По действующему законодательству время, которое сотрудник тратит на выполнение своих обязанностей в соответствии с правилами внутреннего распорядка и условиями трудового договора, считается рабочим. Грамотный учет рабочего времени ускоряет процесс согласования закрывающих документов, что особенно важно в рамках сотрудничества по модели аутстаффинга.
На примере нашей платформы рассказываем, как продуманный учет рабочего времени помогает выстраивать доверительные отношения между компанией-подрядчиком (агентством) и компанией-заказчиком (клиентом).
Зачем вести учет рабочего времени
Чтобы быстрее производить взаиморасчеты и эффективнее разрешать спорные ситуации, учет рабочего времени необходимо вести с обеих сторон — со стороны клиента и со стороны ИТ-агентства. Благодаря учету агентство успевает вовремя создавать акты с описанием работ, а клиент получает возможность отслеживать продуктивность аутстафф-специалистов и оперативно давать комментарии к представленным отчетам.
Как устроен учет рабочего времени со стороны клиента
Как правило, клиент платформы SkillStaff ведет учет рабочего времени в Jira или других инструментах автоматизированного учета. С их помощью внешние сотрудники получают задачи и списывают время, затраченное на выполнение каждой из них.
Для клиента таск-трекер — это в первую очередь рабочий инструмент с широкими возможностями для планирования и оценки задач. С его помощью он отслеживает сроки реализации проекта и сравнивает эффективность ИТ-специалистов между собой (с учетом грейда каждого сотрудника).
Вместе с тем клиент получает возможность контролировать выполнение задач внешними сотрудниками, чтобы через менеджеров платформы быстрее передавать обратную связь агентству.
Как устроен учет рабочего времени со стороны агентства
Агентства могут по-разному вести учет рабочего времени:
- Таск-трекер. Аутстафф-специалист регулярно (ежедневно, раз в неделю или реже) отмечает в таск-трекере задачи, выполненные в рамках работы на проекте клиента.
- Выгрузка часов из Jira клиента. Аутстафф-специалист выгружает информацию о количестве отработанных часов из таск-трекера клиента и передает ее работодателю — ИТ-агентству.
- Excel. Аутстафф-специалист ведет учет рабочего времени в программе Excel, после чего также пересылает файл работодателю.
На основе полученных данных сотрудник агентства, который отвечает за учет рабочего времени, в начале каждого месяца создает акты выполненных работ на платформе SkillStaff.
Как ведется учет рабочего времени на платформе SkillStaff
Технически учет рабочего времени на платформе SkillStaff не осуществляется. Этим занимаются ИТ-агентства, которые вносят сведения о количестве отработанных часов в акты выполненных работ, и клиенты, которые согласуют полученные отчеты на основе данных своих таск-трекеров.
Не позднее 2-го числа календарного месяца агентства, зарегистрированные на платформе SkillStaff, формируют акты на каждого аутстафф-специалиста, который работал у клиента в предыдущем месяце. В акте указывается информация о выполненных работах и количестве часов, затраченных сотрудником на их выполнение.
После того как сотрудник агентства, отвечающий за учет рабочего времени, вносит все необходимые данные и нажимает на кнопку «Отправить на согласование», акт направляется на согласование персональному менеджеру платформы SkillStaff. Менеджер просматривает акт на предмет корректности введенных данных и подтверждает отправку — акт автоматически отправляется в личный кабинет клиента на сайте SkillStaff.
Клиент заходит в личный кабинет, просматривает отчет агентства и нажимает либо на кнопку «Согласовать», либо на «Отклонить». В случае отказа в согласовании клиент оставляет комментарий, который автоматически отображается у агентства в акте выполненных работ. В свою очередь сотрудник агентства вносит полученные правки в акт и отправляет его на повторное согласование клиенту. Если сотрудник не согласен с комментарием клиента, он обращается к персональному менеджеру агентства на платформе SkillStaff, который помогает разрешить спорную ситуацию.
Грамотный учет рабочего времени значительно упрощает рабочий процесс, помогая всем участниками аутстафф-рынка выстраивать долгосрочные, прозрачные и доверительные отношения.