+ ПОДАРОК: матрица Эйзенхауэра для распечатывания
Каждый день нас, как из рога изобилия, заваливает десятками рабочих задач. Заполнить отчеты и журналы, проверить тетради, посмотреть вебинары, ознакомиться с новыми требованиями, подготовить планы, ответить на вопросы в родительском чате, подготовить и сделать рассылку, помочь коллегам в подготовке мероприятия и многое, многое другое. И все это не считая основной работы — учить детей. При этом каждое из дел пытается протиснуться в категорию максимально срочного и важного, отняв и без того дефицитное время у на самом деле нужных задач. Как выжить в этом хаосе и не получить выгорание?
Первый верховный главнокомандующий объединенными вооруженными силами НАТО в Европе и 34-й президент Америки Дуайт Эйзенхауэр как-то сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными».
У него было множество дел каждый день, но он научился их грамотно сортировать так, чтобы убирать в дальний угол все, что не приводит к цели. И концентрировался только на нужном для дела, пока оно не стало экстренным. Для этого он составил свой знаменитый квадрат.
Если у вас есть в кабинете персональная доска, куда вы записываете список дел, то можете расчертить ее цветными маркерами так же. Если нет, то мы подготовили для вас эту таблицу в виде файла для распечатывания. Используйте ее каждый раз, когда составляете планы и цели на день или на неделю, и вы увидите, насколько проще стало соблюдать дедлайны и контролировать рабочий процесс.
Как правильно распределять дела?
Вы замечали, что большая часть суперсрочных дел — это те, которые вам передали коллеги или руководство? Если постоянно не иметь перед глазами списка собственных приоритетных задач с дедлайнами по ним, то очень скоро можно обнаружить себя в конце дня выжатого как лимон и не сделавшего ничего из того, что надо было. Зато потратившего время на чужие приоритетные задачи.
Прежде чем соглашаться взять любую нагрузку, даже ту, в которой «дел на 5 минут», оцените заполненность своей таблицы.
Чтобы правильно распределить все задачи по квадратам, задайте себе два простых вопроса к каждой из них:
- Это важно? — Да. — Нет.
- Это срочно? — Да. — Нет.
Квадрат 1: важное и срочное
Сделайте это немедленно!
В идеале этот квадрат у вас либо будет пустым, либо в нем будут только какие-то экстренные случаи, которых в жизни обычно не много.
Все действительно важные вещи по-хорошему должны находиться в квадрате 3: важное, но не срочное. Это основа спокойной и плодотворной работы — делать все нужное заранее и не спеша.
Но если вы только задумались о том, чтобы упорядочить свои дела, то да, большая часть задач будет именно здесь. Не отвлекайтесь ни на что другое, пока не выполните все из этого квадрата. Если вы поместили дело сюда, значит от его выполнения действительно много что зависит в вашей работе.
Квадрат 2: неважное, но срочное
Обычно такие дела у вас появляются вместе с начальством или коллегой, которые до последнего откладывали свою работу «на потом» или тоже только что ее получили, а теперь ищут кого-то, кому ее делегировать.
Сюда же можно отнести и переписку с родителями в чате — обычно они тоже требуют практически моментального ответа, что чаще всего невозможно.
Важно ли все это? По сравнению с остальными вашими задачами — нет. Поэтому смело показывайте свой список из квадрата 1 коллегам и устанавливайте четкие временные рамки для ответов в родительском чате. Для них вы будете в доступе исключительно «с…» и «до…».
А еще лучше выделите определенное время именно для таких дел (они все равно будут у вас появляться и накапливаться). И не отвлекайтесь на них в любое другое. Так и овцы будут целы, и волки сыты. Или тоже кому-нибудь делегируйте часть дел, если можете. Например, оповещение всех — родительскому комитету.
Квадрат 3: важное, но несрочное
Здесь, в идеале, и должны находиться все ваши рабочие задачи. Это залог спокойной, без авралов, результативной работы.
Не забывайте:
— Обязательно указывайте, к какой дате должна быть выполнена та или иная задача. Чем сложнее дело, тем больше времени нужно, чтобы качественно его сделать.
— Разбивайте большие задачи на более мелкие этапы и делайте ее по кусочкам регулярно, в идеале каждый день.
Об этом мы писали в нашей статье «Лайфхак для учителей: как перестать собираться с силами и сделать, наконец, объемную работу».
В конце месяца удивитесь, как многого вы достигли и сколько свободного времени осталось.
Если задача не раскладывается так просто, попробуйте методику из коучинга — модель GROW. Мы рассказывали о ней в контексте школьного проекта, но, на самом деле, она прекрасно подходит для абсолютно любых задач. В ней также можно скачать и распечатать опросник, который упростит этап планирования.
Квадрат 4: несрочное и неважное
Задаем к задаче вопрос: «Что будет, если я ее не сделаю?». Если ответ будет: «Все останется по-прежнему», то стоит задуматься, а не отложить ли ее в самый долгий ящик. Когда-нибудь у вас выдастся действительно свободная пора, в которой не будет даже задач из квадрата 2 и вы сможете заняться, наконец, ими.
А лучше, когда у вас освободится время, посвятить его саморазвитию и повышению квалификации, пройдя один из наших бесплатных курсов. В конце каждый получит сертификат, а все материалы останутся с вами на долгое время. Посмотреть список.
Если статья вам понравилась, ставьте лайк. Это мотивирует нас становиться лучше.
#школьное образование #учитель в школе #учитель #школа #планирование
