Обрабатываете электронную почту, посещайте встречи, переключайтесь между множеством различных рабочих приложений, решайте, какие задачи выполнять в первую очередь. Сотрудники тратят 60% своего времени каждый день на «отвлеченные дела вместо работы», что усложняет эффективность работы.
Остается только 40% времени для выполнения конкретной, стратегической работы.
Постоянное переключение между делами и отсутствие ясности в задачах не только отнимает время, но и демотивирует сотрудников и в итоге может привести к выгоранию.
Исследования показывают, что в среднем сотрудник тратит 157 часов в год на ненужные дела для компании. Электронная почта и другие способы связи также отнимают много времени сотрудников каждый день. Почему в наши дни мы тратим так много времени на отвлеченные дела? И что вы как руководитель можете сделать, чтобы уменьшить его и помочь своей команде сосредоточиться?
Конечно, это зависит от человека и от организации, но общей причиной является отсутствие ясности в отношении того, кто что делает в команде и когда этот человек будет это делать. Вот почему так важно, чтобы менеджеры и руководители использовали инструменты, которые дают каждому четкое представление о ролях, обязанностях, сроках и целях.
Сотрудники часто назначают встречу для обсуждения статуса проекта, но обычно это то, для чего встреча не нужна. С хорошими системами управления проектами у вас всегда есть представление о статусе. Поощряйте свою команду использовать встречи для решения проблем. Это освобождает время для реальной работы, это помогает сотрудникам сосредоточиться.
Разочарования приводят к выгоранию
Ни один руководитель не хочет, чтобы время его или ее команды было потрачено впустую. Не только потому, что это влияет на размер прибыли. Но еще и потому, что сотрудников очень раздражает каждый день тратить много времени на второстепенные дела. Никому не нравится обнаруживать, что вся тяжелая работа не была необходимой. Также неприятно, когда не хватает времени на любимую работу.
Нехватка времени на это может даже привести к выгоранию. Исследование показывает, что 71% сотрудников жалуются на выгорание после работы. Потеря времени на второстепенной работе заставляет команду чувствовать, что им нужно работать усерднее или дольше, чтобы наверстать упущенное.
3 совета, как уменьшить выгорание
Поощряйте каждого выражать свои потребности и устанавливать четкие ожидания
Будьте открыты в отношении проблем, с которыми вы сталкиваетесь, и другие последуют за вами. Чтобы справиться с выгоранием, каждый должен честно рассказать о проблемах, с которыми он сталкивается. Это четкое общение также связано с постановкой целей в команде, чтобы все точно знали, что они делают, когда и почему.
Уменьшите отвлекающие факторы
Многозадачность заставляет задачи выполняться дольше, и у вас меньше энергии. Дайте возможность всем в вашей организации избавиться от отвлекающих факторов, выделив время в их календарях, чтобы сосредоточиться. Время без видеозвонков и ответов на электронные письма. Если в вашем календаре есть встреча, которая, по вашему мнению, не принесет пользы, скажите об этом и вежливо откажитесь. Так вы сможете сосредоточиться на других приоритетах.
Каждый день уделяйте время предотвращению эмоционального выгорания
Если вы хотите справиться с выгоранием, вы должны создать положительные привычки и подать пример своей команде. Берите отпуск вовремя и не отвечайте на несрочные рабочие вопросы в нерабочее время. Вы также можете поэкспериментировать с небольшими перерывами в течение дня или избегать встреч. Внесите разнообразие в свой день с помощью свежего воздуха, физических упражнений и времени, проведенного вдали от экрана. Все это помогает вам и вашей команде меньше перегружаться.