С ноября 2021 любой работодатель может провести собеседование онлайн и удалённо заключить трудовой договор. Его, кстати, даже не нужно дублировать на бумаге. Это ещё один шаг по запуску системы электронного документооборота (ЭДО).
Давайте разберёмся, что изменится в трудовых отношениях и к чему нужно готовиться бизнесу.
Что такое ЭДО для бизнеса
В первую очередь — это не обязанность, а право. Работодатель сам решает, переводить документы в электронку или оставить печатные версии. Сейчас в ЭДО можно внести, например, ученические и трудовые договоры, заявления об увольнении. Нельзя электронно оформлять акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении, журналы безопасности и трудовые книжки.
Как перейти на ЭДО
Если работодатель решил перейти на ЭДО, он должен предупредить об этом сотрудников и получить их согласие. Для тех, кто не подписал перевод своих документов в электронку, сохраняются бумажные версии. Но если сотрудник устроился на работу после 1 января 2022 года и при этом у него нет стажа, согласие можно не брать.
Как хранить электронные бумаги
Для электронного документооборота нужна отдельная платформа. Это, могут быть, например, сервисы «Контур. Диадок» или «Дело». Ещё есть сайт «Работа в России». Там в личном кабинете можно хранить и подписывать электронные документы — бесплатно. Ресурс внешний, поэтому придётся принять условия обработки персональных данных.
Какие будут расходы
Обслуживание системы электронного документооборота, о которой мы говорили в прошлой карточке, стоит денег. Ещё одна статья расходов — оформление ЭП. Рядовым сотрудникам будет достаточно простой электронной подписи. А вот всем, кто имеет отношение к документам, например бухгалтеру или владельцу бизнеса, нужно сделать усиленную ЭП.
А вы вводили ЭДО? Расскажите в комментариях, с какими трудностями вы сталкивались.
#полезное_ябизнес
