Преимущества электронного документооборота (ЭДО) не всегда очевидны на первый взгляд. Однако, как оказывается позже при детальном изучении, он позволяет существенно оптимизировать бизнес-процессы внутри компании и в отношениях с контрагентами, сократить время на операции, ранее занимавшие часы и дни.
6 причин перейти на ЭДО
Как можно судить из самого названия понятия, электронный документооборот – оперирование множеством данных, представленных в электронном виде. Это стало возможным после необходимой адаптации бухгалтерских и кадровых программ под требования законодательства. То есть электронные документы имеют тот же вес и значимость, что и обычные бумажные.
Всевозможные накладные и соглашения, счета-фактуры и договоры, соглашения и приказы, уведомления и доверенности – все это может передаваться в текстовом/табличном виде или графикой. А для придания электронным документам юридической силы используется цифровая подпись (о ней ниже).
Сегодня в электронном виде документы обращаются как внутри компании, так и в отношениях с контрагентами. При этом нет никаких преград, чтобы объединить оба канала в один. В итоге получается своего рода совокупность процессов по созданию, обработке, отправке, получению, сохранению, использованию и даже удалению документов.
Глобально существует несколько предпосылок для перехода на ЭДО. Причем даже в отдельности перечисленные ниже причины делают его привлекательным. Итак, электронный документооборот помогает:
- сократить рутинность привычных операций с документами;
- свести к минимуму утерю документов;
- сделать документооборот прозрачнее;
- упростить контроль за сроками и повысить исполнительскую дисциплину;
- осуществлять обработку одного значительно быстрее (до 10 раз);
- и, как следствие, всех перечисленных пунктов, почти вдвое сократить расходы на канцелярию.
ЭДО: как это работает
Итак, если положительное решение о переходе на электронные операции в документообороте принято, стоит погрузиться в детали. Для начала нужно учесть, что ЭДО регламентируется сразу несколькими нормативными актами:
- Приказом Минфина №174н (ранее - №50н);
- Правилами обмена первичными бухгалтерскими документами, прописанными в приказе ФНС № ММВ-7-6/36@;
- Приказом Минфина № ММВ-7-2/168 по передаче электронных документов в ФНС.
- ФЗ №63 «Об электронной подписи»;
- Приказом ФНС № ММВ-7-6/253@.
Чтобы начать обмен данными, обе стороны должны выразить на это свое согласие и подключиться по сети Интернет к оборудованию одного из операторов ЭДО. Далее по запросу пользователь добавляется в список контрагентов и подключается к серверу, используя персональный цифровой сертификат (у каждого пользователя системы он свой).
Электронная цифровая подпись: какая бывает и зачем нужна
Отправляемый контрагенту документ должен быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для этого в системах ЭДО используется программа «Криптопро». Как только документ отправлен контрагенту, его сотрудник получает соответствующее уведомление. Дальнейшие стадии приема и редактирования документа сопровождаются электронной подписью, причем на каждой стадии – для последующего определения ответственного за операцию.
В упомянутом выше ФЗ №63 виды ЭЦП разделяется на простую (как пример, получаемые на телефон СМС с кодом для подтверждения операций) и усиленную. Последняя, в свою очередь, бывает квалифицированной и неквалифицированной. Неквалифицированная подпись позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, а также факт внесения изменений в него после подписания. Квалифицированная ЭЦП в дополнение к перечисленному обладает ключом проверки, содержащемся в специальном сертификате.
На рынке внедрений встречаются системы ЭДО от различных поставщиков: Диадок, Тезис, Евфрат, Дело, DocsVision, Directum и др. Большинство из них поддерживают принцип роуминга – могут передавать электронные документы друг другу. Все системы отличаются по возможностям и функционалу, но при этом могут значительно сократить расходы на пересылку оригиналов документов по почте, экономят место для хранения документации (переводя ее в электронный формат), осуществляют быстрый поиск документов по статусам (отправлен, получен, принят и т.д.) и моментальную доставку. Причем в ряде случаев работа с документами возможна как на ПК, так и на мобильных устройствах.
В Газпромбанк Лизинг используется ЭДО Диадок. Помимо перечисленных преимуществ для лизингополучателей плюс заключается еще и в том, что вся входящая документация для них предоставляется бесплатно.
