Электронный документооборот с сотрудниками
Сегодня
Электронный документооборот упрощает жизнь при работе с контрагентами. Кадровый документооборот тоже можно сделать электронным — даже отдельный сервис покупать не обязательно.
С конца прошлого года перейти на электронный документооборот с сотрудниками могут все работодатели. Порядок документооборота регулируют статьи 22.1 и 22.2 Трудового кодекса.
Плюсы электронного кадрового документооборота
Переход на КЭДО добровольный, а за дополнительный сервис платить не обязательно — можно использовать бесплатный портал «Работа в России».
Портал «Работа в России» знаком тем, кто принимал сотрудников от службы занятости. А работодатели со штатом больше 25 человек с 2022 года должны размещать там информацию о свободных рабочих местах.
Два главных преимущества КЭДО:
- Скорость оформления и подписания документов.
Если вы уже обмениваетесь электронными документами с контрагентами, то рассказывать о преимуществах электронного документооборота не придется. Особенно удобно такое взаимодействие, если сотрудники работают из дома или по разным адресам. - Хранение документов в электронном виде.
Хранить кадровые документы нужно долго. Например, для трудовых договоров срок хранения — 50 лет. Да, это не опечатка, хранить некоторые документы действительно нужно полвека! Проверить сроки хранения других документов можно в Приказе Росархива.
С закрытием ООО или ИП срок хранения не заканчивается. Бумажные документы нельзя просто выбросить — их нужно сдать в архив, а это платно. Электронные документы будут просто лежать на сайте, поэтому не потеряются, не постареют и не сгорят.
Как работает КЭДО
Переход на КЭДО добровольный, с письменного согласия сотрудников. Не спрашивать согласия можно только у тех сотрудников, которые на момент трудоустройства ещё не имеют трудового стажа.
Для документооборота можно использовать портал «Работа в России», подключить другую информационную систему (ИС) или создать свою собственную. В любом случае и у работодателя, и у сотрудника появляется личный кабинет для работы с документами.
Работодатель может применять собственные формы кадровых документов до 1 марта 2023 года. К этому сроку Минтруд, Минцифры и Росархив разработают обязательные для всех формы.
Некоторые документы все же придется оставить в бумажном виде. Нельзя сделать электронными трудовые книжки, если сотрудник не отказался от бумажной книжки, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении и документы по охране труда.
Как подключить КЭДО
Чтобы зарегистрироваться в сервисе «Работа в России», ООО или ИП понадобится учетная запись на госуслугах и электронная подпись. Сотрудники тоже регистрируются в сервисе через Госуслуги. Электронную подпись для сотрудника можно выпустить бесплатно уже на портале.
Переход проходит в три этапа. Нужно: отправить заявку, посетить онлайн-конференцию с Рострудом и дождаться, когда заявку рассмотрят и дадут доступ. Подробные инструкции собраны в презентации портала «Работа в России».
Приготовьтесь к тому, что подключение может занять пару недель. Роструд принимает заявки к рассмотрению два раза в месяц. Подать их нужно до 15 или 29 числа.
Можно использовать и другие сервисы. Например, уже знакомый предпринимателям Диадок тоже помогает перевести кадровые документы в электронный вид.
Планируете ли переходить на КЭДО? Расскажите о впечатлениях, если уже начали обмениваться с сотрудниками электронными документами.
Статья актуальна на 26.01.2022
