункт, «Время разговоров», высвечивает время разговора сотрудника за указанный период времени.
Четвертый столбец, «Отказы», показывает число нереализованных сделок.
Следующий пункт, «Счета». Указываются сделки с выставленными за указанный период.
Шестой столбец – «Оплаты». Тут указываются сделки с выставленными и оплаченными счетами за указанный период
Далее идет «Конверсия» - соотношение количества купивших клиентов к полученным лидам.
Последний, восьмой пункт, - «Средний чек» - это соотношение суммы покупок к количеству заказов.
Контакты/Компании
В разделе Контакты можно просмотреть список клиентов или компаний, имеющийся в базе данных.
Для добавления нового контакта справа вверху нужно нажать на значок «+» и во вкладке «Основное» ввести необходимую о нем информацию:
- ФИО
- E-mail
- № телефона
- Город и т.д.
Во второй вкладке, «Аналитика», размещается информация о канале откуда пришел клиент. В третьей, «Сделки», находятся закрепленные за клиентом сделки (активные и уже закрытые). Для добавления новой используется кнопка «Добавить сделку».
Заполнив необходимые данные, нужно нажать на «Сохранить».
Если создается карточка для компании, нужно выбрать соответствующую вкладку.
Два раздела, «Основное» (первый) и «Сделка» (четвертый), идентичны.
Вместо раздела «Аналитика» здесь имеются «Адреса» (второй) и «Реквизиты» (третий).
Во второй вкладке указываются адреса компании:
- Почтовый
- Юридический
- Фактический
В третьей вкладке заполняются дополнительные данные.
Для сохранения информации нажимаем на «Сохранить».
Чтобы изменить данные в карточке клиента, нужно перейти во вкладку «Сделки», выбрать нужный контакт и отредактировать информацию.
Для удаления карточки клиента:
- Переходим в саму карточку
- Справа вверху нажимаем на значок шестеренки
- Из выпавшего меню выбираем «Удалить»
- Нажимаем на «Подтвердить»
Эту же операцию разрешается проделать в разделе «Контакты». Выделяем галочкой нужные контакты, в меню нажимаем на «Удалить» и подтверждаем выполнение.
Задачи и их типы
Для создания задачи система предлагает два варианта:
Первый способ:
- Переходим в раздел «Сделки»
- Открываем нужную сделку
- Справа внизу нажимаем на «Создать задачу»
Второй способ:
- Открываем раздел «Контакты»
- Далее карточку клиента/компании
- Справа внизу нажимаем на «Создать задачу»
Заполнив тип задачи, срок её выполнения и ответственного, в окне создания задачи нажимаете на «Поставить». Для успешного закрытия задачи вводите данные в «Добавить результат» и нажимаете на «Добавить».
При наличие прав доступа задачи можно редактировать и удалять, нажимая нужные кнопки слева вверху. Для просмотра актуальных задач следует перейти в раздел «Задачи по сделкам».
Отложенные задачи можно актуализировать, а актуальные – отложить. Достаточно выполнить перенос мышкой на нужный этап.
Наконец, есть возможность фильтрации задач. Для этого следует нажать справа вверху на «Фильтр» и выбрать нужные параметры.
Видеоинструкции, база знаний и оперативная техподдержка
Чтобы быстрее разобраться и настроить систему есть подробные видеоинструкции на Ютуб канале https://www.youtube.com/c/OkoCRM, а также база знаний на сайте сервиса https://okocrm.com/faq/ . Ищите ссылки в описании к видео
Ну и конечно хотелось бы отметить хорошую техподдержку сервиса, команда отвечает быстро и помогает адаптировать в системе.
Также есть возможность заказать внедрение и настройку системы, если не хотите тратить время. Эксперты проанализируют бизнес процессы вашей компании, учтут все запросы и поставленные задачи, сформируют техническое задание, А после реализации запишут подробное видео по работе в вашей системе и не нужно будет каждый раз обучать сотрудника, он просто посмотрит видео.
Тарифные планы OkoCRM
Тарифных плана три:
- Простой - 10 Гб, 10 менеджеров. Дополнительно подключается модуль для управления отделами
- Продвинутый - 50 Гб, 30 сотрудников. Добавляются модуль почтовых рассылок, доступ к API, а настройки безопасности будут продвинутыми
- Профессиональный – 100 Гб, количество сотрудников без ограничений
За подключение Ватсап нужно платить отдельно от 820 рублей за официальный аккаунт
