Еще больше кейсов от RG-Soft здесь
Количество пользователей: 65
Заказчик: ООО «Мелитэк» — крупный поставщик исследовательского оборудования и сервисных услуг. В своей сфере является монополистом. Основным направлением деятельности является комплексное решение задач производственных и исследовательских организаций в области материаловедения, химического и фазового анализа, а так же физико-механических испытаний.
Ситуация
Весь учет велся в одной единственной устаревшей базе данных Бухгалтерия 2.0. Система была предназначена для сдачи бухгалтерской отчетности в контролирующие органы. Управленческие данные там не формировались. Соответственно - проблема формирования управленческой отчетности оставалась открытой.
До обращения в RG-Soft ООО «Мелитэк» пытались внедрить программное решение Управление торговлей (УТ). Как и в большинстве случаев неудачных внедрений отсутствовал комплексный подход к постановке учета. В проекте не было методолога, который должен был вникнуть в бизнес-процессы компании. Поэтому Заказчик и разработчик не смогли найти общий язык и успешного внедрения конфигурации так и не состоялось.
Проблемы:
1. Отсутствие понимания текущего состояния заказов клиентов. На каком этапе находится заказ, где находится товар, полностью ли клиент обеспечен товарами. Все эти данные были разрозненными. Это тормозило работу подразделений и ухудшало клиентский сервис.
2. Невозможность отслеживания потоков денежных средств. Вся учетность велась в отдельных файлах в Microsoft Excel на ручном уровне. Финансовому директору важно предупреждать кассовые разрывы и иметь четкое понимание, когда ожидаются поступления от клиентов, когда предполагаются расходы и оплата поставщикам.
3. Все управленческие отчеты также сводились в
4. Полностью отсутствовало бюджетирование и долгосрочное планирование по доходам-расходам, продажам и движению денежных средств.
5. Отсутствовала единая точка входа и коммуникации между пользователями:
· Отдел логистики имел свою таблицу по поставщикам в Microsoft Excel
· У менеджеров по продажам существовали разные форматы коммерческих предложений, каждый вел собственную таблицу по клиентам
· Бухгалтерия вела учет в БП 2.0
· Юристы вели реестр договоров Microsoft Excel
· Кладовщик работал в системе Microsoft Access, остатки у кладовщика и остатки у бухгалтерии никогда не совпадали.
· Вся коммуникация, начиная с переписки с клиентом и заканчивая отгрузкой товара, происходила в почтовом клиенте Outlook. Быстрый и систематизированный поиск нужной информации был невозможен.
Решение: Оптимальной конфигурацией для решения поставленных задач стала Комплексная автоматизация (КА). Параллельно было решено внедрить систему Документооборот, поскольку компания использует несколько десятков видов документов, в том числе договоры и сертификации. Этапы работы с ними прямым образом влияют на все бизнес-процессы компании.
Что мы сделали?
· Автоматизировали процесс подписания договоров с клиентами и поставщиками. Все изменение и доработки теперь проводятся в единой системе. Параллельно внедрили Документооборот (ДО). Процесс согласования договоров происходит на нескольких уровнях. Ранее секретарю приходилось вручную перемещать документацию между отделами. Это отнимало большое количество времени, поскольку в бизнес-процессах компании участвует несколько десятков видов документов. Также невозможно было отслеживать этапы согласования документа. Система позволила настроить процессы согласования на уровне одной базы, исключив бумажную волокиту: задавать сроки согласования в отделах и писать комментарии к документу в единой рабочей среде.
· В КА доработали функционал по загрузке прайс-листов поставщиков в различной структуре и по различным шаблонам поставщиков.
· Автоматизировали загрузку файла от таможенного брокера
· Реализовали сквозной двойной учет товаров по всей программе: одновременно можно отслеживать движение товара как в разрезе оборудования, так и в разрезе всех расходников (деталей), из которых оно состоит.
· Реализовали целый ряд управленческой отчетности: по денежным средствам, доходам и расходам.
· Реализовали отдельный отчет по отслеживанию выполнения обязательств по договорам - удобный инструмент для юристов, который позволяет заранее определить все риски по невыполнению условий договора.
· Разработали расширенный функционал платежного календаря на базе типового
· Перевели бухгалтерский учет в базу КА. Это позволило убрать рассинхронизацию данных между оперативным учетом и бухгалтерским, стало возможным гораздо быстрее оформлять отгрузки клиентам и отслеживать статусы заказов.
· Появилась возможность отслеживать все задачи пользователей и присылать им напоминания.
· Доработали документ коммерческого предложения под требования заказчика. Печатная форма формируется на двух языках: русском и английский в формате Word. Документ формируется как конструктор. Пользователь может настраивать блоки, которые необходимо вывести в вордовский файл.
· Разработали отдельный модуль для учета работы сервиса гарантийного обслуживания. Модуль фиксирует в документе все выезды сотрудников.
· Разработали модуль для расчета премий сотрудникам сервиса, исходя из совершенных выездов. Модуль также формирует отчетность, которая анализирует деятельность сервиса за определенный период.
Хотите узнать еще больше о проектах RG-Soft , кликайте здесь.
